士業で電話代行を利用するメリットとは

法律に関わる案件を扱う士業事務所の事務員の方には、一般事務と異なる法律関連の専門用語などの知識が必要なため、人材を一から育成するには時間とお金がかかります。しかし、士業専門の研修を終えたプロのオペレーターが電話対応をすれば、人材育成する時間とお金のコストカットができます。

弁護士・法律事務所で電話代行を利用するメリット

更新日：2023.03.22電話代行

法律を仕事にしている業種として、弁護士や法律事務所があります。他の仕事でも必要ではありますが、この業種で最も重要とされるのは「相手との信頼関係」になります。勿論、直接顔を合わせて話せば信頼は得られます。ですが、まずは事前に電話で問い合わせする事が多いでしょう。

「外出している事が多い」「案件に集中した為に電話を取り零す」ことがあっては、実際とても親身な相談や、丁寧に対応できる場所であってもこれでは相手が安心して相談できるきっかけを失います。電話での応対も、一件辺りの応答する時間が短くとも積もって行けば相当な時間を奪われています。時には本来の業務を予定通りに取り掛かれず、支障が出てしまう事も可能性として考えられます。法律を力に仕事をする方、そして力を借りたい相手方の双方への負担やストレスを与えず、スムーズに取り掛かれるように「電話代行」で問題を解消しましょう。

1 信頼を勝ち取る電話代行
2 優先する案件を精査する
3 コストパフォーマンス
4 オーダーメイドで無駄がない
5 おわりに

信頼を勝ち取る電話代行

「電話応対をきちんとしてもらえるか」というのは、最も気になる点として挙げる方が多いです。電話対応のスキルとは、顔を合わせず声だけで相手に「信頼できる」印象を付けるという難しい事を求められます。印象は、実は「初めの電話対応」で決まります。

電話先の第一印象が悪くなる事で「本当にここに頼んでいいか」と不信感へつながってしまい、相談相手からの信頼度が一気に落ちます。ですが、電話代行を行うスタッフは厳しい研修を受けた人材なのできちんと対応できる事は勿論であり、最初の印象からしっかりと「親身」「心配り」のある対応が可能です。言わば「事務所の顔」で、丁寧な印象を持たせることができます。

優先する案件を精査する

続いてのメリットとしては、重要案件から対応できることです。ご自身で応対を行うと、本来優先すべき事柄が後回しになってしまったり、埋もれたりする事があるかもしれません。電話代行を利用すれば、一時受付を受け折り返しの状態でスタッフから連絡がきます。

優先すべき案件や業務を確認し、順次対応が可能です。スタッフ数名で電話応対を行いますので、電話を取り零す事は無いです。電話対応が無くなる分、案件をスムーズに進められます。そして集中した分、結果的に効率性を上げ大きな生産性に結びつきます。

コストパフォーマンス

電話代行業者スタッフの力を借りずに、電話応対が出来る事務員を雇用するのも方法です。ですが、電話内容を理解出来た上で丁寧なマナー応対スキルを持つ人間を育成するには、事務所側には大きな時間と費用が掛かります。特に法律に関わる案件を扱う為、一般事務と異なる事も数多く応対ができるまで潤滑に進まない事で業務が滞ることがあります。そして、電話相手に少なからず迷惑や心配を掛ける場合もあります。

代行スタッフなら、専門対応の研修を終えたスタッフです。マナーある態度は勿論、希望があれば応対方法も相談可能なため、電話応対する人間を育成する長い期間が大きく削られます。そのため、多少費用は掛かってもその価値は高いと考えられます。

オーダーメイドで無駄がない

電話代行には、様々なプランが用意されており自社に合ったプランを選ぶことができます。さらに電話代行サービス（株）では、クライアント様の要望に柔軟に対応するためオーダーメイドのプランをご用意することができます。せっかく、会社の質を向上させ人件費も抑えられる利点から電話代行を利用していただいても、無駄なものにお金を支払わせては意味がありません。必要なものだけ利用してもらうことで、無駄のない契約が可能です。

おわりに

弁護士や弁護士が所属する事務所には、様々な電話連絡がきます。対応を正確に且つ迅速に判断スキルを持つスタッフは電話専任秘書であり心強い存在です。

このスキルだけではなく「丁寧」「心配り」相手に不信感を与えず、寧ろ相手に安心感を抱かせることは、電話専門スタッフだからこそできることと言えます。業務が人の人生に関わる事が多い法律に関わるお仕事だからこそ、本来の業務に少しでも長く集中して作業する場が必要です。一つの方法とはなりますが、「電話代行」は力強いサポートと言えます。