秘書の必須スキル「営業電話の断り方」「電話アポイントメントの取り方」など

2018.02.02スタッフブログ
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相手に不快な思いをさせないために

役員や社長などの大物を相手にすることが多い社長秘書。営業電話やアポイントメントの依頼を断る場合、一歩間違えれば上司や企業の顔に泥を塗る行為になりかねません。そんな状況の中で、秘書はどんなテクニックを使って業務をこなしているのでしょうか。今回は、秘書の必須スキルである『営業電話の断り方』『アポイントメントの取り方』『上司の来客への断り方』『知らない外部企業からのアポの断り方など』のテクニックをご紹介します。

アポイントメントを断られた営業マン

営業電話の断り方

社会にインターネットが普及してきたとはいえ、まだまだ営業電話は減らないのが現状です。営業電話の断り方を誤ると、何度もかかってきたりして業務の妨げとなり、時間ばかり取られてしまいます。忙しい時などは、どんなに丁寧な営業電話をされても腹が立つこともあるでしょう。時間の節約のためにも、担当の社長や役員、企業そのものに失礼になることなく、はっきりと断る秘書のテクニックをご紹介します。

「社長は外出中です」「今日は戻りません」など曖昧な表現で断ろうとすると、営業担当者は何とかしてこちらの担当者に電話をつないでもらおうとしたり、在籍の時間を聞き出そうとしてくるでしょう。最終的に「ではまた改めてお電話させていただきます」というかたちで電話を切られてしまい、また別日に電話の相手をすることになってしまいます。

電話に出て営業電話だと察知した時は、「恐れ入りますが、どういったご用件でしょうか?」とこちらから切り出すことで、長々としたやり取りを省略することが可能です。このフレーズを使われると、ほとんどの営業担当者はやむなくセールスの話をせざるを得なくなってしまいますから、次の様なフレーズで切り返し、きっぱりと断りましょう。

  • 「申し訳ありませんが、全てお断りする様にと言われております」
  • 「弊社は、新規のお取引は控えさせていただいております」
  • 「必要な場合はこちらから折り返しますから、今後のご連絡は不要です」
  • 「せっかくのお話ですが、わが社では今のところ必要ありません。お手数ですが電話先のリストから外していただけないでしょうか?」

相手に期待を抱かせない様に断ることで、かえって電話の相手から感謝されることが増えたという声もある様です。

アポイントメントの取り方

現代のビジネス社会において、アポイントメントを取るスキルは必須といっても過言ではありません。インターネットやスマートフォンの普及により、個別に連絡が取れやすくなったことで、アポなしでの訪問は非常識とまでいわれています。こちらでは、秘書が実際に使っているアポイントメントの基本手順とポイントをご説明します。

  1. 電話をしたらまずは会社名、名前をはっきり名乗りましょう。
  2. 次に、「○○について、お目にかかりご相談させていただきたいのですが」など、目的をしっかり説明します。
  3. 訪問の日時・同行者の有無(人数)・面談の所要時間を伝えましょう。こちらの希望を押し付けるのではなく、相手の意向を伺いながら決めていくことがポイントです。
  4. アポイントメントが取れたら、復唱と確認をしっかり行いましょう。
  5. 前日に必ずもう一度連絡して変更の有無を確認して当日に備えます。

地位の高い方へアポイントメントを取る場合は、直接連絡は失礼にあたりますから、必ず秘書などを通して連絡する様にしましょう。その際は秘書の名前も確認しておくことがポイントです。

アポイントをとることに成功した秘書

上司の来客への断り方

来客の面会や会議の欠席の連絡など、仕事上何かしら断らなくてはいけない場面もあるでしょう。アポイントメントがあった上で断りの連絡をする場合は、相手が不快に思わない様な断り方をすることが大切です。恐縮の気持ちをきちんと伝え、立場を考えた丁寧な応対が求められます。「できません・分かりません」などの否定形の表現は避け、「いたしかねます・分かりかねます」など、肯定系の表現を心がけると良いでしょう。

飛びこみ営業の方などに対しては、なおさら時間が取れないことも多いのではないでしょうか。さらに、セールス内容が企業にとって必要のない商品やサービスだった場合は、そうした営業自体を断らなくてはいけません。「考えておきます」「結構です」「検討しておきます」など、どちらにもとられてしまう断り方は避けて明確に断る様にしましょう。

知らない外部企業からのアポの断り方など

面識もなく用件も分からない方を役員に取り次ぐのは難しいことです。営業担当者によっては、営業電話と悟られない様にあの手この手を使って連絡を取ろうとする方もいますから、見極める力も必要です。

本当に上司とつながりのある方なのか、目的は何かなど、まずはある程度の確認をしておきましょう。必要がない商品やサービスを提案している企業でも、今後何かご縁があるかもしれません。アポイントメントを断る場合はむげに断るのではなく、未来を見据えた誠意ある「お断り」を心がけることもポイントです。恐縮の念とともに、今はどんな企業からの営業もお断りさせていただいているということを伝えると、断られた方の心の負担を軽減することができるでしょう。

営業電話やアポイントメントを断る場合の連絡は、対外的にも対内的にも腕の見せ所といえます。ちょっとした言い回しの工夫で自分自身や上司、企業全体の好感度を上げるチャンスでもあるからです。「必要ありません」と一言で済む様な話だからこそ、誠意を尽くした対応が求められるのです

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