電子契約サービスとは？導入するメリットと注意点

更新日：2022.12.26ビジネス豆知識

電子契約は、従来に比べて契約手続きを簡略化できる方法です。近年は、このシステムをクラウド上で提供する電子契約サービスが次々に登場しています。新たな契約サービスを企業で導入すれば、必要書類の作成など諸々の関連業務を効率化できるでしょう。ただし、導入時にいくつかの点に気をつけないとトラブルを招くかもしれません。そこで今回は、電子契約・クラウドサービスの概要やサービス導入時のメリット・注意点ご紹介します。

1 電子契約・クラウドサービスの概要
2 電子契約サービスを導入するメリット
3 電子契約サービス導入に伴う注意点
4 この記事を読まれている方へのオススメ

電子契約・クラウドサービスの概要

電子契約は、従来型の書面契約より契約締結にかかる手間を省ける新スタイルの方法です。新たな契約方法をクラウド上で提供する電子契約サービスは、契約手続きを簡略化する数々の機能を備えています。以下では、電子契約の種類・書面契約との違い・電子契約サービスの基本機能についてご紹介します。

電子契約の種類

電子契約の種類は、大別すると「電子署名を用いるタイプ」と「電子署名を用いないタイプ」の2つに分けられます。

電子署名を用いるタイプ

電子署名を用いるタイプは、大きく「当事者署名型」と「事業者署名型」に分けられます。

当事者署名型は、契約者自身が契約書に相当する電磁的記録に電子署名するタイプを指します。
事業者署名型は、契約者の求めに応じて電子契約事業者が電子署名するものです。

電子契約事業者は契約の立会人的な位置にあり、このタイプは「立会人型電子契約」とも呼ばれます。

電子署名を用いないタイプ

電子署名を用いないタイプは、電子メールの授受による契約が最も単純といわれる方法です。物品を売買する時など当事者間でお互いに取引の意思があるとメールで伝えれば、売買契約は成立したと見なされます。他には、電子署名の機能を用いず電子契約のシステムを利用するケースも知られています。

書面契約との違い

電子契約と書面契約との大きな違いは、契約時に電磁的記録を用いるか紙を用いるかの差です。電子契約は、契約書として電磁的記録を作成します。電磁的記録は、電子ファイルの形式で用意されるケースが主流です。そのデータ上に当事者や立会人的な事業者が電子署名し、契約を締結します。

一方、従来型の書面契約は、紙の契約書が作成され当事者が紙面上に署名・捺印する方式です。すべての署名は自筆する必要があり、多くのケースで契約書は当事者に郵送されます。電子ファイル形式の契約書はパソコン上で電子署名が可能であり、紙の書類を郵送せずに済む特徴があります。

電子契約サービスの基本機能

多くの電子契約サービスが備える基本機能は、電子署名・電子証明書発行・タイムスタンプを行える機能です。現在の電子署名は、当事者署名型と事業者署名型のいずれも「公開鍵暗号」「公開鍵基盤」「ハッシュ関数」の3技術を使います。これらの技術は、電子署名が署名者本人によるものであり改ざんされていないことを厳格に証明します。

電子証明書発行機能は、電子署名が署名者本人によるものと証明する電子書類を発行する機能です。またタイムスタンプ機能には署名時刻や書類作成の日時を記録する役割があり、改ざんの防止に役立ちます。サービスによっては、これらに加えて契約期日が過ぎた時に警告するアラート機能や契約手続きの進捗状況を可視化できるワークフロー設定機能も搭載しています。

電子契約サービスを導入するメリット

企業で電子契約サービスを導入する主なメリットは、多くの手続きを簡略化できるところです。同時に、コスト節減やセキュリティ対策の強化にもつながります。以下では、それぞれのメリットの概要を解説します。

契約手続きの簡略化

契約手続きの簡略化は、企業が電子契約サービスを活用すると得られる代表的なメリットです。従来通り紙の契約書を作成する場合、原本と写しを用意する必要があります。商品やサービスの契約者に署名・捺印してもらう際は、書類を郵送する手間なども発生します。さらに古い契約書を確認したい時、書類探しに時間がかかるかもしれません。

一方、電子契約サービスを活用すると、写しの用意や書類の郵送は不要です。またデジタルデータはすべてクラウド上に保存されるため、古いデータを検索する時も多くの時間をかけず見つけられるでしょう。様々な手続きが簡略化できれば、導入企業にとっては契約関係の作業が進めやすくなると期待できます。