電話代行サービスを士業の方が利用するべき理由

更新日：2023.03.24電話代行

士業事務所を運営されている方の中には、外出中の電話取りこぼしや専門用語に対応できる電話応対要員の確保に頭を悩まされていることも多いのではないでしょうか。士業の事業所運営でお役に立てるのが、電話代行サービスの『士業専門電話代行』です。電話代行サービスに顧客からの電話対応をご依頼いただくことで、丁寧・的確な電話応対をアウトソーシングできるため、ご自身の業務効率化も可能となります。本記事では、電話代行サービス『士業専門電話代行』を士業の方が利用する理由を3つ取り上げ、その内容についてご紹介していきます。

1 電話代行サービスを士業の方が利用する理由とは？
2 士業の方が電話代行サービスを利用するメリット
3 電話代行サービスの利用は顧客の定着率アップにも最適
4 顧客からの信頼度アップにも電話代行サービスの利用がおすすめ
5 活用事例

電話代行サービスを士業の方が利用する理由とは？

士業の方が電話代行サービスを利用する理由には、次の3つが挙げられます。

電話をかけてくる依頼者に対し、適切な対応が可能である
電話対応人員を雇用する必要がなく、低コストでの依頼ができる
専門知識を持ち合わせていることで、スムーズな対応が可能である

以下、具体的にこれら3つの理由について説明していきます。

1. 電話をかけてくる依頼者に対し、適切な対応が可能である

インターネットにはあまり精通していない高齢の顧客が多い士業は、電話による受付が集客に大きな影響をもたらします。電話代行サービスでは、電話受付専門のオペレーターが対応を行うため、受けた電話についても適切な受け答えが可能です。

2. 電話対応人員を雇用する必要がなく、低コストでの依頼ができる

士業の方が電話代行サービスを利用すると、電話対応にあたるスタッフを個別で雇用する必要がなくなりますので、人件費などのコストが不要となります。また、スタッフの教育にかかる時間も必要なくなりますので、本業への専念も可能です。

もちろん、電話代行サービスを利用することによる費用は必要となりますが、雇用するよりもはるかに低コストでの依頼ができます。電話代行サービスのオペレーターは、スキル的にも申し分なく、新たに教育を行う必要もありませんので、業務量の削減にも適しています。

3. 専門知識を持ち合わせていることで、スムーズな対応が可能

難しい専門用語についても知識を要する電話代行サービスのオペレーターは、士業の電話対応にも慣れているため、スムーズな対応が可能です。新たな顧客からの問い合わせを受けた際にも、顧客対応に必要な情報を適切に聞き出すことができるため、その後の対応も効率よく行えます。

士業の方が電話代行サービスを利用するメリット

それでは、士業の型が電話代行サービスを利用するメリットにはどのようなものがあるのでしょうか。
ここでは、このメリットについて、次の5つを取り上げ紹介します。

専門知識に精通したきめ細やかな対応で顧客の満足度がアップ
電話をかけてきた依頼人の心情に寄り添った対応が可能
電話業務を依頼することで業務効率化がはかれる
スムーズな対応で依頼人からの信頼感や安心感を得られる
クレームにも適切な対応で二次クレームを防止できる

以下、具体的にこれら5つのメリットについて説明します。

1. 専門知識に精通したきめ細やかな対応で顧客の満足度がアップ

電話代行サービスでは、専門知識に精通したスタッフが顧客からの電話に対応しますので、きめ細やかな対応が可能です。

電話応対においては、顧客からの様々な質問に対して、納得が得られるまでわかりやすい説明をするよう心がけており、わかりやすい表現を使って、丁寧な説明をさせていただいているため、顧客からの満足度も向上します。

2. 電話をかけてきた依頼人の心情に寄り添った対応が可能

士業に電話をかけてくる依頼人の中には、借金問題などでナーバスな心情になっている方も多い傾向にあります。
電話代行サービスでは、そのような依頼人の心情に寄り添い、心のこもった対応を心がけているため、事業所のイメージアップにもつながります。

3. 電話業務を依頼することで業務効率化がはかれる

専門知識を有したスタッフに電話業務を依頼できることで、本業や他の仕事に時間を使うことが可能となります。
また、営業電話といった直接業務と関係のない電話を避けられるため、業務に集中できます。その結果、業務の効率化がはかれます。

4. スムーズな対応で依頼人からの信頼感や安心感を得られる

電話代行サービスでは、依頼人からのどのような問い合わせにも的確かつスムーズな対応が可能です。
かけた電話に対してもすぐに対応できる電話代行サービスは、依頼人を待たせることもありませんので、信頼感や安心感を得ることができます。

5. クレームにも適切な対応で二次クレームを防止できる

顧客からのクレームについても電話対応サービスを利用することで適切な対応が可能です。過去にクレーム対応経験のあるスタッフが、状況に応じたクレーム処理をさせていただきますので、二次クレームに発展することも防げます。

電話代行サービスの利用は顧客の定着率アップにも最適

弊社の『士業専門電話代行』をご利用いただいた事業者様からは、当サービスをご利用いただくことで本業への専念が可能となり、業務効率化がはかれるようになったという、うれしいお声もたくさんいただいております。

また、同時に依頼人への丁寧な対応が可能となり、顧客からの信頼度もアップしたことから、顧客の定着率アップにも、『士業専門電話代行』は一役買っているといえるでしょう。

顧客からの信頼度アップにも電話代行サービスの利用がおすすめ

今回は、電話代行サービスを士業の方が利用するべき理由やそのメリット等を中心にご紹介しました。当社は、士業事務所の受付に特化した電話代行を行っており、事業所ごとの特徴にあわせたオーダーメイドの電話対応が可能です。

弁護士や会計士、税理士、司法書士、行政書士など多くの士業事務所にご利用いただいておりますので、依頼者や顧問先、関与先等の電話業務に課題を抱える事業者様はぜひご利用ください。

『士業専門電話代行』では「士業の業務内容に合わせたきめ細かな対応」「常に6～10人のオペレーターが担当」「98％以上の高い応答率」で、事業者様の業務を精一杯サポートさせていただきます。
事業所の電話対応にお悩みの方は、ぜひ当社の『士業専門電話代行』にお気軽にご相談ください。

※【調査方法】インターネット調査（調査期間：2020年1月26日〜28日）【調査概要】電話代行サービス会社10社を対象にした比較イメージ調査
【調査対象】全国の30代〜60代男女（経営者の方）1,040名アンケートモニター【提供元】ゼネラルリサーチ

活用事例

実際に『士業専門電話代行』をご活用いただいている司法書士Nさんの事例を以下リンク先でご紹介しております。ご興味がありましたらご覧ください。

秘書代行サービスから
『士業専門の電話代行』への乗り換え
事例のご紹介

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