【アイテム別】在宅勤務を効率化するデスク整理術
更新日：2024.01.23ビジネス豆知識
在宅勤務で仕事の集中力を高めるには、デスク周りの整理整頓が不可欠です。とはいえ、大量の資料や文房具を使いながらパソコン作業していると、きれいに整理するのはなかなか難しいもの。使い勝手のよい環境を維持するために、整理のポイントをしっかり押さえておきましょう。そこで今回は、在宅勤務の効率化につながる、デスク周りの整理のポイントやアイテム別の整理方法をご紹介します。
目次
デスク周りを整理するポイント
在宅勤務で集中力を高めるためデスク周りを整理するなら、「余計なものを置かない」ことが大切なポイントです。仕事で頻繁に使うアイテムは定位置を決め、取り出しやすくしておくと楽に整理できます。
余計なものを置かない
仕事効率アップを目的としてデスク周りを整理するなら、デスク周りに余計なものを置くのは望ましくありません。お気に入りのグッズだとしても、できるだけ片付けておきましょう。しかし、お気に入りのグッズを手近に置いておくことは、仕事へのモチベーションアップや気分転換に効果的といわれています。在宅勤務でも、作業スペースに置いておくことで業務効率を高められるかもしれません。
仕事と無関係のグッズがあふれ、必要以上に作業スペースが狭くなると逆効果となる可能性もあります。できるだけ広いスペースを確保するためデスク周りは避け、壁や棚に飾っておくなど工夫しましょう。デスク上が手狭に感じているなら、いま一度、何が置いてあるかを改めてチェックすることをおすすめします。
よく使うアイテムは定位置に
仕事で頻繁に使うアイテムに定位置を決めておくことは、整理する時の基本となるポイントです。仕事で使っているアイテムでも、たいていものによって利用頻度に違いがあります。
よく使うアイテムは、いつでも手元に置いてあると便利です。ただし、無闇に放置すると作業スペースは散乱し、探し出すのにも手間取ります。利用頻度の高いアイテムが決まった場所に置いてあると、作業中に探す手間が省かれ時間も節約できます。デスク周りを整理する場合は、利用頻度を意識しながら定位置を決めておきましょう。
取り出しやすい場所に置く
それぞれのアイテムは、できるだけ取り出しやすい場所に置くのが重要なポイントです。利用頻度が低く、あまり使わないアイテムでも、引き出しの奥に片付けると使い勝手がいいとはいえません。使用する際に、引き出しの中身をひっくり返していたら作業スペースは散らかる一方です。
引き出しを開けた際、すぐ中身全体が目に入るように置けば、目的のアイテムの捜索に時間をかけずに済むでしょう。それでも、引き出しの手前と奥では取り出しやすさは違います。すべてのアイテムを、平等に取り出しやすく置くのは困難です。どれくらい使うか利用頻度で優先順位を分け、ランク別に置き方を工夫するとよいでしょう。
アイテム別に見る整理整頓の方法
実際にデスク周りを整理する方法は、アイテムごとに異なります。以下には、書類、文房具、パソコン周りのアイテムの、作業の効率化に有効な整理整頓の方法をご紹介します。
書類の整理方法
仕事で使う書類は、案件別に分けてからファイリングするのが基本の手順です。また作業中の案件はデスク上に出しておき、残りは平積みせず、立てておくと使いやすさは増します。
整理整頓の手順
書類の整理では、案件ごとに分けることが最初のステップです。分類作業を終えたら、案件別にファイリングします。まず、書類をデスク上に一通り並べ、何の案件に関わっているかを確認しながら分けていきます。
すべて分類した後は、ファイリング作業です。分類の山ごとに、クリアホルダーなどに入れていきます。ホルダーは案件別に色分けしたり見出しをつけたりすると、一見して中身を判断できて便利です。あらゆる書類が案件別に分かれていると、作業中に不要なファイルを探さずに済むため無駄な作業を減らせます。
使いやすくする工夫
ファイリングした書類は、縦置きすると取り出しやすく、使いやすさが増します。そのため、書類を入れるクリアホルダーは、少し厚みのあるタイプがおすすめです。ホルダーが薄く立たないからと横倒しにしてしまうと、平積みした山から引き出すことになり効率がよくありません。
よく使う資料は、棚に片付けるよりデスク上に出しておいたほうが使い勝手はよくなります。その際も不用意な放置は避け、片付ける定位置を決めておくと散らかりません。またホルダーの見出しが隠れていると使いにくくなるので、背を表向きに置く工夫も大切です。
文房具の整理方法
文房具は、書類と同様に利用頻度に応じて分けるとデスク周りを整理しやすくなります。基本の手順は、利用頻度の高いアイテムはデスク上に、それ以外は最上段の引き出しに収納していく流れです。
整理整頓の手順
いろいろな文房具を仕事で使っている場合、利用頻度で分けるのが第一段階です。たとえば、筆記道具は他の文房具に比べ、利用頻度が高いと考えられます。利用頻度の高い文房具は、何度も取り出す手間を省くために、引き出しに入れず、手元に置いておくのがおすすめです。
それほど頻繁に使わない文具類は、引き出しに片付けます。この際も、置く場所は利用頻度を基準に決め、使う機会の多いものから順に手前から奥へと並べていきます。
使いやすくする工夫
文房具を整理する際、デスク上の場合はペン立てを、引き出しには型抜きシートを活用すると便利です。頻繁に使用する筆記用具類も、無造作に置いてしまうと散らかる原因に。
ペン立てに入れると立てて置けるので、余計な場所を取りません。残りの文房具を引き出しに収納するなら、おすすめは体を屈めなくても簡単に取り出せる最上段です。さらに型抜きシートで仕切ると、細かいクリップなどが引き出しのなかで混ざるのを防げます。
パソコン周りの整理方法
パソコン周りの整理整頓方法は、ケーブルをできるだけ目立たなくさせることが基本です。キーボードやマウスのUSBケーブルは、デスク周りが散らかって見える主要な原因といわれています。無線で使えるものは無線のタイプを選択することで、パソコン周りをすっきり見せることができます。
周辺機器はワイヤレスを選択
パソコン周りを整理する時は、ワイヤレスタイプの周辺機器を選ぶのがおすすめです。キーボードやマウスをUSBケーブルでパソコンにつなぐと、ケーブル同士が絡まりやすいため、デスク上の整理は難しくなります。
そんな状況も、ワイヤレスの機器を選ぶことで解消できます。プリンターやスキャナなどの周辺機器も、ワイヤレスのものを選べば、たくさんのケーブルに頭を悩まされる心配はありません。予算の都合などで機器の交換が難しい時は、ケーブルクリップでまとめるとパソコン周りをすっきり見せるのに役立ちます。
スタンド類も有効活用
パソコンを置くスタンドも、デスク上の整理整頓に効果的です。ノートパソコン用のスタンドは、作業中の姿勢を改善できるだけでなく使っていない時に収納できるタイプがあります。液晶モニターが置けるタイプのスタンドは、下部に収納場所があると小物類を整理するのに便利です。
上手に活用すれば、周辺機器のケーブルを目隠しする役割も発揮します。在宅勤務の場合はとくに、デスク周りが散らかっていると仕事に集中しにくいことも。各種便利グッズを活用しながら上手に整理整頓し、仕事に取り組みやすい環境づくりに役立ててください。
この記事を読まれている方へのオススメ
>>作業スピードをアップするコツとは？
>>片付けで作業効率アップ！ビジネスのための整理術
>>整理術をマスターしよう
最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)
- 【2024年度版】大阪の電話代行サービス比較12選 - 2024年4月15日
- 公認会計士のキャリア｜資格取得の費用や平均年収について - 2024年4月12日
- コールセンター業務の倫理規定やガイドラインと対策について - 2024年4月12日
スマートウォッチはマナー違反？
「ピグマリオン効果」で部下のモチベーション向上
ビジネスマナーのよくある失敗例
出張する前に知っておきたい！手土産の選び方
インバスケット思考とは
ヒューマンスキルとは