電話代行で夜間休日も受付可能なサービスを実現

2021.06.01 更新日:2021.06.18電話代行

最近は、消費者からのニーズが高い夜間休日対応サービス。病院やシステムメンテナンス、不動産管理、ネット通販事業など、このサービスが求められている業種は多岐にわたります。ただサービスを提供したくても、コストや人手不足の問題で実現できない職場もあるかもしれません。その場合、弊社の「夜間休日 電話代行」の利用がおすすめです。今回は、このサービスを利用するメリットなどについてご紹介します。

PCを見ながら電話を掛ける女性

幅広い業種で求められる夜間休日対応

夜間休日対応は、いま幅広い業種で求められているサービスです。代表的な業種としては、病院、システムメンテナンス、不動産管理、ネット通販事業者などが挙げられます。

病院で欠かせない夜間休日の救急対応

病院では、夜間や休日を問わず迅速に救急対応できる医療体制が不可欠です。

誰でも、いつ事故や病気に見舞われるか分かりません。ケガの具合や病気の症状によっては命に関わる可能性があり、夜間や休日でも急いで対処しなければならないケースが見られます。

その際、頼りになるのが病院の救急対応です。通常の診療時間外も24時間365日わたり迅速に対応してもらえると、治療などが手遅れになるリスクを防げるので安心といえます。

システムメンテナンスは常時のトラブル対応が必要

システムメンテナンスは、常時のトラブル対応が必要と考えられる分野です。

一般的に多くのプログラムシステムは、部分的な不具合でもシステム全体に影響を及ぼすことがあります。いろいろな仕事が止まる場合、そのまま放置できません。

いつでも仕事をスムーズに進めるため、システムメンテナンスの分野では常にトラブル対応できる体制が必要といえます。どんなトラブルも即時解決できれば、システム障害で仕事が止まるリスクを減らせます。

入居者の緊急対応が怠れない不動産管理

不動産管理の場合、物件で予期せぬトラブルが発生した時の緊急対応が怠れません。

賃貸物件に入居していると、昼夜を問わず突然のトラブルに見舞われることがあります。トイレで水漏れが起きた場合などは、たいてい少しでも早く解決したいと考えます。

入居者にとっては、夜間にトラブルが起きた場合も管理会社にすぐ連絡を取れると安心です。そのため、管理会社には夜間や休日まで入居者対応する体制が求められています。

夜間や休日に顧客対応が集中しやすいネット通販事業

ネット通販事業は、とくに平日の夜間や休日に顧客対応が集中しやすいといわれる業種です。

平日の昼間に働いていると、一般的にネット通販を利用するのは仕事が終わって帰宅した後や休日になります。多くのユーザーは、その際に商品の注文やメールでの質問を済ませます。

そのため、ネット通販事業者が顧客対応するのは主に夜間や休日です。この時間帯に対応しないとビジネスチャンスを逃がす恐れもあるといえます。基本的にネット通販事業では夜間休日対応が不可欠といってよいでしょう。とはいえ実際のところ、コストや勤務シフトの問題から夜間休日対応を実施するのは簡単ではありません。

夜間休日対応に伴うさまざまな問題点

職場で夜間休日対応を実施する際、よく頭を悩ませるのがコストの問題です。同時に、「夜間休日の勤務は人手を確保しにくい」との声もよく聞かれます。

時間外勤務はコストが高い

夜間や休日の時間外勤務は、原則として通常業務よりも1時間当たりの賃金が割高です。

労働基準法によれば、1日8時間・週40時間が法定労働時間と規定されています。法律上、法定労働時間を超えて勤務した場合は法定外残業と見なされます。

法定外残業に対する賃金は、割り増しされる仕組みです。実際に残業代を計算する時は、基本的に「法定外残業時間×1時間あたりの賃金×1.25」の式が用いられます。

さらに残業が夜22時から翌日5時に及ぶと深夜手当が必要になり、割増率は25%に上昇します。また休日出勤の場合は休日手当が欠かせず、割増率は35%です。

法律上の規定を超えた時間外労働は賃金が割高になるため、コスト負担が小さくありません。仕事上の必要性があっても、予算的に十分な余裕がないと実施するのは難しくなります。

夜間休日は人手を確保しにくい

多くの職場では、夜間休日対応を実施するなかで人手を確保しにくい問題にも直面しています。

とくに人手を確保できず苦労している業種は、医療関係です。なかなか夜間休日に対応する体制が整わない大きな理由は、医療従事者の負担が大きいためと指摘されています。

医療の現場は業務内容が過酷といわれるレベルであり、通常業務の範囲内でも多くのストレスを感じる傾向が見られます。そのうえ時間外勤務が加わると、従事者が受ける負担は小さくありません。

医療は命に関わる分野であり、従事者からは「できるだけ多くの人々を救いたい」との思いから厳しい業務にも耐えているとの声がよく聞かれます。それでも負担の大きさから、近年は離職率が上昇する傾向です。

最近は、通常業務でも人手が足りない職場は珍しくないといわれています。そのため、夜間休日対応を整えるには少しでも従事者の負担を軽減する対策が急がれると考えられています。

他の業種も、夜間休日対応の人手が確保しにくい主な要因は医療分野と同じく負担の大きさです。病院関係に限らず24時間365日対応する体制を実現するには、何らかの工夫が必要といえるでしょう。

「夜間休日 電話代行」を利用するメリット

電話代行サービス(株)の「夜間休日 電話代行」は、職場で夜間休日対応の負担を抑えつつサービス体制を整えるのに効果的なサービスです。

リーズナブルな価格設定

弊社が提供する「夜間休日 電話代行」は、比較的にリーズナブルな料金で利用できます。

このサービスの価格設定がリーズナブルである理由は、利用するサービス内容をオーダーメイドできるためです。契約時に不必要なサービスを選ばずに済むため、余計な出費を避けられます。

弊社が人員を手配する方法も、手頃な利用料金の実現につながっています。過去のデータをふまえ、オペレーターの人数は過不足ないと予想される範囲にとどめるので、基本的に無駄な人件費は発生しません。

「夜間休日 電話代行」は、これらの工夫を通して貴社のコスト負担の軽減に貢献できます。

親切・丁寧な受付対応

弊社の教育体制は、入社時の新人研修から日常的な人材育成まで充実しています。オペレーターはビジネスマナーや正しい言葉遣いを習得してから実務に臨み、その後も問題があれば職場で指導を受けます。

オペレーターが業務をチームで進めるところも、大きな特長です。通常は8~12人で1チームとなり、常に責任者が通話内容をチェックするとともに、お互いフォローを欠かさず業務品質の向上に努めています。

これらのシステムにより業務レベルは高い品質が保たれ、親切・丁寧な受付対応の実現につながっています。

これまでの業務実績も豊富

弊社の「夜間休日 電話対応」は、これまでに積み重ねてきた業務実績も豊富です。

実際にサービスが利用された業種は、多岐にわたります。いくつか主な業種を挙げると、歯科医院・動物病院・マンションの管理会社・水回りの修理業者やIT関連のサーバ保守です。

いずれも、電話対応の方法については貴社の要望を細かくヒアリングしたうえで業務フローを作成します。オペレーターは、貴社のニーズをふまえながら電話の用件に合わせ臨機応変に対応します。職場の夜間休日対応を充実させる際は、弊社の「夜間休日 電話代行」の利用をご検討ください。

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