ワークフローって何？おすすめの管理方法とは
更新日：2023.06.02ビジネス豆知識
ワークフローは、ビジネスパーソンなら知っておきたい基礎知識に挙げられます。最近は従来の紙を使った方式だけでなく、デジタル方式を導入するケースも増え始めています。この機会にいろいろなタイプのメリットやデメリットを理解しておけば、実際の業務でも役立つでしょう。そこで今回は、ワークフローの概要やワークフローシステムと従来型の違いなどをご紹介します。
目次
ワークフローとは
ワークフローは、仕事における一連の流れを意味する言葉です。仕事の流れを可視化することは一定のメリットが見込めるものの、従来のアナログ方式には問題点があると指摘されています。
従来のワークフロー
職場では、仕事を進める時に上司や責任者の承認が必要になります。従来のワークフローは、承認を得るための申請書に紙を使用するケースが一般的でした。
誰かが自分の担当業務に着手したら、上司や責任者の判断を経たうえで仕事を進めていくのがワークフローの基本の流れです。備品の購入ひとつを取り上げても、ワークフローの流れが発生します。例えば、どこかの部署で文房具が不足すると、まず従業員が欠品の購入を申請します。上司や管理部門の責任者が申請書に捺印し、総務担当が注文書を作成のうえ発注するといった形をとる企業も多いでしょう。
それぞれの仕事によって作業の流れは変化しますが、いずれにしても一連の流れを紙面に図式化したものが、以前からワークフローと呼ばれています。
可視化するメリット
ワークフローを紙面などに可視化する大きなメリットは、仕事の進め方に問題がないか確認しやすくなることです。組織によっては、慣例となっている仕事の進め方があるでしょう。日常化している作業は従業員にとって当たり前に感じられ、問題点に気づくのは難しくなる傾向が見られます。
それでもワークフローで可視化できると、仕事の進め方に何か問題がないか確認しやすくなります。思っていた通りに業務が進まない時など、ワークフローの見直しは作業効率を上げるのに効果的です。
各職場における生産性の向上が収益増進に結びつけば、会社全体にとっては大きなメリットといえます。
アナログ方式が抱える問題
アナログ方式のワークフローが抱える大きな問題は、誰に承認を求めればよいかが、必ずしも明確になっていない点です。最近では、職場の負担を減らすため、外部業者やクラウドサービスを活用するケースが増えました。ただ外注する際、承認者が明確に決まっていないケースが少なくないといわれています。
また承認者が決まっている場合も、不在のため手続きを進められなくなる場面が目につきます。複数の承認者がいる時は、誰かが出張していると当人が帰ってくるまで申請手続きは進められません。他には承認作業の進捗状況が分かりにくい、あるいは申請書への記入や管理に手間がかかるといった部分も、アナログ方式の主な問題点に挙げられています。
ワークフローシステムとは
ワークフローシステムは、仕事のスタートから完了まで一連の流れをシステム上で処理できる方式です。
従来型との違い
新たに登場したワークフローシステムは、端末操作により諸々の手続きを進められるところが従来型と大きく異なります。従来型は、職場で従業員が申請書を作成すると紙面が承認者の手に渡るスタイルです。そのため書類の作成後は、どこまで承認が得られたかが見えにくくなる傾向にありました。
それに対し、ワークフローシステムの場合、必要な手続きはすべてシステム上で処理されます。申請者は、誰の承認が必要か分からなくても必要書類を所定のシステムに提出しておけば問題ありません。申請書が提出された後は、必要に応じて承認者が各々の手続きを進めます。端末での操作になるため、外出先で作業できる特徴もあります。
主な種類や機能
ワークフローシステムの主な種類は、オンプレミス型とクラウド型です。前者は社内でサーバーを設置し、後者はクラウド上の仮想サーバーを利用します。主な機能は、入力フォーム作成機能です。この機能は、どのシステムを利用する場合も標準搭載されています。システムによっては申請書のテンプレートが豊富に用意され、手間なく運用を開始できます。
承認ルート作成機能も、多くのシステムが備える基本機能です。ワークフローシステムであれば、特定の申請書で使う専用経路をはじめ、各種の承認ルートを職場のニーズに合わせ自由に設定できます。これらの他には、システム上にコメントを残せる機能や提出した申請書を検索できる機能なども一般的に搭載されています。
導入のメリット
職場でワークフローシステムを導入するメリットは、社内の意思決定を速やかに進められるところです。申請書がシステム上に提出されると、書類検索は以前より簡単になり、手続きの進捗状況などは時間をかけず確かめられます。また、承認者には申請があると通知が届き、いつでも端末で処理できるに仕組みになっています。
そのため、従来型と違い、上司や責任者が不在でも、会社に帰ってくるまで承認を待つ必要はありません。さまざまな作業が承認待ちで滞らずに済み、仕事上の意思決定が効率的に完了できます。同時に申請書のデジタル化で申請用紙が不要になれば、職場でペーパーレス化を推進するのにも役立ちます。
システム導入の注意点など
実際にワークフローシステムを導入する時の注意点は、従業員にとって使い勝手がよいかどうかです。システムの導入後は、これまでより作業が楽になったと感じてもらえることが望まれます。
使い勝手の良し悪し
仕事の効率を考えた場合、ワークフローシステムの使い勝手の良し悪しは重要な問題です。最近のワークフローシステムは、いろいろなタイプが用意されています。どれを選んでも、従業員が簡単に運用できるとは限りません。操作方法が複雑な場合、一部でしか使われない事態も生じています。
そんなケースでは、現場から「以前のほうが楽だった」あるいは「手順が増え、逆に作業が面倒になった」などの声が聞かれます。フローの変更に手間がかかる時も、システムの放置を招く原因のひとつです。これらの事態を避けるため、システム導入時には操作方法の研修や指導が欠かせないといわれています。
職場のニーズに合っているか
ワークフローシステムを選ぶ際は、使い勝手だけでなく職場のニーズに合っているかも重要です。職場がワークフローシステムを導入する場合、従来型のアナログ方式に何らかの不都合を感じていると考えられます。システムを利用する時は多少なりともコストがかかるため、とくに理由もなく導入することはないでしょう。
ただシステムの機能は必ずしも一律ではなく、タイプによっては若干の違いが見られます。多彩な機能を備えていても、すべてのニーズに応えられるとは限りません。安易に多機能搭載型を選ぶと、職場の抱える問題点を解決できない可能性があります。
貴重な導入費を無駄にしないためには、あらかじめ何が目的かを明らかにしておくことが大切になります。以上の点を考慮すると、従来型からワークフローシステムへの切り替えを検討する場合は、まず従業員にとっての使い勝手のよさが必須条件です。そのうえで導入目的を明確化し、職場のニーズに合ったタイプを選ぶことが必要であると考えられます。
これらの注意点を心がけ、予算面にも配慮しながら適切なシステムを選べば、導入費を無駄にせず各種業務の効率化を進められるでしょう。
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