【例文多数】取りこぼしゼロの営業時間外アナウンス完全ガイド

営業時間外の電話は、企業にとって「つながらないリスク」であり、顧客にとって「不安」が生じる瞬間です。「つながらない時間」を、いかに「お客様を待たせない時間」に変えるかが、企業の信頼性を左右します。本記事では、単にアナウンスを設定するだけでなく、現在の問い合わせ内容や企業規模に応じた最適なアナウンスの作り方、具体的な設定方法、そして有人対応が必要なケースでの電話代行サービスへの連携までを、実務担当者がすぐに実践できるよう体系的に解説します。

【関連記事はこちら】>>営業時間外の電話対応はどうする？対処法や気をつけるポイント

電話の営業時間外アナウンス（ガイダンス）とは？

営業時間外アナウンスとは、自社の営業時間終了から次の営業開始までにかかってきた電話に対し、「現在は営業時間外である」「本日は定休日である」などの案内メッセージを自動で流す仕組みのことです。設定によっては24時間通しで流すこともできますが、多くの場合は営業時間に合わせて開始・終了の時刻を調整できます。

また、日本語だけでなく英語をはじめとする複数言語に対応したガイダンスもあります。多国籍のお客様が訪れる店舗や観光業などでは、多言語での案内を設定することで、より丁寧な対応が可能になるでしょう。さらに、時間外に着信があった場合、その情報をメールで通知するサービスもあります。着信時刻や相手の番号を把握することで、必要に応じて折り返しの対応ができる点もメリットです。

自動音声応答システムとの違い

自動音声応答システムとは、IVR（Interactive Voice Response）のことです。問い合わせの内容に応じて自動的に担当窓口へ振り分ける仕組みを指します。時間外ガイダンスが「営業時間外であることを知らせる案内」であるのに対し、IVRは「問い合わせを分類し、適切な担当に接続するためのシステム」です。

たとえばクレジットカード会社に電話をかけた際、「お支払いに関するお問い合わせは【1】、引き落としについては【2】…」という案内に従って番号を押すことで、該当する窓口へ自動的につながります。IVRを導入することで、問い合わせ内容ごとに効率的に振り分けが行われ、担当者への取り次ぎ作業が軽減されるため、業務効率化が期待できます。

時間外アナウンス（営業時間外ガイダンス）とIVR（自動音声応答システム）は、どちらも電話対応を自動化する仕組みですが、役割や使われるタイミングが異なります。以下の表で違いを比較します。

目的別・シーン別の営業時間外アナウンス例文集

営業時間外アナウンスは「どんな状況で電話がかかってくるか」によって、適切な文面が大きく変わります。ここでは、目的別・シーン別にそのまま使える例文をまとめました。自社アナウンスを改善したい担当者の方は、ぜひ参考にしてください。

【基本】営業終了時の案内

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社でございます。
誠におそれ入りますが、現在の時間は営業時間外となっております。
受付時間は平日〇時〜〇時です。恐れ入りますが、改めておかけ直しください。」

【受付終了】定時後の自動応答

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。
本日の受付はすでに終了しております。
明日の営業開始後に、再度ご連絡いただけますと幸いです。」

【担当者不在】個人宛電話の場合

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社の△△でございます。
担当の〇〇は現在不在にしております。
おそれ入りますが、担当者より折り返しご連絡を差し上げますので、メッセージを残していただくか、営業時間内に再度お電話ください。」

【全社休業】長期休暇や臨時休業

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。
現在、当社は年末年始休業（〇月〇日〜〇月〇日）をいただいております。
営業再開は〇月〇日となります。
休業期間中にいただいたお問い合わせは、営業開始後に順次対応いたします。」

【導線付き】メール・WEBフォーム誘導

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。
ただいまの時間は営業時間外となっております。
お急ぎの方は、当社WEBサイトのお問い合わせフォーム、または info@xxxx.jp までご連絡ください。
営業時間内に担当より折り返しご案内いたします。」

【業種別例】（不動産／士業／美容／医療など）

• 不動産業
  「お電話ありがとうございます。〇〇不動産です。
  ただいま営業時間外のため、お部屋のお問い合わせ・ご入居者様のトラブル相談はWEBフォームより受け付けております。」

• 士業（税理士・社労士など）
  「〇〇事務所でございます。営業時間外のため電話受付を停止しております。
  緊急性のある手続きに関するご相談は、メールにてご連絡ください。」

• 美容サロン
  「〇〇サロンです。現在営業時間外となっております。
  予約変更・キャンセルはWEB予約ページから24時間受け付けております。」

• 医療機関
  「〇〇クリニックです。診療時間外となっております。
  急を要する場合は救急窓口へご連絡ください。」

【電話代行】電話代行を利用している場合

「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。
ただいまの時間は営業時間外のため、電話代行窓口で対応しております。
ご用件をお伺いして、担当者より折り返しご連絡いたします。」

営業時間外アナウンスの設定方法と利用できるツール

営業時間外アナウンスは、導入するツールや電話環境によって設定方法が大きく変わります。ここでは、それぞれの設定方法と特徴をわかりやすく紹介します。

固定電話・スマホの自動応答設定

オフィスの固定電話やスマートフォンには、あらかじめ「留守番電話」や「ガイダンスメッセージ」を流す機能が搭載されている場合があります。最も手軽に利用できる方法で、設備の追加導入が不要な点がメリットです。

固定電話では、ビジネスフォンの設定画面から営業時間外のメッセージ録音と再生を設定可能です。スマートフォンの場合は、キャリアの留守番電話サービスを利用してアナウンスを流せます。小規模なオフィスや個人事業主で、最低限の案内だけ確保したい場合に適した方法です。

IVR（自動音声応答）を使う方法

IVRは、問い合わせ内容に応じて発信者を適切な窓口へ振り分ける本格的な自動応答システムです。営業時間外に「〇番を選ぶと緊急連絡先へ」「〇番で資料請求」など、より高度な案内を流せます。

クラウド型IVRサービスを利用すれば、自社で機器を導入する必要がなく、アナウンス文の変更や分岐設定もオンライン上で簡単に行えます。着信の流れを整理したい企業、問い合わせ対応を自動化したい企業に最適な選択肢です。

電話代行サービスを利用する方法

営業時間外アナウンスと併せて、有人対応まで任せたい企業には電話代行サービスが有効です。アナウンス後の着信をそのまま代行オペレーターにつなぎ、緊急の要件をヒアリングして担当者へ連絡するといった柔軟な対応も可能です。

繁忙期や長期休暇、担当者不在が多い業種では特に効果が高く、自動音声ではカバーできない細かな要望にも対応できます。営業時間外の取りこぼし防止や顧客満足度向上を重視する企業にとって、最も安心感のある方法といえるでしょう。

営業時間外アナウンスについてよくある質問（Q＆A）

営業時間外アナウンスは、多くの企業が導入している一方で、「どこまで案内すべき？」「設定は難しい？」など、実際の運用で悩むポイントも少なくありません。ここでは、弊社によく寄せられる疑問をQ&A形式でまとめ、実務でそのまま役立つ回答をわかりやすく解説します。

Q. アナウンスの長さやタイミングの目安は？

A. 営業時間外アナウンスは、15秒から30秒程度で終わるようにするのが理想です。あまり長くなると聞き手が途中で切ってしまう可能性があるため、必要な情報に絞って簡潔に伝えましょう。また、電話が鳴ってから2コール以内に自動応答が開始されるよう設定することで、顧客にストレスを与えずに案内を届けられます。

Q. IVRと留守番電話、どちらを使うべきですか？

A. 問い合わせの量や内容に応じて使い分けるのがおすすめです。電話件数が多く、問い合わせ内容が複数の窓口に分かれる場合は、IVR（自動音声応答）を利用すれば効率的に振り分けが可能です。一方、電話件数が少ない場合や問い合わせの種類が限定されている場合は、留守番電話や簡易的な営業時間外アナウンスだけでも十分対応できます。

Q. 営業時間外でも電話代行を使う意味はありますか？

A. はい、十分なメリットがあります。電話代行を導入することで、営業時間外でも即時対応が可能になり、新規顧客や緊急連絡を逃さずに済みます。さらに、営業時間外アナウンスと併用すれば、顧客満足度を維持しながら社内の業務負荷を軽減することも可能です。

Q. 電話代行はどんな業種に向いていますか？

A. とくに折り返し対応が重要な業種に適しています。具体的には、不動産業や士業、医療機関、BtoB営業などです。これらの業種では、問い合わせを逃さず確実に対応することが信頼や契約につながるため、電話代行の活用が非常に効果的です。

営業時間外アナウンスは、ただ電話に出られない時間帯の案内だけでなく、顧客満足度の維持やビジネスチャンスの損失防止にも役立ちます。目的やシーンに応じたアナウンス文の作成や、固定電話・スマホの自動応答、IVRの活用、電話代行サービスの併用など、状況に合わせた方法を選ぶことが重要です。短く簡潔な案内と、必要に応じた折り返し対応を組み合わせることで、営業時間外でもスムーズで丁寧な顧客対応が可能になります。

弊社・電話代行サービス株式会社では、営業時間外でもお客様の電話をしっかり受け付ける電話代行サービスを提供しております。営業時間外の着信もプロのオペレーターがしっかり受電し、指定された対応を行うオーダーメイド対応が可能です。これにより、緊急の問い合わせや新規顧客対応を逃さず、顧客満足度を維持しながら業務効率化を実現できます。営業時間外の電話対応にお悩みの企業様は、ぜひ弊社のサービスをご活用ください。

【関連記事はこちら】>>IVRのメリット・デメリットは？

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