効率のよいオンライン会議の進め方

2020.11.27ビジネス豆知識
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オンライン会議には、会議室に集まるのとは異なる特徴があります。これまでと同じ感覚では、スムーズな議事進行が難しくなるかもしれません。効率よく会議を進めるには、特有のスタイルに合わせて準備しておく必要があると考えられます。そこで今回は、効率的に会議を進めるうえで欠かせない事前準備や会議中に意識したい大切なポイントをご紹介します。

効率のよいオンライン会議の進め方

会議に使用するツールの使い方を把握

オンライン会議を開催する時には、使用するツールの使い方の把握が不可欠です。事前のチェックを怠ると、システムの不具合により会議の進行を妨げる可能性があります。

事前に接続テストを実施

会議で初めてWebシステムを使う場合、事前の接続テストは必須です。

接続テストでは、マイクやカメラが正しく動作するか点検します。資料を準備しているなら、パソコン画面を共有する方法も確認しておくと会議中に手間取らずに済むので安心です。

テストで不具合が見つかったら、どこに問題があるか探りましょう。マイクやイヤホンは交換し、接続環境も変更しながら利用状態が改善しないか試みます。

接続トラブルに備える

事前のテストで問題が解消しても、万全とはいえません。会議中のトラブル発生に備え、対応策を用意しておきましょう。

不測の事態により接続環境に問題が起きると、Webシステムにアクセスできなくなる場合があります。会議で発言中であれば、再接続するまで参加者を待たせるかもしれません。

トラブルに見舞われた場合を考慮し、すぐに電話やメールで連絡を取れる体制を整えます。電話でも会議に参加できるシステムなら、手元に電話機も準備するとよいでしょう。

事前テストは参加者全員で

事前テストは、参加者全員で実施しておくことが望まれます。

オンライン会議は、職場での導入例が最近になって増えてきたスタイルです。ネット上に用意されているシステムのいずれを選ぶとしても、まだ使い慣れていない方は多く見られます。

少しでもオンライン会議をスムーズに進めるには、参加者全員が事前テストを実施しておくと無難です。直前に慌てないため、会議日程などの情報は早めに伝えておきましょう。

会議前に議題を決め、資料などを準備

オンライン会議でも、これまでと同じく会議前に議題を決めるとともに資料などを準備しておくことが大切です。

会議前に議題を決定

会議前に議題を決めておくと、スムーズに会議を始めやすくなります。

あらかじめ議題が明確になっていれば、当日になって何を話し合うか検討せずに済みます。余計な時間は省かれ、参加者がWebにアクセスしたら即座に会議を開始できます。

オンライン会議の目安とされる時間は、30~45分くらいです。あまり議題が多いと、会議が終わらず集中できなくなる可能性があります。事前に議題を決める時は、会議の終了時間にも考慮が必要です。

会議資料は事前に準備

会議で使う資料は、オンラインの場合でも事前に準備を済ませておきましょう。

オンライン会議では、資料のデータをパソコン上で画面共有するパターンが主流です。会議を始める前に、参加者の人数に応じて書類を配布する手間はありません。

ただパソコン操作に慣れていないと、会議で不必要に時間を取られる場合があります。少しでも時間を節約するには、パソコン操作の理解も含めた事前準備が求められます。

会議のルールも事前に設定

オンライン会議の場合、話し合う時間について基本ルールを設定しておくと効率的な議事進行に有効です。

会議の開始時間は、基本ルールとして固定化するとよいでしょう。すべての会議がいつでも同じ時間に始まると分かっていれば、参加者は時間通りに集まりやすくなると考えられるためです。

同時に、早めの終了を心がける姿勢も重要です。会議を長引かせないため終了時刻を定めておく必要はありますが、議題がなければ定刻の前でも無理に会議を続けず速やかに終わるほうが効率的といえます。

参加者・参加場所は厳選

オンライン会議で重要な情報の外部流出を防ぐ手段として、参加者・参加場所の厳選や会議の場のセキュリティ対策は必須です。

参加者は適切に選定

オンライン会議において、参加者を適切に選定することは大切です。

通常、会議ではオンラインかどうかに関係なく重要な機密事項を扱う可能性があります。誰でも自由に参加できると、機密事項の詳細について話し合いにくくなると考えられます。

オンライン会議でも、参加者については議題に応じて慎重に検討しなければいけません。無制限に参加を認めていると、重要事項の漏洩を招く原因となります。

参加場所は厳密に指定

オンライン会議の場合、参加場所についても厳密な指定を怠れません。

一般的にネット環境が整備されていると、どこからでもオンライン会議にアクセスできます。参加者全員が、自宅の個室から接続しているとは限りません。

不特定多数の往来がある公共スペースでは、誰かに悪意をもってパソコン画面をのぞかれる恐れがあります。そんなリスクを避けるには、参加場所をしっかり指定しておくほうが安全と考えられます。

会議の場にはセキュリティ対策

オンライン会議を開く際には、Web上に設置される会議の場(トークルーム)にもセキュリティ対策が必要です。

いまは、世界各地から大勢のユーザーがインターネットに接続してきます。何もセキュリティ対策しないまま会議を始めると、部外者にアクセスされる可能性があります。

会議を実施する際にはトークルームにパスワードを設定し、参加者にのみURLを知らせると情報漏洩の防止に効果的です。会議のたびにURLを変える方法も、有効なセキュリティ対策といわれています。

会議で意識したいポイント

オンライン会議でとくに意識したいポイントは、参加者の確認、発言方法、参加者への配慮です。

参加者の確認

オンラインで会議を始める時は、最初に参加者がそろっているか確認が不可欠です。

ネット上で開く会議は、会議室に集まるパターンと異なり参加者の不在に気づきにくいと指摘されています。会議の開始時点で、まず全員が接続トラブルに見舞われず参加できているかチェックは欠かせません。

それぞれの参加者の接続状態も、一通りの確認が望まれます。マイクがオフになっていると、発言しても他の参加者に声が届きません。気がついたら、すぐに設定の変更を促しましょう。

発言方法

オンライン会議で発言する際、先に名前を伝えると混乱を避けるのに効果的です。

基本的にオンライン会議は、発言の有無を音声によって把握します。参加者が多い場合、同時に何人も話し始めると会議室での議論より誰が発言しているか分かりにくくなる傾向にあります。

発言した時の混乱を防ぐには、まず名前を名乗ってから話す意識が大事です。特定の相手に返答してほしい場合、発言を終えてから回答者を指名する方法が望ましいと考えられています。

参加者への配慮

オンライン会議は比較的にリラックスした環境で参加できますが、それでも参加者への配慮は重要です。

オンラインの場合、参加者のアクセス環境は必ずしも一致しません。自宅で育児しながら会議に出席していれば、会議中に子どもの声が聞こえてくることもあります。

その際には、議論が中断されても育児の大変さに配慮する思いやりは大切です。いろいろな立場にある参加者に理解が示されれば、会議の雰囲気はよくなりスムーズな議事進行につながるでしょう。

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