税理士事務所の課題解決に！「士業専門電話代行」

更新日：2025.04.02電話代行

税理士事務所は、確定申告や企業決算の時期を中心に、多忙となる傾向があります。また、通常業務も範囲が広いため、普段から各種作業に追われるケースは珍しくないといわれています。事務所の仕事が忙しいといった悩みがある場合、課題解決の方法として、電話代行はおすすめといえるでしょう。そこで今回は、税理士事務所が抱える課題を解説し、電話代行を導入するメリット・代行会社の選び方や「士業専門電話代行」の特長をご紹介します。

1 税理士事務所が抱える課題
2 電話代行を活用するメリット
3 電話代行会社の選び方
4 「士業専門電話代行」の特長

税理士事務所が抱える課題

税理士事務所が抱える主な課題は、仕事量の多さ・激しい市場競争・電話対応に伴う業務負担の重さなどです。通常、税理士事務所の業務内容は、多岐にわたります。日常的な業務に限っても、税務相談・関連資料の作成から税務調査の立ち会いや顧客との面会まで、広範囲に及びます。そのため、多くの事務所は、日々の仕事量が膨大になりがちです。

同業他社との市場競争は、激しさが増していると指摘されています。競争激化の要因としては、業界内での差別化の難しさが挙げられるでしょう。多くの事務所は業務内容が近似しやすく、独自性を示しにくいといわれています。

また、税理士事務所は、電話対応に伴う業務負担が重くなる傾向も見られます。昨今は、少子化の影響で人手不足が深刻になり、電話対応まで手が回らないとの声は増えてきました。国内の労働力が減少傾向にあるなか、税理士事務所は人手の確保が難しくなり、膨大な仕事量や電話対応の負担は大きな課題になっています。

電話代行を活用するメリット

税理士事務所が電話代行を活用する大きなメリットは、業務負担の軽減に役立つところなどです。

業務負担が軽減

電話代行は、税理士事務所の業務負担を軽減するのに効果的です。同サービスの場合、事務所に着信があった時の一次対応を、代行会社のオペレーターが担当します。顧客や関係各所から連絡が入った際、最初から事務所スタッフが電話を受ける必要はありません。

また、仕事と無関係の迷惑電話は、着信を受けたオペレーターが対処することも可能です。営業電話や間違い電話がかかってきた時、事務所は余計な着信対応に業務時間を取られなくて済みます。電話があるたびに事務所で対応する手間は省かれるため、事務所スタッフの負担は軽減すると期待できます。

顧客満足度が向上

顧客満足度の向上につながる点も、電話代行がもたらす主なメリットです。税理士事務所のスタッフは、大量の業務に追われるなか、電話対応も引き受ける場合があります。多忙な事務所スタッフが着信を受けると、電話の受け答えは、粗雑になるかもしれません。

一方、電話代行は、基本的に通話の進め方が丁寧です。多くのオペレーターは、電話の用件に関係なく親身に話を聞くため、通話相手に好印象を抱かれるケースは少なからず見られます。丁寧・親切な受け答えで電話対応の印象がよくなれば、事務所の顧客満足度は向上すると見込まれます。

依頼の増加にも

電話代行の活用は、税理士事務所への業務依頼を増やすにも有効な方法です。事務所で同サービスを導入すると、以前に比べて、顧客からの電話はつながりやすくなる可能性があります。主な理由は、事務所スタッフが不在の時も、代行会社のオペレーターが着信を受けられるためです。

電話の応答率が上がった場合、税務相談や顧問契約の問い合わせは、取りこぼしにくくなります。面会の約束や税務調査の立ち会いがあり、事務所が留守になっても、新規の業務依頼は取り逃さずに済むでしょう。事務所の電話がつながりやすくなれば、それだけビジネスチャンスは広がり、業務依頼の数は増加すると考えられます。このように、電話代行は、税理士事務所にとって多くのメリットがあるサービスといえます。

電話代行会社の選び方

税理士事務所が電話代行会社を選ぶ時は、電話の応対品質・対応時間やセキュリティ体制に着目することが大切です。

電話の応対品質

電話の応対品質は、事務所のイメージや信頼性に影響してくる重要な要素です。多くの電話代行は、良質なサービスを提供するため、人材育成や電話対応の品質向上に力を入れています。オペレーターは、ビジネスマナーに沿った受け答えを心がけるだけでなく、高度な応対スキルの習得にも積極的です。

ただし、オペレーターによって得手不得手があり、電話の応対品質は必ずしも一律ではありません。また、格安サービスは費用負担が小さいものの、電話対応の品質レベルは低くなりがちです。電話対応の品質は、代行会社ごとに多少の違いがあるため、事前の確認作業は大切といえます。

対応時間

電話代行の対応時間は、電話のつながりやすさに大きく関わる注目点です。代行会社が電話対応する時間・曜日は、利用プランやサービス内容によって異なります。また、同じ24時間対応のプラン・サービスでも、土日祝・大型連休や年末年始まで対応可能とは限りません。

税理士事務所が365日体制の電話受付を実現したい場合、平日のみ24時間対応するプランは、ニーズを満たせなくなります。土日祝に電話が集中する時は、着信の取りこぼしを防ぎにくくなるでしょう。電話の応答率を上げるうえで、電話代行の対応時間が事務所のニーズに合うかどうかのチェックは大切です。

セキュリティ体制

セキュリティ体制の状況は、重要な業務データの安全性を左右する要素です。税理士事務所は、税務関連のデータを幅広く取り扱っています。さらに、顧客の氏名や住所・連絡先をはじめ、さまざまな個人情報を保存・管理しているケースも少なくないでしょう。

電話代行は、着信時の一次対応を進めるなかで、各種の重要データや個人情報に触れる場合があります。代行会社のセキュリティ体制が整備されていないと、情報漏洩を招く可能性は否定できません。重要情報の外部流出を防ぐため、代行会社を選ぶ時は、セキュリティ体制の事前確認も不可欠になります。これらの点に注意すれば、事務所のニーズに合った電話代行を探しやすくなると考えられます。

「士業専門電話代行」の特長

弊社が提供する「士業専門電話代行」は、税理士をはじめ士業関係の電話対応に特化したサービスです。

利用プランはオーダーメイド型

「士業専門電話代行」は、利用プランがオーダーメイド型です。弊社の各種サービスは、電話の対応時間や具体的な応対方法を、さまざまなニーズに合わせて柔軟に設定できる特徴があります。当サービスも、電話を受ける時間・曜日や着信時の受け答え方は、事務所の要望をふまえて任意に選択できます。

事務所の業務が忙しい時間帯や外出が多くなる曜日に利用すれば、職場の業務負担を軽減するのに効果的です。また、繁忙期も電話がつながりやすくなり、ビジネスチャンスは広がると期待できます。

専門的な問い合わせにも円滑に対応可

「士業専門電話代行」は、専門的な問い合わせにも円滑に対応することが可能です。当サービスを担当するオペレーターは、用語研修などで業界特有の表現について学んでから、電話の応対業務に臨みます。税務相談や新規依頼の問い合わせがあり、通話中に専門用語が使われても、スムーズに受け答えを進められます。基本的な業界用語に対する理解があり、円滑に会話を続けられるため、通話相手から不審に思われる心配はありません。電話対応の印象がよくなる可能性は高く、事務所の信頼性向上に貢献できると考えられます。

経費節減にも

「士業専門電話代行」の活用は、事務所の経費節減にも有効です。税理士事務所で電話対応の人手が足りず、人員を補充する場合、コスト負担は重くなる可能性があります。事務員募集の広告作成やネット掲載には、多くの費用や時間がかかるでしょう。

一方、当サービスを活用すれば、事務所側でオペレーターを手配する必要はありません。また、月々の利用料金はリーズナブルな価格設定となっているため、経費節減につながると見込まれます。税理士事務所の業務が忙しく電話対応が間に合わない時などは、問題解決策として、ぜひ「士業専門電話代行」の導入をご検討ください。

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