指示の出し方と聞き方。それぞれのポイント

2016.11.27スタッフブログ
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指示を出す側にも聴く側にも十分な注意がいる

組織で動く会社では、上下関係が存在し、指示を出す側・聞く側のどちらかに分かれます。そこにはそれぞれの個性や特徴が反映されるものですが、チーム全体が円滑に動いていくためには、一定の原則を守って指示出しをし、または聞く側に回ることが大切。今回は、指示を出すときのポイントと、指示を聞く姿勢のあり方について説明します。

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指示の出し方について

指示は、分かりやすく出すことが鉄則です。最優先事項を絞り、最大のポイントになる部分のみを端的に説明。その次に、どんな内容か具体的に情報を伝える様にして下さい。最後に、全員に理解が行き届いているか確認するため、復唱をしてもらうのがベストです。

分かりやすく、具体的に伝えるのが大切ですが、回りくどくならない様に注意しましょう。さらに指示を出しすぎるのも問題なので、できれば解決の手段や対策などは自分たちで考えさせることが望ましいです。

指示を出した後は、業務の進行具合など細かくチェックすることも忘れないで下さい。気をつけて欲しいのが、行きすぎた干渉です。あまり口出ししては、反発を招き、「自分は信用されていない」という不信感を持たせてしまいます。どうしても心配なときは、頃合いを見てアドバイスを送るなど、やさしくサポートする姿勢を心がけて下さい。

指示を聞くときの注意点

指示を聞くときは、姿勢を正し、話を最後まできちんと聞きます。念のため、メモを取りながら聞く様にしましょう。その時は分かったつもりでいても、後々疑問が浮かんだり、失念したりしたとき、そのメモが役立ちます。また、会話の切れ目でなるべく返事をして、理解しているというサインを送ることで意志の疏通が図れます。

途中で分からないことがあれば、指示出しの途中で遮るのでなく、終わった後で確認する様にしましょう。分からないことや不審な点をそのままにしておくのも良くありませんので、ちょっとした疑問でも必ず質問する様にして下さい。指示を出す側と聞く側がきちんと情報を共有してはじめて、チームは動き出せるのです。

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