電話代行サービスを士業の方が利用するべき理由

2020.02.07電話代行
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弁護士や行政書士など士業の仕事をされている方で、このような悩みをお持ちになられたことはないでしょうか。

・事務員を雇いたいけれど、経費がかかってしまう
・外出することが多く、車の運転や電車での移動などで電話に出られない
・営業電話の対応を避け、仕事に集中できない

こういった悩みによって、仕事に支障をきたしてしまうこともあります。電話は誰でもできる手軽で簡単なツールではありますが、経営側からすれば全ての顧客対応をするのは極めて困難だと、頭を悩ませることも多くあるでしょう。顧客対応は丁寧かつ親切、柔軟であることが求められます。そうすることで、信頼や安心感が向上し次の仕事につながることは言うまでもありません。しかし、人手が足りないなどといった問題を抱えていると、そのような対応は難しいです。

本記事では、士業の皆さまだからこそ電話代行を利用すべきだと言える事例などを、いくつか挙げますので、参考にしてみてください。

弁護士

 

士業が電話代行を利用する理由

不動産登記

1.顧客に対し、即座にレスポンスが可能

インターネットの普及により、新規の顧客をネットで得ることも増えつつある昨今ですが、インターネットでの集客戦略に目を向けるばかりで電話対応が疎かになっていることはないでしょうか。士業の顧客は比較的高齢の方が多く、インターネットにそれほど依存していないため、まだまだ電話対応の需要は大きいです。士業の仕事をしていて宣伝力やネームバリューを伸ばすのなら、電話受付はとても重要といえます。電話代行を利用すれば、電話受付専門のスタッフがいるので安心して顧客対応を任せることができます。

 

2.専門的な知識を持ち合わせていないと、対応できない事案もフォロー可能

弁護士の方の場合、依頼主をはじめとして裁判局や法務局など、様々なところから電話がかかってきます。その際、専門用語が飛び交うことも多々あるでしょう。しかし、その際に専門用語に慣れていなければ、話がスムーズに進まないだけでなく、相手の信頼を失うことにもなりかねません。特に、初めて法律事務所を利用する方の場合、対応が悪いと別の事務所へ移ってしまう可能性もあり、新規顧客を獲得するチャンスを自ら逃してしまうことにもつながります。

 

3.ヒアリング項目を事前に設定しておけば、受電時に対応可能

新規顧客で案件の詳細に入る前に、基本情報として質問する項目があります。それらをあらかじめ設定しておくことで、受電時に必要な情報を聞き出すことができ、スムーズにその後の作業が進みます。電話代行のオペレーターは正確な情報の把握とスムーズな対応力を心得ているだけでなく、士業についての専門用語などの研修も行っているため、対応で後れを取ることはありません。

 

4.雇用するより低コストで実施できる

電話を受ける専門の事務員を雇用するにはコストがかかります。また、お客様からの信頼を失わないための電話対応スキルを身につけるには、人材を育てるノウハウや時間も必要です。通常業務に加えて、これらの作業を行うのは簡単ではありません。

電話代行を活用すれば、オペレーターが事務員のひとりとしてお客様と接します。もちろん、高いスキルを習得したオペレーターばかりなので、教育のノウハウや時間は必要ありません。低コスト(月々8,000円~)で効率良く電話対応を行えるのが、電話代行の大きなメリットです。

 

電話代行を利用することで得られるメリット

士業の方が電話代行を利用することで得られるメリットは下記の通りです。

 

1.お客様への信頼感や安心感を得られる

士業へ電話をかけてくるお客様は、不安な気持ちを持っていたり急いでいたりします。そういった時に、電話にすぐに出てくれる会社は安心感を与え信頼を得ることができます。

 

2.一から指導する必要がないので、即戦力になる

士業の電話対応をするには、ある程度の専門用語に慣れておくことが必要です。しかし、電話対応用のスタッフを雇ったところで一から士業の電話対応を教えなければならないため、電話対応をきちんとできるようになるまで時間がかかります。しかし、電話代行を利用すれば士業事務所の電話対応を教える必要もなく、すぐに即戦力として対応してもらうことができます。

 

3.時間の効率化が可能になる

適切な役割分担をすることで電話業務の時間がなくなり、他の仕事に時間を割けるようになるため時間の効率化が実現します。

対応力があるからクレーム受付も可能

弁護士

顧客商売をしていれば、時にはクレームの電話がかかって来ることもあるでしょう。それは士業も例外ではありません。クレームの処理に時間を使ってしまえば、別のお客様の対応だけでなく自身の仕事もはかどらなくなってしまう恐れもあり、顧客が離れる原因にもなりかねません。

しかし、電話代行を利用していれば士業へのクレーム電話経験のあるオペレーターが対応するので、二次クレームへの発展を防げます。クレームにはクレームに対する適切な対応が求められるので、経験のあるスタッフが対応することはとても心強いでしょう。

 

活用事例

実際に『士業専門 電話代行』をご活用いただいている司法書士Nさんの事例を以下リンク先でご紹介しております。
ご興味がありましたらご覧ください。

秘書代行サービスから
『士業専門の電話代行』への乗り換え
事例のご紹介

司法書士Nさんの事例を見る

おわりに

電話代行のオペレーターはしっかりと研修を受けているので丁寧かつ親切、柔軟な対応ができます。さらに、電話代行を利用することで士業の専門用語にも慣れているスタッフが常時いることになり、顧客からの信頼を得られることだけでなく自身の仕事の効率化も図ることができます。士業の仕事をされている方で、人手不足から電話対応に悩んでいる方は、ぜひ電話代行を利用してみてはいかがでしょうか。

※【調査方法】インターネット調査(調査期間:2020年1月26日〜28日)【調査概要】電話代行サービス会社10社を対象にした比較イメージ調査
【調査対象】全国の30代〜60代男女(経営者の方)1,040名アンケートモニター【提供元】ゼネラルリサーチ

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