対面、メール、電話…それぞれどんな特徴がある？

更新日：2022.10.27スタッフブログ

何かをお願いしたいとき、または大切な商談を上手くまとめたいとき。その手段やシチュエーションはさまざまです。それらのやり取りは必ずしも直接会って行うとは限らず、電話やメールで行うケースもあります。
今回は「対面」「電話」「メール」で何かをお願いしたり、伝えたりすると想定して、それぞれのメリット・デメリットを説明したいと思います。

1 対面、電話とメールのメリットデメリットの違い

対面、電話とメールのメリットデメリットの違い

対面のメリット・デメリット

対面の場合は、相手と直接会って物事を決められるというメリットがあります。相手の表情も掴めますし、細部まで突っ込んだ話し合いができます。細かいニュアンスを伝えるのにも適した方法です。こちらの気持ちなどもダイレクトに伝わりやすく、意思疎通もしやすいでしょう。また、何かを依頼するときは、対面だと断りにくく、状況を有利に展開できる要素もあります。

デメリットは、素早い判断や瞬発力を必要とするため、ある程度の経験やセンスがないとチャンスを逃してしまうリスクがあります。成功するには、それなりのコミュニケーション能力や、事前の準備が必要です。

電話のメリット・デメリット

電話のメリットは、時間的・空間的にあまり制限されないところです。直接会おうとすると待ち合わせ場所まで移動する時間も掛かりますが、電話ならこれらの手間が省ける上に、リアルタイムで会話ができます。きちんとアポイントを取ったうえでの連絡であれば、スケジュールに合わせたコンタクトができるので、迷惑にもなりません。メールと比べて、各種連絡が確実に伝わったのか、相手の反応で確かめることができます。

デメリットは、直接会って話すよりも、「軽い内容」と思われがちになることです。お互いに表情は伝わらず、真意もはかりかねます。声色などである程度気持ちを表現することはできますが、謝罪を電話のみで行うと誠意に欠けると感じる人は多いようです。商談をしている時は、少しでも意にそぐわない内容であれば、一方的に切られる恐れもあります。また、電話の声は対面よりもトーンが低く聞こえますので、少し高めの声を出すようにしなければなりません。

メールのメリット・デメリット

自分の好きなタイミングと時間で、余裕を持って内容を伝えられるのがメールのメリットです。プレッシャーも少なく、自分のペースで内容を練りたい場合におすすめです。メールの内容は証拠として残り、CCで送れば第三者にも発信できる手軽さもあります。

対面や電話とは違い、どのような状況でも送受信できるポイントも見逃せません。対面で会う時のように、お互いの予定を決める必要はありませんし、電話のようなリアルタイムのやりとりではないので、任意のタイミングで内容をチェックし、返信できます。場所や時間にとらわれないやりとりが可能です。

デメリットは、急ぎの場合には使えないこと。また、文章や表現によっては誤解を生みやすいところも気をつけたいポイントです。相手からのレスポンスも遅くなる場合があり、すぐに結果を知りたいときは不向きの方法といえます。

最近はあまり発生しませんが、メールが届かない可能性もあります。リアルタイムでのやりとりではないため、メールを送ったつもりが、数日後に「まだ届いていない」という連絡をされて、初めて気づくこともあると思います。普段やりとりをしない人にメールを送った時や、システムトラブルが発生した時は、届いたかどうかを確認し、届いていなければ迷惑メールフォルダを確認してもらうか、送信後にMAILER-DAEMONからの返信が来ていないかチェックすると良いでしょう。

これらの方法は、どれが1番良くて悪いという話ではなく、時と場合に応じて賢く使うのがベストです。さらには、組み合わせることでよりよい結果を生む可能性もあります。