人間関係を円滑に運ぶためのコミュニケーション・マナー

2018.02.21 更新日:2022.05.06スタッフブログ

円滑なコミュニケーションが行われる職場

働きながら、人間関係で悩む方も多いでしょう。その様な悩みを解決してくれる方法のひとつが、コミュニケーションの・マナーです。多少意識を変えて、話し方と聞き方の工夫をするだけで、職場の同僚・先輩後輩らと良好な関係構築に役立ちます。そこで今回は、人間関係の円滑化につながるコミュニケーション・マナーについてご説明します。

良好な人間関係を築くためのコミュニケーションとは

「分かったつもり」「聞いたつもり」はNG

表現力や理解力は人によって異なります。何か業務を引き受ける時など、時間に余裕がなければ分かりやすく教えてもらえるとは限りません。上手な説明でも、こちらの不注意から内容を誤解する恐れもあります。
そんな事態を防ぐために、「分かったつもり」や「聞いたつもり」は禁物です。相手の表現が理解しにくいと感じたら、自分なりの言葉に置き換えて聞き直すと良いかもしれません。「説明が足りなかった」、あるいは「話が食い違っている」と相手の人が認識すれば、言葉を補ってくれるでしょう。

専門性の高い内容である時など、こちらの理解が追い付かない場合も、素直に質問するほうが賢明です。黙って聞き流していたら、疑問が残ったまま説明を続けられてしまうでしょう。単に「難しくて理解できない」と伝えるのではなく、どこが分からないか具体的に提示すると、話している側は教えやすくなります。
「きちんと意図が伝わった」もしくは「何を言いたいか分かった」と感じられれば、お互いに「話が通じる人」と認識できます。相手の言わんとするところをくみ取り、意思疎通を図ることで、良好な人間関係の構築につながるでしょう。

質問をする女性

固定観念や先入観念は捨てよう

固定観念あるいは先入観は、コミュニケーションの妨げになります。偏見の混じった考え方が発言内容や聞く姿勢に影響を及ぼし、客観的な判断を鈍らせてしまうためです。
ある話題について話し手が先入観にとらわれていると、会話の内容は主観中心になりがちです。第三者からは、「聞くに堪えない」と思われるかもしれません。偏見を捨てれば話に客観性が増し、意見を主張しても説得力が加わります。きちんと論理的に話せる人と見なされ、会話に耳を貸してもらえるでしょう。

固定観念に縛られていると、話を聞いても自分の考え方だけが正しいと信じてしまう場合が少なくありません。事実に基づく説明を受けても、異なる意見を受け入れられなくなる恐れがあります。その状態から解放されると、いろいろな価値観を認める余裕が出てきます。もし話し合いの場で意見が対立しても、感情的にならず落ち着いて議論を続けられるでしょう。「丁寧に話せば歩み寄れる人」と見なされ、積極的に話しかけられる様になるかもしれません。
会話から思い込みなどのマイナス要素を取り除けば、仕事においても意見がまとまりやすくなります。相互理解が容易になり、コミュニケーションを成立させるための労力は軽減されるでしょう。

上手な聞き方テクニック

コミュニケーションを円滑にする方法として、いくつか上手な聞き方があります。いずれのテクニックも、相手が話しやすくなる点が共通しています。

話を聞く女の子

基本的に話が続いている間は、流れを切らずにあいづちを打ちながら聞くのがマナーです。相手の話が途切れたら、そのタイミングで自分の言葉を挟みます。共感の気持ちを示すと、お互いの距離を縮める効果が期待できます。悩みを打ち明けられた際は、「それはつらいですよね」と伝えるだけでも、相談者に安心感を与えられるでしょう。
話が続かない場合は、何か質問を投げかけるのが有効です。興味を持っていることを態度で示すと、会話の発展につながります。部屋で飼っているペットのことでも、まだ聞きたいと意思表示すれば、飼い主はもっと話したくなり言葉だけでは足りず写真も見せてくれるかもしれません。

業務の引き継ぎなどミスを避ける必要がある時は、復唱がおすすめです。自分なりに変換してしまうと、引き継ぐ人はそんな風に言っていないと不安になる可能性があります。相手の言葉通りに繰り返した方が、聞き間違えていないか確実にチェックできます。
これらのスキルを使って話しやすい雰囲気をつくれば、周りとのコミュニケーションはさらに深められるでしょう。いろいろな話題で会話が弾み、職場も明るくなると思います。

聞き上手になるポイントは他にもあります。詳しくは過去のコラム「コミュニケーションスキルを磨くには、聞き上手になることが大切」にまとめてありますので、ぜひご覧ください。

時にはボディランゲージも必要

ボディランゲージは、言葉以上に雄弁な時があります。口での説明に動作を加えると理解の助けになる場合が多いので、身に付けておくと便利でしょう。

来客に社内を案内する際には、手の動きも添えると分かりやすくなります。案内役が歩きながら「こちらは…」「そちらは…」と口だけ動かしても、お客さまはどこを指しているのか混乱するでしょう。言葉とともに手も伸ばせば、どちらを見れば良いかはっきりします。その際、手のひらは上でなくお客さまに向けるのがマナーといわれています。この向きは、「相手の人を受容する」という思いを表せるためです。

ボディランゲージを上手に組み合わせると、表現力はさらに豊かになります。適切な使い方を覚えれば好感度アップにもつながるので、しっかり習得することをおすすめします。

Pocket

The following two tabs change content below.
電話代行サービス株式会社では、電話応対のアウトソーシングを検討している方向けに、電話代行やビジネスに関する情報を発信していきます。 電話代行について相談する
お問い合わせ