【図解あり】会社電話の保留のやり方完全解説！パーク保留・マナー編
更新日：2025.11.19ビジネス豆知識 , 電話代行
「保留」は、電話を取り次ぐ時など、相手を待たせる際に使用する機能です。会社の電話対応で意外と多いのが「保留の操作がわからない」「解除の仕方を間違えてしまう」といったトラブルです。とくに初めてビジネス電話を扱う人にとって、保留ボタンやパーク保留の使い方は混乱しやすいポイントといえるでしょう。この記事では、代表電話や社内電話での保留のやり方や解除方法を図解でわかりやすく解説します。さらに、保留の種類や正しいマナーについても紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
【関連記事はこちら】>>電話の取り次ぎ方～新入社員編～
電話の保留とは？基本と正しい使い方
電話保留とは、通話を一時的に中断し、相手を待たせるための機能です。通話の中断中に無音状態が続くと、電話がつながっているかがわからず、通話相手が不安になってしまうことがあります。また、社内の話し声や物音が聞かれてしまうのも、プライバシーの観点から好ましくないでしょう。
保留中は「保留音」や「メロディ」が流れ、相手が切らずに待てるように配慮されています。ビジネスシーンでは日常的に使われる操作ですが、正しい手順やマナーを知らないと、相手に不快な印象を与えてしまうこともあるため注意が必要です。ここでは、保留の基本と正しい使い方をわかりやすく解説します。
保留を使う主な場面
- 担当者へ取り次ぐ時
- 社内で情報を確認して折り返す必要がある時
- 上司に指示を仰ぐ時
いずれのケースでも、「すぐに返答できないから少しお待ちいただく」という場面で保留は欠かせません。すぐに返事ができない時、いきなり保留ボタンを押すのはNGです。相手からすると、突然無音になったり保留音が流れたりすると「切られたのでは？」と不安になります。保留にする前には必ず次のようなひとことを添えましょう。
- 「ただいま確認いたしますので、少々お待ちください」
- 「担当者におつなぎいたしますので、保留にてお待ちいただけますか」
このひと声だけで、相手に安心感と丁寧な印象を与えられます。
保留ボタンの使い方
保留ボタンは、ほとんどのビジネスフォンに搭載されています。通話中に「保留」ボタンを押すだけで相手が保留状態になります。スマートフォンの場合は、「ミュート」と混同しないよう注意が必要です。ミュートは「自分の声だけを相手に聞こえなくする」機能であり、保留とは異なります。相手側には無音が続くため、ビジネスでは誤解を招きかねません。
保留中でも通話料金が発生しているため、相手を長く待たせるのは失礼にあたります。1分以内を目安に対応するのが理想です。確認や取り次ぎに時間がかかる場合は、一度電話に戻って次のように伝えましょう。
- 「お待たせして申し訳ありません。確認に少しお時間をいただきますので、折り返しご連絡いたします」
電話の保留操作をパターン別に解説
ビジネスシーンで使われる「保留」にはいくつかの種類があり、状況に応じて正しく使い分けることが大切です。とくにオフィスでは、同じ社内でも電話機の種類や回線システムによって操作方法が異なることがあります。ここでは、自己保留・パーク保留・転送保留の3パターンを中心に、それぞれの使い方と注意点をわかりやすく解説します。以下の図でそれぞれの流れを確認しましょう
自己保留（自分の電話機で一時停止）
- 通話中に「保留」ボタンを押す
- 相手に保留音が流れ、通話が一時停止する
- 再開する場合は「保留解除」ボタン、または点灯している回線ボタンを押す
相手を少しでも待たせることになる場合、保留機能を使うのが基本です。「少々お待ちください」とひとこと添え、1分以内を目安に復帰するようにしましょう。
パーク保留（複数人で共有）
- 通話中に「パーク保留」ボタンを押す
- 保留先の番号（例：パーク番号「1」や「2」）が表示される
- その番号を他のスタッフに伝える（例：「1番にお電話が入っています」）
- ほかのスタッフが任意の電話機で「パーク1」ボタンを押すと通話を引き継げる
パーク保留を活用すれば、電話をいったん保留して別の担当者がどの電話機からでも対応できます。社内での取り次ぎが多い病院・コールセンター・営業オフィスなどでよく使われる方法です。
転送保留（他の担当者へ）
- 通話中に「転送」または「内線」ボタンを押す
- 転送先の内線番号を入力する
- 「○○宛にお電話です」と伝えてから転送完了ボタンを押す
また、直接転送ではなく一度保留にしてから確認する「確認転送」もビジネス上では一般的です。この場合は、まず「ただいま○○宛のお電話が入っております」と内線で確認し、了承を得たうえで転送すると丁寧です。
ビジネスシーンで失敗しない保留マナー
保留の操作自体は簡単でも、相手への印象を左右するのは「やり方」よりも「マナー」です。電話対応では、たった数秒の保留でも丁寧な言葉遣いと気配りが信頼を生む一方、雑な対応は企業イメージを大きく損なうことがあります。ここでは、相手に不快感を与えないための保留マナーと、具体的な話し方の例を紹介します。
保留に入れる前のひと声が印象を決める
もっとも重要なのは、保留ボタンを押す前のひとことです。無言で保留にすると、相手は「電話を切られた？」と不安になってしまいます。保留前には必ず次のような声かけをしましょう。
- 「ただいま確認いたしますので、少々お待ちくださいませ」
- 「担当者におつなぎいたしますので、保留にてお待ちいただけますか」
この時、語尾をやわらかく伝えると印象が良くなります。「お待ちください」よりも「お待ちいただけますか」「少々お時間を頂戴いたしますね」など、依頼調にすることで、より丁寧な印象を与えられます。
保留中はできるだけ早く対応を
保留中の相手は、こちらの状況が把握できないため「どれくらい待てばいいのか」がわからず、1分でも長く感じてしまうものです。目安としては30秒～1分以内に戻ることが理想です。もし確認や取り次ぎに時間がかかる場合は、一度電話に戻りましょう。
- 「お待たせしております。確認に少しお時間がかかりそうですので、折り返しご連絡いたします」
このひとことがあるだけで、誠実な対応として好印象につながります。
再開時の「お待たせいたしました」は必須
保留を解除して通話を再開する時には、最初に必ず「お待たせいたしました」と一言添えるのがマナーです。とくに取り次ぎ後に担当者へ引き継ぐ場合は、相手に再度礼を述べるとより丁寧です。
- 「お待たせいたしました。担当の〇〇におつなぎいたします」
- 「お待たせいたしました。確認が取れましたので、ご案内いたします」
こうしたやり取りを自然に行えると、電話応対全体の印象がぐっと上がります。
保留音・社内放送にも気を配る
保留音は、相手が聞く“待機中の空気”を作ります。音が大きすぎたり長すぎたりすると、相手のストレス要因になりかねません。
また、オフィスで「○○様からお電話です」と社内放送する際は、相手に聞こえないよう配慮することも大切です。社名や個人名を大声で呼ぶのは、守秘義務や印象の面で望ましくありません。
保留に関するよくある悩みと対処法（Q&A）
電話の保留操作はシンプルに見えて、実際は「どのボタンを押せばいいかわからない」「間違えて通話を切ってしまった」といったトラブルが起こりやすいものです。ここでは、保留に関してよくある疑問とその対処法をQ&A形式でまとめました。
Q. 保留ボタンがどこにあるかわからない
A. ビジネスフォンの場合、「保留」または「HOLD」と書かれたボタンが本体の下部や受話器の近くにあります。機種によっては、回線ボタンと一体化している場合もあります。もし見つからない時は、内線マニュアルやメーカーのWebサイトで型番を確認しましょう。
Q. 保留の解除方法がわからない
A. 通常は、点灯している「保留中の回線ボタン」または「保留解除ボタン」を押すことで通話が再開します。回線が複数あるビジネスフォンでは、どの回線が保留中かランプで確認することも可能です。
Q. 保留中に受話器を置いてよいのか？
A. 一般的に、自己保留（自分の電話で待たせる）では受話器を置いても問題ありません。ただし、受話器を戻す動作が「通話終了」とみなされるタイプの電話もあるため注意が必要です。とくに古いビジネスフォンや家庭用電話では、受話器を置くと保留が解除されて切断されることがあります。
Q. 保留中に誤って電話を切ってしまった場合は？
A. すぐに相手へ折り返しの電話をしましょう。
「先ほどは手違いで通話が途切れてしまい、申し訳ございません」と状況を説明して誤って切ってしまったことを謝罪することで、誠実な印象になります。たとえ相手が名乗らなかった場合でも、代表番号にかけ直して確認する姿勢が大切です。
Q. 転送先の担当者が出ない場合は？
A. すぐに電話を自分のもとへ戻し、相手に状況を伝えるのがマナーです。
「申し訳ございません、ただいま担当者が席を外しております。戻りましたら折り返しご連絡いたします」と丁寧に対応しましょう。そのまま長時間保留にするのは避け、できるだけ早く次の対応（折り返しや他の担当者への引き継ぎ）を行うのが望ましいです。
ビジネス電話の保留操作は、単なるボタン操作ではなく「相手への気配り」が大切な場面です。正しい使い方とマナーを身につけることで、取引先や顧客に信頼感を与え、企業全体の印象も向上します。また、パーク保留や転送などの機能を理解しておくと、スムーズな社内連携にもつながります。
ただし、日々の電話対応が多く、保留や取り次ぎの手間に追われている企業も少なくありません。そんな時は、電話対応の効率化を図れる電話代行サービスの活用がおすすめです。弊社・電話代行サービス株式会社では、経験豊富なスタッフが、御社に代わって丁寧・迅速に電話を対応いたします。業務の負担を減らしながら信頼性の高い電話応対を実現できます。
最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)
- 【図解あり】会社電話の保留のやり方完全解説！パーク保留・マナー編 - 2025年11月24日
- 思ってたのと違う！？AI電話対応のメリット・デメリット - 2025年11月14日
- ネットショップ初心者必見！ネットショップの立ち上げ方 - 2025年11月3日
電話対応で聞き取れない時に効果的な対応策を6つ紹介
「ピグマリオン効果」で部下のモチベーション向上
台風時の出社基準は？～有給問題や計画運休まで徹底解説～
社員旅行中も安心！顧客対応は電話代行におまかせ
退職する同僚へ向けてのメッセージ例文集
ネットショップ初心者の失敗しない商品選びと仕入れのコツ6選