コラム~電話代行、秘書代行に関連したより良く理解が進むコラム~

コラム

コラム:電話代行サービス(株)スタッフによるコラムです。

仕事の優先順位はどうやって付ける? ポイントと注意点

 

仕事の優先順位のポイントを紹介

毎日の業務も、段取りや順序を工夫するだけで、一気に効率がアップすることがあります。
「その段取りで正しいのか」「優先順位は守られているか」と日々疑問を抱きながら、テコ入れを図ることも大切。
今回は、仕事の順序と優先順位のつけ方についてご説明します。段取り上手になって、生産性のアップにつなげましょう。

段取りのコツとは?

何から取りかかれば仕事はスムーズにはかどるのか。また、全体の作業量を見渡して、どれからはじめれば効率よく現場は回転するか。その見極めがまず大切です。思いついた仕事を漠然とはじめて、午前中に提出する予定の見積りを思い出してバタバタと開始…。これでは効率も悪く、ミスも生じます。
まずは、「やることリスト」を作って、それぞれの作業量、作業時間を把握し、全体的なスケジュールと突き合わせながら段取りを組んでいきましょう。

整然と仕事をする

優先順位のつけ方

一度に多くの仕事や依頼を抱え込んでしまうケースもあるでしょう。
そんな時は慌てず、優先順位をつけていくことからはじめます。仕事の性質上、もっとも優先度の高い順に並べていくと、以下の様になるかと思います。

  1. 期日が迫っているもの
  2. 個人でなく、チームで取りかかっているもの
  3. 短時間で済みそうなもの
  4. 書類の整理や資料作成など、自分一人でできるもの

複雑過ぎて頭の中で整理するのが難しい。そんな時はノートなどに書き出して視覚化すると、時間配分や全体の流れなどのイメージもしやすくなります。

グループで仕事を分担する時の注意点

一人で完結できる仕事であれば、自分の判断で段取りやスケジュールを組むことも可能です。
しかし、同じ部署やチームで作業を分担する時は、先輩や後輩、同僚たちと相談しながら順序を決めていきましょう。くれぐれも自分の都合だけで判断するのは控えて下さい。
チームで一つの仕事をやりこなす時、もっとも大切なのはチームワークです。自分勝手な行動や判断で、仲間や会社に迷惑をかけることだけは避ける様にしましょう。

 - 電話代行の種種雑多

電話代行サービス株式会社

大阪

大阪府大阪市淀川区西中島 4-6-24 大拓ビル9
TEL:06-6390-3939 FAX:06-6390-3938

東京

東京都渋谷区広尾1-1-39 恵比寿プライムスクエアMBE303
TEL:03-6743-3555 FAX:03-6743-4555

Copyright (C) 電話代行サービス株式会社 All Rights Reserved.