見積もり依頼書作成のルールと基本

2017.11.09 更新日:2022.05.06スタッフブログ

見積もり依頼書を作成する男性

商品やサービスの値段が知りたい時に出すのが「見積もり依頼書」です。会社では、作成担当の方がいることも多いため、自分で作ったことがないという方もいるのではないでしょうか。見積もり依頼書は間違った書き方をすると、行き違いが起こる原因になります。ルールに従って作成しましょう。今回は見積書の正しい書き方をご紹介します。

意外と知らない?見積もり依頼書の作成

見積もり依頼書とは?

見積書とは、商品を仕入れたり、サービスを頼んだりする際に、金額はいくらかになるか調べるための書類です。希望の商品の種類や数量といった情報を記載してクライアント等へ渡します。多くの場面では、見積書を元に契約するかどうかを決めています。

見積書作成には3つのメリットがあります。まずは、発注するかどうかの目安になることです。正式な金額が分かるため、契約するか否かの判断もしやすくなるでしょう。また、お互いの認識の違いを防止することもできます。見積書に支払い条件や納品内容を正確に書いておくことで、思い違いも避けられ、信頼関係が損なわれることもありません。また、社内や取引先、仕入先の相手に、取り引きの内容を提示するといった意味もあります。

見積もり依頼書の内容

見積もり依頼書には、以下の内容を書きます。

依頼主情報

会社名・住所・連絡先・担当者氏名を記載します。メールで見積もりを依頼する場合は、メールアドレスも必要です。

商品やサービスの仕様

商品の場合、品番・型式・バージョン・サイズ・色・年式などを記入します。サービスの場合は、具体的な内容や手順を書いて下さい。誤解がない様に、なるべく具体的に記載しましょう。特に、工事やシステム開発といった見積もり依頼は、食い違いがあるとトラブルになる可能性が高くなります。

数量と単位

数量や単位は必ず記載して下さい。工事やサービスを頼む場合、○○一式という書き方をする場合がありますが、曖昧な表現は避けたほうが無難です。個数や本数は必ず正確に書きましょう。

受け渡し方法

「宅配便で送る」「設置する」「持参する」など、受け渡しの方法を選んで下さい。サービスの依頼などで受け渡し方法を書く必要がない場合は、項目を作らなくても大丈夫です。

納品場所

届け先の場所や住所を書きます。指定場所や届け先の本社所在地および本社営業部などを記載することになります。

納期

納期を記入します。日付で書く場合もありますし、受注後○○週間以内とすることもあります。

支払い方法

一括なのか分割なのか、手形によって払うのかどうかを書きます。

発注スケジュール

商品の調達や、サービスの実施を急ぐ場合は、見積もり依頼の時点でスケジュールを伝えることがあります。急ぎではない場合は書かなくてかまいません。

見積もり依頼書の2つの書式

見積もり依頼書には、2つのタイプの書式があります。1つは、自分や自分の会社が仕入先に対して見積もりを頼む場合です。この場合は、宛先の後ろに会社なら「御中」、担当者の名前を書く場合は「様」と記入します

タイトルの下には挨拶文を入れて下さい。「拝啓」からの書き出しや時候の挨拶は必要ありませんが、簡潔な挨拶は記載しておきましょう。その下に、依頼主情報・希望納期・納品場所・見積もり依頼品明細・支払い条件・見積もり提出期限・提出方法といった情報を入れます。追記がある場合は、備考欄を設けて下さい。

もう1つは、取引先や顧客から自分の会社へ見積もり依頼書のフォーマットを作る場合です。この場合、自分の会社宛てのフォーマットを作ることになるため、宛先には「御中」や「様」を使いません。代わりに「行き」と書きます

書面の右上には問い合わせ先として自社の名前と担当部署名、連絡先を記載しましょう。挨拶文は依頼主が書く文章を代筆することになるため、「下記につき、見積もりを依頼します」といったシンプルなものでかまいません。さらに、依頼主情報・希望納期・納品場所・見積もり依頼納品明細・支払い条件・見積もり提出期限・提出方法・備考の欄を作れば、フォーマットの完成です。

注意するポイント

見積もり依頼書を頼む時は、依頼の内容が正しく伝わる様に注意しましょう。分かりにくい書き方をしてしまうと、トラブルが起こる恐れがあります。もっとも正確に伝える必要があるのが、何をいつまでに欲しいのかということです。誤解が起こらない様に商品名や日付は正確に記載しましょう。

また、見積もり依頼書の文末には、「~でお願いします」とつけてしまいがちですが、これだと要請・指示と受け取られかねません。「お願いします」の代わりに「お願いできますでしょうか?」と書くと、確認の意味になり、相手が気分を害する心配もなくなります。表現にはくれぐれも注意して下さい。

また、見積書の内容は外部へ漏らしてはいけないことになっています。提出する際は、その件に関してお互いが知り得た情報を外部に漏らさないという契約をして下さい。暗黙の了解になっている場合もありますが、見積もりの内容に極秘事項が含まれる場合は書面で契約した方が安全です。

仮に契約をしなくても、「相見積もり」を取る場合に、情報を他の企業へ漏らすのはタブーです。会社の信用が失われることにもなりかねないため、この点はしっかり押さえておいて下さい。

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