業種別電話代行ガイド クリーニング業者で電話代行を利用するメリット

2019.05.16電話代行
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クリーニング屋さん

お手入れが難しい衣類や布団などの大きなものでも対応してくれる便利なクリーニング。最近では、仕事で忙しい人や育児や介護で忙しい方に向けた「宅配クリーニングサービス」を行うお店も増えてきました。

お客さまにとってはありがたい宅配クリーニングですが、衣替えの季節などは繁忙期となるため、宅配や集荷に人手が必要となり、業務に追われるお店も多いのではないでしょうか。

そんな繁忙期に特に頭を悩ませるのが「電話対応」です。宅配クリーニングを行っているお店にとって、集荷依頼や配達日の確認などの入電対応は、売上アップのためにも欠かせない業務のひとつです。

「店頭での受付や接客が忙しくて電話を取り逃してしまう」「宅配や集荷中に電話が取れないことが多い」などの悩みをお持ちの方は、電話代行を活用してはいかがでしょうか。

今回は、クリーニング店が電話代行を利用するメリットをお伝えします。

クリーニング店の電話対応が難しい理由

電話代行のメリット

これまでクリーニング店といえば、店頭での受け渡しが一般的でした。お店に来たお客さまと受付を済ませ、クリーニング終了後、指定の日時に取りに来てもらうという方法です。

しかし最近では、集荷や配達を行う宅配クリーニングの人気が高まってきています。そのため、クリーニング店内の業務が忙しくなり、電話対応まで手が回らないと悩むお店も増えてきました。

店頭にスタッフが一人しかおらず接客で手が離せない場合や、配達中で車を運転しているときなどは、お客さまからの電話問い合わせに対応できないことがあります。

スムーズな運営により売上アップやお客さまの信頼を獲得するためには、電話対応の業務を効率化することが重要です。

電話代行を活用することで、店頭での電話対応が不要となるため、スタッフが他のコア業務に取り組むことができ、お客さま管理がしやすくなるというメリットがあります。

人手が足りないクリーニング店をサポート

人手不足をサポート

クリーニング店の多くは家族のみで運営しているお店があり、チェーン店であっても、受付スタッフや宅配スタッフにアルバイトやパートタイマー従業員を起用しているお店が一般的です。

そのため、電話問い合わせが多くなればなるほど、電話対応にあたる人手が足りず、「忙しくて電話に出られない」「休憩中にも電話対応に追われる」など、スタッフへの負担が大きくなるかもしれません。

電話代行を依頼することで、お店の繁忙期に関わらずお客さまの電話を取り逃すことなく受電できるため、サービス向上やお客さま満足にも繋がります

また、シフト制のスタッフが営業時間内に勤務交代する場合でも、伝言ミスによる集荷忘れなどのトラブルを防げることもメリットと言えます。

スタッフは電話対応に気を取られず担当業務に集中できるため、業務効率を高め、売上アップも期待できます。

お客さまにとっても利用しやすいお店となる

クリーニングの電話対応は、お客さまに信頼感を与えるとともに、迅速な対応が求められます。「いつまでに集荷に来てほしい」「こんな洗濯物も対応できる?」といったよくある質問だけでなく、集荷スタッフの状況を見てお客様との日程調整をするなど、お客さまとスムーズな連絡が欠かせません。

電話の応答率が低く、「電話してもなかなか繋がらない」「電話に出てもスタッフが内容を理解していない」などの状態であれば、お店のイメージダウンにも繋がってしまいます。

電話代行の利用がおすすめな理由は、電話の応答率を高めるだけでなく、迅速で丁寧な対応によってサービスの品質を高められるためです。

オペレーターは電話対応の研修や査定を受けており、常にお客さまへ丁寧な対応が可能なだけでなく、クリーニングについての質問やサービス内容の案内業務など様々な対応も依頼できます。

「いつも素早く電話に出て、迅速に要件を聞いてくれる」とお客さまに思っていただくことが、お店の信頼へと繋がるでしょう。

低コストで始められるから安心

電話対応をする人手が足りないことを理由に、採用活動を行うべきか検討しているお店もあるでしょう。しかし、採用したスタッフがお店の業務に慣れるまでは十分な電話対応ができないこともあり、そのスタッフが営業時間中に必ず出勤しているとは限りません。

店舗スタッフだけで取りこぼすことなく電話対応を行うには、複数名のスタッフを採用し、営業時間内にバランスよく配置しなければなりません。

そうなると、人件費がかかるだけでなく、人材育成やシフト管理などの業務量がさらに増え、お店への負担になることがあります。

電話代行サービス(株)を活用すれば、コール数を基準としてプラン代金が定められているため、お店の問合せ状況に合わせて低予算で始められるという魅力があります

店頭にスタッフがいない場合でも取りこぼすことなく電話対応ができるため、電話対応以外の業務がスムーズに行われ、人件費を無駄にすることもありません。

まとめ

電話問い合わせが多くてスタッフだけで対応できないというクリーニング店は、電話代行の利用がおすすめです

問い合わせが多いお店において、電話対応のマニュアルがお店できちんと定められていない場合、スタッフ同士の引継ぎミスや、お客さまへ間違った内容を伝えるなどのトラブルが起こりやすくなります。

お店をスムーズに運営し、お客さまに最善のサービスを提供するためにも、電話代行の利用が便利といえます。

クリーニング店の運営で電話対応が難しいと感じている方は、リスクの少ない電話代行サービス(株)の利用を検討してみてはいかがでしょうか。

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