【例文付き】退職する際の挨拶メールの正しい書き方

Q: 退職挨拶メールQ＆A

１. 返信が来たら？ ２. 有給消化中に退職日を迎える場合 ３. 正社員でない場合

更新日：2025.02.14ビジネス豆知識 , 秘書代行

会社を退職する時は、関係各所に挨拶するのが慣例となっています。最近は、時間の都合もあり、メールで挨拶を済ませるケースも増えてきました。ただし、挨拶メールのマナーや書き方が分からないとの声は、少なからず聞かれます。この機会に、メール文の適切な書き方などを確認しておけば、気持ちよく退職挨拶のメールを送れるでしょう。そこで今回は、退職挨拶メールの基本マナーや注意点を解説し、具体的な例文などをご紹介します。

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1 退職挨拶メールの基本マナーと注意点
- 1.1 タイミング
- 1.2 内容についての注意点
2 【相手別】退職挨拶メールの例文
- 2.1 社内
- 2.2 社外
3 退職挨拶メールQ＆A
4 退職による人手不足対策は電話代行へ

退職挨拶メールの基本マナーと注意点

退職時の挨拶メールは、感謝の気持ちを伝えることが基本のマナーです。また、メールを送るタイミングにも、配慮が求められます。

タイミング

退職挨拶メールを送るタイミングは、社内向けか社外向けかで変わってきます。

①社内

社内向けの場合、最終勤務日・最終出社日が、退職挨拶メールを送るのに適したタイミングです。退職時の挨拶メールは、社内の関係者に出すのであれば、お礼や感謝の気持ちを伝える最後の挨拶に近いといわれています。このような性質から、慣例として、勤務・出社の最終日に送信するケースが一般的です。

また、メール送信する時間帯は、業務終了の1時間前～退社時刻までが望ましいと理解されています。始業時～終業の1時間前は仕事が忙しい場合も多く、業務に差し支える可能性が大きいためです。なお、企業・職場の慣例でメール送信のタイミングが決まっている時は、その慣例にしたがうことが求められます。

②社外

社外向けに退職挨拶メールを送る時期は、退職日の2～3週間前が目安です。挨拶メールの送信が退職日の直前になると、業務の引き継ぎに支障をきたす恐れがあります。また、急な退職の知らせは、社外の印象がよくないと指摘する声も少なくありません。

これらの理由から、社外向けの退職挨拶メールは、早めに送るのが無難と見られています。業務の引き継ぎでトラブルを避けるには、遅くとも退職の2週間前までに送ることが望ましいといわれています。社外の関係者に好印象を与えるうえでも、適切なタイミングで退職挨拶メールを送る配慮は大切です。

内容についての注意点

社内外に退職挨拶メールを送る際、記載内容には注意する必要があります。退職挨拶メールは在職中の感謝を伝えるものであり、勤務先や仕事への不満・苦言を訴える内容はNGです。気持ちよく職場を離れるうえで、ネガティブな文面は不適切と認識されています。

退職理由は、「一身上の都合」や「新しい目標に挑戦するため」と表現すれば大丈夫です。具体的な理由を詳しく書く必要はなく、人間関係や健康上の問題は記載を避けるべきといわれています。なお、社内向けは基本的に一斉送信で問題ありませんが、お世話になった人や取引先には個別で送るとよいでしょう。

【相手別】退職挨拶メールの例文

退職挨拶メールの書き方は、挨拶メールを送る相手によって変わってきます。以下では、社内向けと社外向けについて、相手別の例文をご紹介します。

社内

社内に向けた退職挨拶メールは、退職の報告・メールで挨拶することの謝罪・感謝の気持ちを記すのが基本です。

①特にお世話になった人

特にお世話になった人へは、これまでの感謝を丁寧に伝えたいところです。

【例文】
件名：退職のご挨拶（氏名：〇〇〇〇）
本文：
〇〇部△△課　☐☐☐☐様
お疲れ様です。◇◇部の〇〇〇〇です。
このたび、一身上の都合により、〇月末をもって退職することとなりました。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでの挨拶となり申し訳ありません。
☐☐部長には、入社時から仕事について多くのことを学ばせていただき、大変お世話になりました。仕事でミスした時、温かい言葉でご指導くださったこと、よく覚えております。
いろいろとご面倒をおかけしたと思いますが、常に見守ってくださり本当にありがとうございました。心より、感謝申し上げます。今後は、在職中の経験を糧に、精進していきたいと思います。
末筆ではございますが、☐☐部長のさらなるご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。これまで、本当にありがとうございました。
署名：◇◇部　〇〇〇〇

以上が、お世話になった人に退職挨拶メールを送る時の基本的な流れです。具体的なエピソードに触れると、好印象につながります。また、今後も連絡を取る場合、新しい連絡先は感謝の言葉に続けて記載します。

②その他

社内の関係者全体に向けた退職挨拶メールは、少し簡潔にまとめるとよいでしょう。

【例文】
件名：退職のご連絡（〇〇〇〇）
本文：
〇〇部△△課の皆様
お疲れ様です。〇〇〇〇です。
私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により退職することとなり、本日が最終出社日となりました。本来であれば直接に伺うべきところ、メールでの挨拶となり失礼いたします。
在職中、皆様には大変お世話になりました。未熟に感じる点は多々あったかと思いますが、さまざまな業務や経験を通して多くのことを学ばせていただきました。心より感謝いたします。ここでの経験は、今後に活かしてまいる所存です。
なお、退職後の連絡先は以下となります。何かありましたら、下記へご連絡いただけると幸いです。
メール：・・・（アドレス）
携帯：XXX（電話番号）
最後になりましたが、皆様のさらなるご健勝とご活躍を心より祈念いたします。いままで、本当にありがとうございました。
署名：◇◇部　〇〇〇〇

社内全体に向けた退職挨拶メールも、感謝の気持ちを示すことは重要です。お礼の言葉がはっきり記されていれば、少し簡潔な内容でも問題ありません。

社外

社外に送る退職挨拶メールは、社内向けと違い、後任者や業務の引き継ぎについて記載する必要があります。

①後日訪問予定の場合

後日訪問予定の場合、メールで相手側の都合を確認するのがマナーです。

【例文】
件名：退職のご挨拶（企業名・氏名：◇◇株式会社　〇〇〇〇）
本文：
株式会社〇〇　△△課☐☐☐☐様
いつもお世話になっております。◇◇株式会社の〇〇〇〇です。
私事で大変恐縮ですが、このたび一身上の都合により、〇月末をもって退社する運びとなりました。最終出社日は、〇月〇日を予定しております。
☐☐様には、これまで何かとお力添えいただき、誠にありがとうございました。心より、お礼を申し上げます。さまざまな事業を進める時、いつでも多大なご支援をいただき、大変に助かりました。
後任は、同じ部署の〇〇が務めさせていただきます。退職までに業務の引き継ぎをしっかり行いますので、どうぞご安心ください。
つきましては、お時間のある折、後任の〇〇とご挨拶に伺いたく存じます。急なことで恐れ入りますが、以下の日程でご都合はいかがでしょうか。
〇月〇日（月）13：00～15：00
〇月〇日（火）11：00～14：00
お手数をおかけしますが、ご検討のほど、よろしくお願いいたします。
署名：◇◇株式会社　〇〇〇〇

後日、後任者と挨拶に伺う予定であれば、訪問予定の日時は複数の選択肢を用意しておくと失礼に思われないでしょう。

②訪問予定なしの場合

後日の訪問予定がない場合、メールのみで挨拶することへの謝罪は欠かせません。

【例文】
件名：退職のご連絡（◇◇株式会社　〇〇〇〇）
本文：
株式会社〇〇　△△課☐☐☐☐様
いつもお世話になっております。◇◇株式会社の〇〇〇〇です。
私事で恐縮ですが、このたび一身上の都合により、〇月末をもって退社することとなりました。最終出社日は、〇月〇日を予定しております。本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでの挨拶となり、誠に申し訳ありません。
在職中、☐☐様には何かとご支援を賜り本当にありがとうございました。多くのプロジェクトで幅広くサポートしていただいたこと、深く感謝申し上げます。
後任は、同じ▽▽部の〇〇が担当させていただきます。後日、〇〇が改めてご挨拶に伺いますので、これまでと変わらずご指導くださいますようお願い申し上げます。
最後になりましたが、貴社の益々のご発展と☐☐様のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
署名：◇◇株式会社　〇〇〇〇

メールのみで退職の挨拶を済ませる際は、謝罪の言葉とともに、結びで相手を気遣う一言を添えることも大切です。
また、いずれの場合も、誤字脱字があると失礼になります。退職挨拶で好印象を残すためにも、送信前の文章チェックは不可欠といえます。