上司からの残業依頼を断る際のマナー

2018.03.20 更新日:2022.05.09スタッフブログ

残業を頼まれた工場勤務の社員

これで今日の仕事は終わり!と思って気持ちよく帰ろうとしたら、上司から残業を頼まれた…。という経験をお持ちの方は多いでしょう。上司からの依頼を断るのはそう簡単ではありません。ただし、「36協定届」が提出されていない会社では、基本的に残業を要請することはできないのです。今回は、残業を断れるかどうかの目安となる36協定の他、残業を断る時の注意ポイントについてご説明します。

残業は断ることはできるの?

残業拒否できるかどうかは、「36協定」で決まる

残業を拒否できるかどうかの目安として、36協定(さぶろくきょうてい)があります。労働基準法第36条に由来することからそう呼ばれます。

労働基準法第36条には「労働者に対し、法定労働時間(1日8時間1週40時間)を超えて働かせる場合、もしくは休日出勤させる場合は、あらかじめ労働組合と使用者で書面による協定を締結しなければならない」としています。つまり、会社が36協定届を労働基準監督署に提出していない場合、残業を要請されても拒否できるのです。36協定届を出していないにもかかわらず、会社が労働者に残業をさせた場合、6カ月以下の懲役または30万円以下の罰金が科せられます。

就業規則に記載があれば、断れないことも

就業規則に時間外労働についての記載があれば、社員は正当な理由なしに残業を断ることができません。就業規則にもきちんと目を通しておくことが大切です。また、総務部や人事部、労働組合に確認するのも良いでしょう。

残業を断れる理由

会社が従業員に対して残業を要請すること自体は、労働基準法違反ではありません。ただし、従業員側も、正当な理由があれば残業を断ることができます。正当な理由とは、以下の様なケースです。

  • 体調不良
  • 家族の事情(育児・介護・看病など)
  • 36協定を結んでいない

基本は、「36協定を結んでいるかどうか」にあります。36協定が結ばれているかどうかは、労働組合に問い合わせて確認する様にして下さい。

残業を断る時の注意点

残業は、正当な理由さえあれば36協定を結んでいたとしても断ることが可能です。とはいえ、「頼まれたら断れない」「断ったら、嫌われるかも」という気持ちが先行して無理をして残業を引き受けてしまう、という方も多いでしょう。本当に体調不良であれば、断って他の誰かに頼むのがベストです

残業を断る社員

正当な理由があっても、丁寧に断ろう

体調不良や家庭の事情などの理由があれば、無理をして残業する必要はありません。会社側も、残業を無理強いすることはできないのです。会社側とうまく折り合いを付けるには、マナーある断り方のマナーを心がけましょう。
残業できない事情も理由も告げず、黙って帰ってしまったら、当然印象も悪くなりますし、職場の人にも迷惑がかかってしまうでしょう。もし自分が困った時、助けてもらいない可能性もあります。どの様な理由であれ、残業できない時はきちんと事情を説明して、了承を得てから帰社する様にして下さい

代替案を出して断る

「今日定時で上がる代わりに、明日の朝早く出社させて下さい。その時間を使って終わらせます」「○○時から用事があるので、一部で良ければ引き受けます」など、代替案を提案するという方法も有効です。これだと、きっぱりと断るより印象が良く、相手も「それなら…」と引き下がりやすくなるでしょう。また、「1時間だけなら大丈夫です」と条件込みで提案するのも良いでしょう。できるところまで協力してあげる姿勢が、周囲からの評価につながります。

メールやチャットで断る時の例文

業務連絡のやり取りを、メールもしくはチャットなどでしている場合、残業の断りもそれらを使って入れることになるかもしれません。文言で断る時は、クッション言葉を冒頭に置くと、文面も柔らかくなって相手の納得を引き出しやすくなります。

「お疲れ様です。本日の残業、私も手伝いたいところですが、あいにく、この日は先月から予定が入っており、定時で上がらせていただければ幸いです。この埋め合わせは、後日必ずしますので、何とぞよろしくお願いいたします」
「残業の依頼メール確認いたしました。誠に申し訳ございません!今日は、家族との予定が入っており、○○さんのお気持ちに応えられません。本当にすみません。代わりといっては何ですが、今週の金曜日であれば、残業OKです!調整可能であれば、ぜひご検討下さい」

文章が淡々として味気ない場合は、「!」などをうまく使って気持ちが伝わる文章に仕上げて下さい。もちろん、使う相手やタイミングには一定の考慮が必要です。
たとえチャットや社内メールであっても、気を配るかどうかで文章の雰囲気がガラリと変わります。ただ「できません」「今日は無理です。すみません」と返すだけでは、とても冷たい印象を与えてしまいます。それだけでなく、「この社員はコミュニケーションが下手だな」とマイナス評価されてしまう恐れも。人間関係を損なわないためにも、残業断りのメール・チャットの際は、気持ちを込めて送る姿勢を大切にして下さい。

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