24時間対応の弁護士事務所が使っている「夜間休日電話代行」とは？

Q: 法律事務所の相談窓口が夜間や休日に必要とされる理由

１. 働き方と生活スタイルの変化 ２. ３.

更新日：2024.10.02電話代行

近年、法律事務所や弁護士法人では、夜間や休日を含めて24時間対応する相談窓口のニーズが高まっています。その背景には、生活スタイルの変化があると見られています。ただし、事務所によっては、諸事情から夜間休日に電話対応できないケースもあるでしょう。これから電話の受付体制を強化したいと検討している場合、電話代行を活用する方法はおすすめです。そこで今回は、法律事務所の相談窓口が夜間や休日に必要とされる理由を解説します。また、夜間休日対応する際の課題をふまえ、電話代行の利用状況や弊社のサービスについてご紹介します。

1 法律事務所の相談窓口が夜間や休日に必要とされる理由
- 1.1 働き方と生活スタイルの変化
- 1.2 緊急性の高い案件への対応
2 法律事務所の相談窓口が夜間休日対応を行う際の課題
3 電話代行の利用状況
4 電話代行サービスの「士業専門電話代行」について
- 4.1 電話代行の選び方
- 4.2 「士業専門電話代行」とは
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法律事務所の相談窓口が夜間や休日に必要とされる理由

夜間や休日、法律事務所の相談窓口が必要とされる主な理由は、人々の生活スタイルが多様化したためとの意見が有力です。

働き方と生活スタイルの変化

昨今、人々の暮らし方は、以前に比べて多様になりました。従来通り朝早くから勤務するケースは少なくありませんが、時差出勤して夜遅くに帰宅するスタイルも増えています。さらに、勤務が深夜であり、日中は家で休息するパターンも見られます。最近は生活リズムや働き方が多様化した影響もあり、多くの人にとって、平日の昼間に法律相談することは難しくなってきました。そのため法律事務所は、時間外対応のニーズが高まっているといわれています。

緊急性の高い案件への対応

また、相談窓口に寄せられる案件は、業務時間が過ぎたからと先送りにできる事案ばかりではありません。緊急案件が発生した場合、業務中か時間外かを問わず、法的な対応が急がれます。とくにDV被害や児童虐待は、対処が遅れると、状況が悪化して被害が広がる事態を招きがちです。

いずれの問題も早期解決が望まれるため、法律事務所は、夜間休日も迅速な対応を求められます。ほかには、法律事務所が身近にないケースも、相談窓口の夜間・休日対応が相談者から必要とされる理由の一つです。相談者の住まいが遠方にある場合、休日しか窓口に足を運べないとの声は多く聞かれます。このような事情から、法律事務所は時間外対応を望まれる傾向が強く、そのニーズに応える意味は大きいと考えられます。

法律事務所の相談窓口が夜間休日対応を行う際の課題

法律事務所が夜間休日対応する際、相談窓口が抱える課題は、人材確保・コスト・リスク管理などに関する問題です。

人材確保

人材確保の問題は、多くの法律事務所が、夜間休日対応する時に直面しやすいと指摘されています。とくに、近年は労働力不足が深刻であり、これまで以上に人手の確保は難しいと見られています。

コスト

コスト面の悩みは、事務所スタッフが足りない時、新しい人員を増やすと発生する問題です。事務所の資金繰りが厳しい場合、必要な人手を確保できても、人件費の負担は重くなってきます。

リスク管理

また、法律事務所は幅広い個人情報を取り扱うため、リスク管理に関する問題を抱えがちです。いつでも相談者のプライバシーを守る必要があるものの、万全を期すことは簡単でなく、主要な課題の一つに挙げられています。

法律事務所が夜間休日対応する際の課題は多岐にわたるため、24時間体制の相談窓口を設置するには難しい状況です。それでも、電話代行を導入するなど一次受付を外注する方法は、法律事務所の負担を軽減するのに役立つでしょう。

電話代行の利用状況

電話代行は、電話対応に伴う業務負担を軽減するのに適したサービスです。法律事務所の相談窓口が24時間体制で電話を受け付ける時も、負担が重くならないため、多くの事務所に活用されています。具体的な数字を示すと、夜間休日に対応する電話代行は、8,000以上の企業で導入されているケースがあります。この導入企業数は、30年以上の年月にわたり積み上げられた業務実績です。

また、弁護士向けや法律事務所の受付に特化したサービスは、導入例が全国356カ所に及ぶと見られています。同サービスの一つは、8,200社以上・300カ所以上の導入実績を残しています。いずれも、企業や法律事務所の利用継続率は高いといえる状況であり、お客様からの声も豊富です。

いくつか実例を挙げると、次のような喜びの声が聞かれました。

「受電応答率が高く、電話がつながらないといった苦情がなくなった」
「電話の受付時間を延長したことで、依頼の受注件数が増えた」
「利用料金が低めであり、人件費が抑えられ経費節減につながった」
「いつ着信があるか気にせずに済み、相談内容に集中しやすくなった」
「どの案件も適切に電話対応してくれるので、安心感がある」

これらの声が示すように、電話代行は使い勝手のよいサービスであり、法律事務所が夜間休日対応する際の課題を解消するにも役立つと考えられます。

電話代行サービスの「士業専門電話代行」について

電話代行サービス（株）の「士業専門電話代行」は、士業関係の電話受付に特化したサービスです。

電話代行の選び方

法律事務所が電話代行を選ぶ時は、夜間休日に対応できるか、士業関係の専門性があるかといった点を確認することが大切です。

夜間休日の対応可否

法的な業務を扱う職種は、時間や曜日を問わず法律相談を受けるケースが多く見られます。そのため、法律事務所の弁護士などが電話代行を利用する場合、24時間にわたり電話を受け付けられるかどうかの確認は重要なポイントになってきます。多くの電話代行はサービスの範囲が幅広く、代行会社によっては24時間体制の電話対応が可能です。

ただし、具体的な内容は一律でなく、土日祝や長期休暇中・年末年始は対応不可といったパターンもあります。すべての電話代行が年中無休で対応できるわけではなく、一定の制限を設ける場合もあるため、どこまで夜間休日対応が可能かのチェックは大切といえます。

士業関係の専門性

電話代行が士業関係の専門性を備えているかは、法律事務所の信頼性に関わってくる重要なチェックポイントです。法律分野の理解が乏しいと、スムーズな電話対応は困難になり、事務所の信頼を損ねる可能性があります。通常、電話代行は、様々な電話の用件を受け付けています。

とはいえ、すべての代行会社が、法律関係の知識を有しているとは限りません。法律知識が不足している場合、通話中に専門用語が出てくると、電話対応に手間取るケースが目立ちます。電話で法律相談を受けた時は一定レベルの専門知識が必要になるため、電話代行の士業に関する専門性を確認することは重要です。

セキュリティ体制など

法律事務所が電話代行を選ぶうえでは、セキュリティ体制のチェックなども欠かせないでしょう。情報管理の体制が十分でなく外部に流出する事態が起きれば、事務所の信頼喪失につながります。相談窓口は、業務の都合上、相談者から各種の個人情報を聞き取ります。また、デリケートな案件に関与する場合もあるため、電話代行のセキュリティ体制を確認する必要性は高いといえるでしょう。

また、料金設定や過去の実績も、電話代行を利用する時に注目したい点です。格安料金は魅力的ですが、電話受付の業務品質は下がる傾向があります。一方、過去の実績は、電話代行のスキルレベルや信頼感を確認する判断基準として有用です。以上のポイントに目を向ければ、法律事務所が電話代行を選ぶ時、事務所のニーズに合った代行会社を見つけやすくなるでしょう。

「士業専門電話代行」とは

「士業専門電話代行」は、士業関係の専門性を有する、法律事務所の相談窓口に適した弊社サービスです。同サービスの担当オペレーターは、社内研修で法律関係の基本的な知識を学んでいます。法律相談の電話を受けた時、専門用語を使われても、言葉の意味を正しく理解しながら適切に通話を進められます。

また、弁護士法人などで必要があれば、通年にわたり24時間体制で電話対応することが可能です。夜間休日も相談者からの連絡を受け付けられるため、着信の取りこぼしを減らし、依頼の受任件数を増やすのに役立ちます。オペレーターは、いつでも相談者の気持ちに寄り添う姿勢を心がけており、親身に話を聞くところが特長的です。交通事故や相続問題など、いずれの案件も丁寧に応対するため、事務所の信頼性向上につながると期待できます。

このように、「士業専門電話代行」は、お客様の心情理解に努めながら多くの実績を積み重ねています。法律事務所のニーズに沿った柔軟性のある電話対応を実現いたしますので、どの代行会社を選ぶか悩んだ際は、遠慮なく弊社までご連絡ください。