電話秘書・社長秘書・事務員。それぞれの違い

2019.10.16秘書代行
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企業には直接売上に貢献する仕事だけではなく、さまざまな仕事があります。社長や役員、ほかの社員が業務に集中できる様に補佐するのが、事務方の仕事です。企業で雇用する社長秘書、事務員のほか、電話秘書のサービスの利用も一般的になっています。こちらでは、電話秘書、社長秘書、事務員、それぞれの違いについてお話しします。

電話秘書・社長秘書・事務員

電話秘書とは

電話秘書とは、社長や役員に代わって電話の応対を担当する仕事です。一般的には代行会社が提供するサービスのひとつとして認識されています。現場仕事が多い場合やコア業務に集中したい社長・役員に利用されているサービスです。

電話は社外の代行会社に転送され、電話秘書を担当するオペレーターが受け取ります。社内にかかってきた電話に対する対応と同様に、必要に応じてオペレーターから担当者による折り返しが提案されます。あらかじめ代行会社と打ち合わせをしておけば、訪問日の調整など少し深入りした案内も可能です。

代行会社によっては、夜間の電話対応も行っています。外出が多い時間帯をピンポイントで指定して依頼することも可能です。24時間態勢で電話秘書を行う代行会社もあります。

オペレーターはあくまで社内の事務員・秘書として対応するため、顧客や取引先には安心感を与えます。見積もり依頼などの相談では担当者からの折り返しが提案されるため、販売機会の喪失を防ぐことも可能です。不要な営業電話を断る様に依頼しておけば、コア業務に割く時間を確保できます。

電話秘書は月額制のサービスとして提供されるのが一般的です。料金設定は、受け取る電話の件数や稼働時間によって変わってきます。通常は複数人のオペレーターが情報を共有し、同じ企業の秘書として対応を行います。

電話秘書は、一般的な秘書業務を電話のみに限定したサービスです。オペレーターが社外にいるという性質上、会社を訪問する顧客の対応などは依頼できません。また、経理作業や書類作成など事務員の仕事もサービスの範囲外です。

一方で、秘書や事務員を雇用する場合の様に、給与を支払う必要はありません。電話を受け取る時間や頻度に応じてプランが選べるため、コストを調節できます。このため、来客の頻度が少ない企業や事務作業を社内で処理できる企業が低コストで電話対応のみを外注する方法として広く利用されています。

 

社長秘書とは

社長秘書とは、社長の業務を総合的に補佐する仕事です。社長以外の役員に秘書がつくこともあります。社長のスケジュールが多忙を極める場合、秘書職を置くのが一般的です。

具体的には、社長にかかってくる電話応対、来客対応、社長のスケジュール管理などを主に担当します。社長の要望によっては、ほかの業務を行うことも少なくありません。原則として、社長が本来の業務に集中できる立ちまわるのが社長秘書の仕事です。

グローバル企業の社長秘書の場合は、社長の海外出張に帯同することもあります。こうしたケースでは、出張中の通訳も秘書の務めに含まれます。

社長秘書は外注ではなく企業に直接雇用されるのが一般的です。出勤スケジュールなどは、社長のスケジュールに大きく依存します。大企業では複数人の秘書でひとりの社長を担当する例も少なくありません。

業務の幅広さや業務時間から、社長秘書の雇用にかかるコストが大きくなります。ひとりの秘書で社長の業務をカバーしきれない場合はふたり以上の秘書が必要になるため、より多くのコストが発生するでしょう。このことから、社長秘書は大きな企業で設ける仕事という認識が一般的です。

一方で、ベンチャー企業や中小企業でも社長秘書を雇用するべきだという声もあります。これは「ベンチャー企業こそ成長のために、社長が自由に動き回れる環境を作るべきである」という意見が理由です。ただし、規模が小さい会社では秘書業務だけではなく他の業務を兼任することも多い様です。

社長秘書の必要性は、企業のシチュエーションによって異なってくるでしょう。社長の負荷がそれほど大きくなく、ほかの職員でカバーできる範囲であれば、コストの点から考えて社長秘書は必要ないかもしれません。あくまで電話対応のみを誰かに頼みたい場合は、上述した電話秘書を利用することで解消できます。

また、社長と密接にかかわることから人選にも慎重さが求められます。優秀な社長秘書を雇用しようとする場合、その分コストが増大してしまうのが問題です。コストを抑えたいベンチャー企業や中小企業では人間性を重視し、社長と親交のある友人を秘書として起用することもあります。

 

事務員とは

事務員とは、企業で発生する事務作業を担当する仕事です。ただし、実際の業務内容は企業や部署、業態によって細かく異なります。企業によっては、専門的な業務を行うこともあります。

一般的な事務員が担当するのは、電話応対、顧客対応、郵便物の仕分け、経理作業などです。基本的にはデスクワークですが、時には備品の買い出しなどで社外に出ることもあります。幅広い業務を担当する場合、「総務事務」と呼ばれることもあります。

基本的に事務員の仕事は直接利益につながるわけではありません。いわば、ほかの社員がストレスなく働くための「縁の下の力持ち」の様な存在です。会社に対する貢献が見えにくく軽視されることもありますが、企業が生産性を上げるためには重要な仕事です。

事務員は決まった時間に出社・退社するスタイルが通常です。秘書と比べると負荷が少なく、専門的なスキルが求められることがあまりないため、低コストで雇用できます。そのため、多くのベンチャー企業や中小企業で事務員を雇用しています。

 

スタートアップ事務所は事務員を雇用?それとも電話秘書の利用?

スタートアップ事務所では、まず経営を軌道に乗せることが重要視されます。とりわけ社長が担っている役割は重要です。電話応対や顧客対応など、コア業務以外にリソースを奪われてしまう事態は好ましくありません。

一方で、コスト面の問題から社長秘書を雇用するのは現実的ではないでしょう。社長の負担を軽減しようと考える場合、上述した電話秘書、もしくは事務員が選択肢となります。スタートアップ事務所の場合は、どちらを選ぶのが賢明なのでしょうか?

判断材料となるのは、コスト感と電話の件数、電話応対以外の業務の頻度です。電話応対のみが負荷になっている場合は、電話秘書のほうがコストを軽減できます。事務員の場合、雇用コストが発生しますが、経理、来客対応など電話以外の業務を任せられる点がメリットです。

一口にスタートアップといっても、状況はさまざまです。事務員と電話秘書のどちらを選ぶかもケースバイケースと言えます。電話に対してそのほかの業務が少ない事務所では、コストの点から電話秘書が選ばれています。

これから事業を開始する段階であれば、電話の件数や事務作業の負荷がイメージできないかもしれません。まずは電話秘書を利用し、様子を見て事務員の雇用を検討してはいかがでしょうか。

電話秘書、社長秘書、事務員の業務範囲はそれぞれ異なります。どれを選ぶべきかについては、任せたい業務やコスト感によって変わってくるでしょう。電話秘書は電話に特化したサービスであり、コストパフォーマンスに優れています。主な顧客対応が電話の場合は、本来の仕事に集中するリソースが生まれるはずです。迷っている場合は、まず電話秘書の利用をおすすめします。

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