個人事業主・フリーランス必見！電話対応は電話代行サービスへ

更新日：2025.05.12秘書代行 , 電話代行

個人事業主にとって電話対応は、ビジネスチャンスの獲得につながる重要な業務です。ただし、自分で着信を受けている場合、業務効率が低下するケースは少なくないでしょう。新たに電話応対要員として事務員を雇用すると、コスト負担は重くなってしまいます。これらの問題を解決するなら、電話代行の活用はおすすめです。そこで今回は、個人事業主のよくある電話対応の悩みをふまえ、電話の応対業務を外注するメリットや電話代行を選ぶ時のポイントなどをご紹介します。

1 個人事業主の「電話対応あるある」
2 電話対応を外注するメリット
3 電話代行を選ぶ時に確認すべきポイント
- 3.1 料金設定
- 3.2 サービス内容
4 個人事業主の方の電話代行の導入事例
- 4.1 個人事業主の導入事例

個人事業主の「電話対応あるある」

個人事業主は、電話対応に伴う問題として、外出が多く電話を受けにくいなどの悩みを抱えがちです。

営業回りを含めて外出が多い

外出時間が多いため十分に電話対応できない状況は、個人事業主にとって、よくある電話対応の悩みです。個人事業主は、営業回りや商談のため外出するケースが少なからず見られます。スマホを所持していても、商談中や車の運転中・電車での移動中は、すぐに着信を受けられません。頻繁に仕事場を離れて着信の取りこぼしが増えると、ビジネス上の信頼低下につながるため、電話対応における大きな悩みとなっています。

仕事と私生活を区別しにくい

仕事と私生活を区別しにくいところも、多くの個人事業主が直面している電話対応の悩みです。個人事業主は、他の従業員を雇用せず、自分で電話対応しているケースが多く見られます。自宅で作業している場合、個人の電話番号が業務用の連絡先も兼ねていることは珍しくありません。
業時間外も仕様の番号に仕事関係の連絡が入るため、プライベートの時間を散りにくくなり悩まされる傾向があります。

アナログの連絡手段が欠かせない

個人事業主は、さまざまな顧客ニーズに応える必要から、アナログの連絡手段を欠かせなくなりがちです。近年は、IT技術が著しく進歩し、通信手段は多様化しました。ただし、すべての顧客が新しい通信手段を受け入れているとは限らず、従来通り電話での連絡を求める声も聞かれます。ビジネスの機会を広げるうえで、電話も不可欠といえる状況にあり、個人事業主は通信手段を簡略化できず悩まされています。

仕事を分担できず負担が重い

個人事業主の場合、日々の仕事を分担できず業務負担が重くなる事態も、大きな悩みの種です。通常、個人事業主は従業員を雇用しない傾向があり、たいてい一通りの業務を自分1人で処理しています。電話対応を含め、事務的な作業も担当するケースが多く、業務負担は重くなりがちです。また、時間・曜日によっては電話が殺到し、コア業務に集中できなくなり困るとの声も聞かれます。

そもそも電話対応が得意でない

そもそも電話対応が得意でない時も、個人事業主は頭を悩ませがちです。昨今、ビジネスの場では、仕事関係の電話対応を苦手に感じるとの声が増えてきました。個人事業主も、電話で上手に話せているか不安に感じているケースは、多少なりとも見られます。個人事業主が自分1人で業務全般を手がけていると、苦手な電話対応も避けて通れないため、人によっては仕事上の悩みとなっています。以上のような問題を抱えている場合、電話の応対業務は、外部業者に委託するとよいでしょう。

電話対応を外注するメリット

個人事業主が電話対応を外注する主なメリットは、人件費を節減しやすく、信頼性の向上などにつながるところです。

人件費を節減しやすい

人件費を節減しやすい点は、電話対応を外注した時、個人事業主が得られる大きなメリットです。個人事業主が業務負担を減らすため事務員を雇用した場合、毎月高い人件費が発生すると考えられます。

一方、着信時の応対業務を電話代行業者に委託すれば、月々の出費は比較的に低く抑えられます。着信が多い時だけ利用すれば料金は高くつかないため、電話対応の外注は人件費の節減に効果的です。

信頼性の向上に有効

電話対応を外注する方法は、顧客や取引先からの信頼性を向上するにも有効です。個人事業主が電話代行を利用した際、着信時の一次対応は、代行会社のオペレーターが担当します。代行会社のオペレーターは、常に通話の進め方が丁寧です。問い合わせが殺到しても、受け答えが粗雑になる心配はありません。いつでも親身に話を聞くため、電話の印象はよくなる場合が多く、仕事への信頼感は向上すると期待できます。

外注時の人材育成は不要

個人事業主が電話対応を外注した時、事業主本人による人材育成は不要です。新たに事務員を雇用した際、電話対応に慣れていなければ、採用後に指導する必要が出てくるでしょう。それに対し、電話代行のオペレーターは入社時に研修を受けているため、改めて人材教育する手間は省けます。多くのオペレーターは専門的な応対スキルを身につけており、外注時に指導を受けなくても、適切に電話対応を進めることが可能です。

このようなメリットから、個人事業主が電話対応に悩みを抱えている場合、電話代行を活用する方法は得策と考えられます。

【関連記事はこちら】
>>電話代行とは？

電話代行を選ぶ時に確認すべきポイント

個人事業主が電話代行を選ぶ時、まず確認しておきたい大切なポイントは、料金設定やサービス内容です。

料金設定

電話代行の料金設定は、コスト負担を軽くするうえで見逃せないポイントです。月々の利用料金が高いと、経費節減にはつながらず、かえってコスト負担は増大する可能性があります。とはいえ、格安料金を選ぶと、十分なサービスを受けられず予算の無駄遣いになるかもしれません。大切な経費を有効活用するなら、事前に料金設定を確認しておくことは賢明と考えられます。

サービス内容

サービス内容は、電話代行の利用目的に合っているかチェックするのが重要なポイントです。個人で電話代行を導入する場合、具体的な利用目的は、たいてい人それぞれ異なります。出費を抑えるため格安プランを利用した際、ニーズに合わなければ、電話代行を選び直す必要が生じてくるでしょう。そのような事態を避けるうえで、サービス内容が自分のニーズを満たせるか確認する意識は大切になります。料金設定やサービス内容に着目すれば、予算内で個々の利用目的に合った電話代行を選びやすくなると考えられます。

個人事業主の方の電話代行の導入事例

個人事業主が電話代行を導入する経緯は人によって異なり、実際の使い方は多種多様です。以下では、いくつか具体的な導入事例をご紹介します。

個人事業主の導入事例

個人事業主による電話代行の導入事例としては、起業したばかりで仕事が忙しいといった場合が挙げられます。

起業したばかりのAさんの場合

Aさんの事例は、電話代行の導入が新規顧客の獲得に結びついたケースです。起業した当初、Aさんは各種の手続きに追われ、十分に電話対応する時間的な余裕がありませんでした。多くの業務を抱えるなか、着信を取りこぼす場面が増え、ビジネスチャンスを逃していないか不安に感じたといいます。

このような状況のもと、Aさんは、問題解決策として電話代行を導入しました。電話代行を利用開始してからは、問い合わせの電話を取りこぼしにくくなり、新規顧客の獲得につながったとのことです。

副業でオンラインショップを運営するBさんの場合

Bさんの場合、電話代行の導入は業務負担の軽減に役立っています。副業でオンラインショップを運営するBさんは、本業を終えて帰宅した後、商品の注文確認や受注品の発送作業に追われる日々が続いていました。電話にも自分1人で対応していたため、業務負担は重くなっていきます。

心身のストレスが蓄積するなか、副業の負担を減らす目的で、Bさんは電話代行を活用しました。その後は、自分で着信を受ける手間が省かれ、他の作業を手早く進められるようになったとの話です。

リモートワーク中心のCさんの場合

Cさんの事例では、電話代行の活用がコミュニケーションの円滑化につながります。最近、働き方改革やコロナ禍の影響もあり、Cさんはリモートワーク中心の就業スタイルになりました。その際、大きな問題となった点が、仕事関係における連絡の取りにくさです。在宅勤務中に職場からの着信を取りこぼすケースが増えたため、Cさんは電話代行を活用し、問題解決を試みます。結果的に、仕事関係の連絡を受け損なう事態は避けられるようになり、職場とコミュニケーションを取りやすくなったとのことです。

これらの事例が示すように、電話代行の導入は、起業時にビジネスチャンスを拡大したり業務負担を軽減したりするのに効果的です。ビジネス用の住所や電話番号を持ち信頼性を高めたい・初期費用や固定費を抑えたいという個人事業主の方には、バーチャルオフィスや電話番号貸出サービスもおすすめできます。

【関連記事はこちら】
>>1万円以下で利用できる格安電話代行サービス8社比較！