指示やアドバイスでは、なるべく「肯定表現」を

2019.12.05 更新日:2022.03.09ビジネス豆知識

肯定表現のアドバイス

何かを伝える時、つい否定表現になっていませんか?肯定表現を心がければ、部下からの印象がよくなり仕事の成果も上がるでしょう。とはいえ、具体的にどんな表現を使えばよいか頭を悩ませている人は少なくないかもしれません。そこで今回は、否定表現と肯定表現の違い、否定表現が抱える問題点、肯定表現がもたらすメリットなどを解説し、実際に否定表現を肯定表現に変換した具体例もいくつかご紹介します

否定表現と肯定表現の違い

否定表現と肯定表現は伝える内容が同じであっても、受け取られ方に違いが生じる場合は少なくありません。

否定表現の特徴と受け取られ方

否定表現とは、「早く起きないと、電車に間に合いません」「必要事項がすべて記入されていないので、受理できません」「関係者でなければ、ここから先に立ち入れません」といった言い方です。注意を促す時や禁止事項を伝える場面で、よく使われます

多くの場合、前提となる根拠・理由とともに結果・結論も否定形になる特徴をもっています。「ない」や「ません」が連続して用いられる傾向にあり、ネガティブな印象を与えるケースが少なくありません。命令調の表現もあり、「上から目線で高圧的」と指摘する意見も聞かれます。

一般的に、否定表現で伝えられると萎縮する人は少なくないといわれます。個人差があるものの多くの人は気分が沈み、場合によっては不安や恐怖を感じることもあるでしょう。「聞く気になれない」、あるいは反抗心や悪意を抱くという声もあります。勤務中、こんな気持ちになれば仕事のモチベーションが下がっても不思議ではありません。否定表現を使う際には、受け取られ方にも注意する必要があります。

肯定表現の特徴と受け取られ方

肯定表現は、「早く起きれば、電車に間に合います」「必要事項がすべて記入されていれば、受理できます」「関係者であれば、ここから先に立ち入れます」といった具合です。基本的に「ます」と肯定して終わり、否定表現と違って注意や忠告のニュアンスが弱まる特徴をもっています。たいていの場合には前庭部分にも何かを否定する言葉は登場せず、ネガティブな雰囲気になりません。指示・命令する感じはなく、高圧的な印象を与える心配もないといわれています。

肯定表現には、人の気持ちを前向きにさせる効果があります。上司からのアドバイスが「君は〇〇すれば、〇〇ができる」という表現であれば、部下のモチベーションも上がるでしょう。言い方に好感を抱けば、相手の言葉を受け入れて協力したくなるものです。どんな場面で使うのが適しているか知っておくと、スムーズに仕事を進めるうえでも役立つでしょう。

ビジネスコミュニケーションでは肯定表現を心がけよう

職場では、上司が部下に指示を出す場合やミスした人に周りがアドバイスする時、できるだけ肯定表現を心がけるといろいろなメリットがもたらされます。

上司から部下への指示

仕事中は、上司から部下にさまざまな指示や注意が出されます。その際、否定表現を使うと部下はやる気をなくすかもしれません。上述のとおり否定表現は高圧的に感じられる可能性があり、反感をもたれるリスクが少なくないためです。気分が沈むだけで済んでも、不安や恐怖を抱えながらでは迅速な作業を望めないでしょう。どれほど的確な指示であっても、仕事の処理スピードが遅くなるのは好ましくありません。

肯定表現を使うと、受け取った人のモチベーションを高める効果が見込めます。部下が上司に期待されていると認識すれば、自然とやる気はわいてくるでしょう。少しでも上司を手助けしたいと思い、多少の困難がある指示内容でも受け入れて仕事に臨むと期待できます。

前向きな気持ちで将来への希望をもちながら作業した場合、思った以上にスムーズに処理できることも少なくありません。指示通りに仕事が進むだけでなく処理スピードも速くなると、作業効率が向上し業績アップにつながります。

周りからのアドバイス

アドバイスが否定表現になると、相手に不安や恐怖を与える可能性が高くなります。注意された人が多くのストレスを感じれば、アドバイスが妥当であっても拒否反応を示すかもしれません。さらに嫌悪感が生じると、職場の雰囲気にも影響を及ぼすでしょう。人間関係が悪化したら、通常の業務連絡まで難しくなる恐れがあります。

周りからのアドバイスも、肯定表現の場合には好意的に受け取られる傾向が見られます。上司による指示や注意と同じく、期待感が伝わりやすいためです。アドバイスが聞き入れられ実際の業務に生かされれば、ミスの軽減につながります。ミスが少なくなることで、仕事に対する信頼度も高まるかもしれません。

同時にアドバイスした人の好感度が上がると、職場の雰囲気はよくなるでしょう。社員同士の良好な人間関係が築かれ、仕事上のやり取りに限らず各種のコミュニケーションは円滑になると期待できます。

さまざまな否定表現を肯定表現に変換してみる

以下ではさまざまな否定表現を肯定表現に変換すると、どれほど印象が変わるか具体的に比較します。

否定表現を肯定表現に変換

否定表現・・・社員証がないと、この部屋には入室できません。
肯定表現・・・社員証があれば、この部屋に入室できます。

否定表現・・・〇〇日を過ぎたら、書類は受け取れません。
肯定表現・・・〇〇日までなら、書類を受け取れます。

否定表現・・・作業経過を報告しないまま、仕事を進めてはいけません。
肯定表現・・・作業経過を報告しながら、仕事を進めましょう。

否定表現・・・この方法では、問題は解決しません。
肯定表現・・・この部分を修正すると、問題を解決できるでしょう。

否定表現・・・ミスが多いうちは、昇格は望めません
肯定表現・・・ミスが減れば、昇格を望めます。

肯定表現は和らいだ印象に変化

上記した例を比較した場合、肯定表現は否定表現より和らいだ印象になります。「できません」や「いけません」の場合、人によっては拒否されたように感じるかもしれません。「できます」や「しましょう」からは、自分が受け入れられた感じを受けるでしょう。肯定表現は全体的に言葉の圧力が弱まる傾向もあり、聞いた人の多くは好感をもてるわけです。

肯定表現には、どんな行動が求められているか明示しやすい特徴もあります。4番目の例なら、否定表現では何が悪いかという点しか伝わりません。肯定表現は、どこを直せばよいか分かります。改善点がはっきりするので、アドバイスされた人はすぐ対処できます。何が望ましいか明確であれば、多くの場合に肯定表現が適していると考えられます。

肯定表現も万能ではない

とはいえ、すべての場面で肯定表現が通用するわけではありません。場合によっては、否定表現でないとしっかり意図が伝わらないケースもあります。危険な薬品類を扱っている工場であれば、「混ぜると危険です」より「混ぜるな!危険!」のほうが分かりやすいでしょう。こんな時には、肯定表現より否定表現のほうが効果的といえるのです。

否定表現と肯定表現はどちらが優れているというものでなく、それぞれに適した使用場面があります。職場で指示・アドバイスする際には基本的に肯定表現を心がけながら、状況に応じて否定表現も上手に使い分けることをおすすめします。ふたつの表現の的確な使い分けにより、コミュニケーションスキルもアップするでしょう。

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