事務所の移転!知っておきたい基礎知識とマナー

2017.08.24スタッフブログ

事務所移転に必要なさまざまな手続きとは?

新たに事業拠点を移してオフィスを構えたい。そこでまず必要なのが、挨拶状です。オフィス移転に伴う挨拶状には、どんな書き方、ルール、及びマナーがあるのでしょうか?今回は、ビジネスマンなら知っておきたい事務所移転の挨拶状の書き方をご紹介します。また、関係官庁で行うべき手続きについてもご説明しますので、合わせてご覧下さい。

移転先のオフィス

事務所移転の際は挨拶状をしたためる

事務所が新たな場所に移っても、これまでお世話になった取引先やクライアント、お客さまとの関係は続きます。今後も末永いお付き合いをお願いする意味で、したためるのが挨拶状です。

挨拶状には手書き、ワープロ文書、印刷文書など、さまざまな形式やタイプがあります。今はパソコン主流の時代ですので、手書きよりWord作成の文書を送付するケースが多い様です。いずれにせよ、これからも取引先やクライアントとの良好な関係を保てる様、形式や文面、送る時期には気を配って抜かりなくオフィス移転を遂行しましょう。

挨拶状の見本

では実際に、オフィス移転の挨拶状をしたためる場合、どんな文面になるでしょうか?取引先への移転の案内として、シンプルな見本を以下に示します。

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移転のお知らせ

謹啓 ○○の候、貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます。
平素は格別のごひいきを賜りまして誠にありがたく、厚く御礼申し上げます。

さて、このたび弊社○○株式会社は、○○月○○日より下記(左記)に移転することになりましたので、謹んでご案内申し上げます。
事務所は桜の名所として有名な○○公園に近く、心機一転を図る場所としてふさわしいかと存じます。これを機に従業員一同、さらに奮励努力し、皆さまの信頼に応える働きをしていきたいと決意する所存です。
今後とも一層のご支援・ご愛顧を賜ります様、伏してお願い申し上げる次第でございます。まずは略儀ながら書中にて、ご挨拶かたがたお願い申し上げます。

謹白

 平成○○年○月
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事務所の移転先は、住所や電話番号などの基本情報に加え、余白が許す様でしたら地図を添えると親切かもしれません。頭語や結語、時候の挨拶など、形式もしっかり整えてしたためる様にして下さい。

挨拶状を出す時期は?

挨拶状を出す時期は、遅くとも1ヶ月前までには出すことを心がけて下さい。住所が変われば、請求書や納品書の送付など、さまざまな事務作業に影響を及ぼします。直前になってお知らせが来ても、取引先としては対応できませんので、相手の立場に立って通知を送るのがマナーです。

郵送でオフィス移転を知らせると同時に、ホームページでの告知をおすすめします。自社サイトやブログ、フェイスブックなどのソーシャルメディアを利用しているところであれば、これらのツールを使って積極的に周知しましょう。もちろん、ホームページなどを使った移転告知は、挨拶状の文面ほど堅苦しくなく、ライトな内容で構いません。

ホームページでの告知は、自社とかかわりのあるすべての関係者への連絡手段です。ホームページのみの告知で済ませ、挨拶状を送付しなければ、ぞんざいに扱われたと思われても仕方ありません。文面で挨拶する昔ながらの慣習も大事にして下さい

官公庁での手続き

オフィスが移転すれば、会社登記も変わり税の申告も所管の税事務所で行う必要があります。その手続きも、ルールに則って正しく行いましょう。

手続き内容 手続き先 提出書類 提出期限
本店移転 法務局 登記簿謄本、定款、印鑑証明書など 移転日から2週間以内
納税、本店移転登記申請書など 税務署 異動届出書、移転手続き完了後の登記簿謄本など 移転後すみやかに
給与支払い事業所の開設・移転・廃止届出書 税務署 登記簿謄本など 移転日から1ヶ月以内
事業開始等申告書 都道府県税事務所 登記簿謄本 事業開始から10日

・そのほかの行政上の手続き
事業届などの手続きのほか、警察署や消防署などへの必要書類の提出も忘れてはいけません。営業車をお持ちなら、車庫証明を所管の警察署へ提出する必要があります。消防法に定める防火管理責任者選任届も、移転先の消防署予防課にすみやかに提出を。また、旧受持郵便局に転居届を出さなければ、大切なビジネス関係の書類は郵送されない恐れがあるので注意して下さい

忙しさのあまり、忘れることのない様に!

不動産探しから設備や備品の引越し作業、インターネット、電話など諸々の手続きと、オフィスの移転となればやることが山積みでバタバタしてしまいがちです。そんな状況だと、つい必要な手続きや届け出もうっかり忘れてしまうことも。挨拶状も、取引先一件一件に送付しなければなりません。気持ち良く移転先で事業の再スタートが切れる様、万事抜かりなく事務所移転をやり遂げて下さい。

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