スケジュール管理の基本とコツ

更新日：2022.05.06スタッフブログ

ビジネスシーンでのスケジュール管理には、基本となるテクニックと、いくつかのコツがあります。いかに的確にスケジューリングができるかで、目指した結果の質や周りからの評価も大きく変わってきます。今回は、スケジュールの立て方を手順に沿ってご説明します。

1 適切なスケジュール管理で仕事の質向上を目指しましょう

適切なスケジュール管理で仕事の質向上を目指しましょう

まずは、月内の作業内容を書き出し、優先順位を決める

スケジュール管理でまず行うのは、月内の作業内容の洗い出しです。該当する月の作業をすべて書き出したら、緊急性や重要度を考えながら優先順位を決定します。その中でも、「締め切りがはっきりしている仕事」「締め切りが自由な仕事」「合間にできる仕事」といった具合に、順位を決めていきましょう。優先順位が決まったら、業務ごとに締め切り日を決めて下さい。締め切り日は、余裕をもって1～2日前に設定しておくことをおすすめします。

締め切りが自由な仕事や合間にできる仕事にも、必ず締め切り日を設けます。「いつでもいいや」と後回しにしていると、一向に片付かない仕事が増えてしまうばかりです。ぜひ、すべての作業にゴールを決める様にして下さい。いつも期限が遅れてしまったり、持ち越しとなってしまったりする業務があるのなら、この機会に原因を探ってみましょう。作業の棚卸しができると、自然と自分自身への負担も軽減される様になります。ぜひ、取りこぼしのない様に、作業内容を書き出していきましょう。

時間のかかるもの、ビッグイベントなどをチェック！

作業の書き出しを終えたら、時間のかかるものやビッグイベントはないかをチェックします。作業工数が多い面倒な仕事や、チームが一丸となる必要のある大きな行事は、特に慎重にスケジューリングする必要があります。工数のかかる仕事は、やらなければならないことをまず書き出して下さい。月内の作業に優先順位をつけた時と同じ要領で、先にやるべき作業を決定しましょう。

人手が必要な場合は、早めに人員を確保しなければなりません。社内の大きなイベントとなると、社長を含めた各役員、部長クラスの予定を押さえる必要も出てきます。例えば、創立記念イベントを催すとなれば、欠席者が出ない様な調整を行うのが担当者の腕の見せどころです。スケジュールを管理するということは、こうした細かい作業についてもすべて洗い出す必要があるのです。時間のかかる作業やビッグイベントでは、抜け目がない様に注意しましょう。

中間日までの作業と進め方を決め、日割り設定

おおまかなスケジュールを決めたら、次に日割り設定を行います。中間日までにどのくらいの作業をどの様に進めるかを決めていきます。1つの作業のゴールを10とすると、中間日には「6」までの作業を完了できるスケジュールを立てましょう。「5」ではなく、「6」に設定しているところがポイントです。万が一、スケジュールが押してしまっても、「6」に設定しているため、その分の余裕が生まれることになります。

中間の締め切り日が決まったら、業務を細かく日割り設定してみて下さい。中間日から逆算して、日単位の業務計画を立てていくのです。少し面倒に感じるこの作業が、意外に重要となります。日割り管理によって、全体の作業の進捗管理ができ、ゴールに向けての業務を調整しやすくなるからです。チームで作業を行う場合は、この中間締め切り日に、計画に問題がないかを報告し合いましょう。もちろん、個人でも同様に、計画に軌道修正が必要か否かを検討する機会は必要となります。

急な予定が入っても大丈夫な様に、すきま日時を作る

スケジュール通りに作業を進めるのが望ましいのですが、急な仕事や体調不良など、想定外の事態にも臨機応変に対応しなければなりません。そのため、すべての予定に「すきま日時」を作る様にしましょう。

忙しいビジネスマンは、すきま日時を作ることすら厳しいという方もいるでしょう。昨今、人材不足で悩まされている企業は多くありますから、「時間がない」というのは従業員にとって切実な悩みです。しかし、新たに人を確保できない状況にあるからには、いかに現状作業の効率化を図るかに意識を向けなければなりません。改善できる業務はないか創意工夫をしながら、すきま日時を作る努力をしてみましょう。とはいえ、従業員はロボットではありません。すきま日時にこだわり過ぎて、ご自身に過度な負担がかからない様に気をつけましょう。

スケジュールアプリなど、便利なツールを使おう

ここまでご説明してきた内容を紙で管理するのは、至難の業です。手帳でスケジュールを管理していた場合、万が一、紛失してしまったら一大事です。こうした心配に備えて、スケジュール管理をクラウド上で行うことをおすすめします。

例えば、スケジュールアプリでは、予定を事前に教えてくれるリマインダー機能やチーム内でのスケジュールの共有が可能です。さらに、予定が変更になった時も簡単に修正ができるのもポイントです。案件に応じて複数の予定表が使い分けられますから、スケジュールを管理する負担が大幅に軽減されます。

アプリケーションは無料で使用できるものが多く、コストの心配もほとんどありません。継続して行う業務は実績として残るため、前回の作業の進め方を参考にしたり、改善点を見つけたりする作業がスムーズになります。さらに、こうした便利なツールを活用してみると、他の業務を効率化できないかと検討する機会も生まれます。ぜひ、今回ご紹介したスケジュールの基本とコツを押さえ、仕事の質を向上させてみてはいかがでしょうか。