シェアードサービスとは

更新日：2023.03.07ビジネス豆知識

企業にとって、コスト削減や業務の効率化はとても重要な課題のひとつです。企業グループや子会社を持っている企業がシェアードサービスを利用することが多くなってきました。シェアードサービスで人材を有効活用することができればコスト削減や業務の効率化に繋がります。今回はシェアードサービスについて紹介します。

1 「シェアードサービス」
- 1.1 シェアードサービスとBPO（Business Process Outsourcing）の違い
2 シェアードサービスのメリット
3 シェアードサービスのデメリット
- 3.1 初期費用と時間がかかる
- 3.2 従業員のモチベーション低下

「シェアードサービス」

シェアードサービスとは、企業グループや子会社を持っている企業のコーポレート業務を1か所に集約させる企業改革のことです。コーポレート業務とは、経理や財務、人事、総務、法務、情報システムなどの本業を支えている間接業務のことです。

1か所に集約させることで、コスト削減や業務効率改善、品質の改善、ガバナンス強化、グループ経営基盤強化を図る経営手法です。シェアードサービスでは、各グループ会社にあるコーポレート業務を複数の企業でシェアします。人材と設備を共有することで無駄を省きます。

ただ、グループ企業とはいえ、各会社によって業務内容は大きく異なる場合が多いです。そのため、シェアードサービスを利用して1か所に集約させる企業改革は簡単にはできません。シェアードサービス導入前に様々な面から検討する必要があります。

検討の上、問題ない場合は集約したグループ内各企業のコーポレート業務を請け負う企業として、シェアードサービスセンターとなる子会社を設立します。シェアードサービスセンターは独立した企業として運営されますので、グループ企業以外の外部企業からのBPOを請け負うことができます。シェアードサービスセンターは外部企業にサービスを提供して利益を上げることができます。

シェアードサービスとBPO（Business Process Outsourcing）の違い

シェアードサービスもBPOも業務を効率化するという点では同じです。違うのは外部の企業などに委託するか、グループの企業に委託するかです。BPOの場合は外部の企業、シェアードサービスの場合はグループの企業に委託します。どちらも業務の効率化とコスト削減が目的で行われる経営改革です。

シェアードサービスのメリット

業務品質の改善

シェアードサービスによって業務プロセスの透明化、標準化をすることができます。部門ごとに行っていたスケジュール管理もまとめて行うことができますので、業務の納期遅れが減ります。従業員による業務のばらつきも防ぐことが可能になります。また、ノウハウを蓄積していくことができますので、従業員の専門性も高まります。ノウハウの蓄積や従業員の専門性向上は若手社員の育成にも繋がります。

コスト削減

業務内容が共通しやすいコーポレート部門を1か所に集約することで、人材と設備のコストを削減することができます。今まで各会社でかかっていた水道光熱費はもちろん、備品や消耗品のコストも削減することができます。ちなみに経理部門では、グループ会社内で締め日をずらすことで、締め日に合わせてスポットで雇用していた人材が不要になります。人材を雇用することなくシェアードサービスを上手く利用することでコストの削減ができます。

グループ経営の向上

シェアードサービスで業務を1か所に集約することで責任の所在が明確になります。1か所に集約されることで、コーポレートガバナンスに対する意識も向上します。シェアードサービスセンターは高い専門性と豊かな経験を持った従業員の集まりです。そのため、将来の幹部候補の育成にも効果を発揮します。幹部候補が育つということは、企業にとってプラスです。グループ経営力の強化、経営環境の向上に繋がります。

シェアードサービスのデメリット

初期費用と時間がかかる

シェアードサービスセンター設立にはシステム導入費用などの初期費用がかかります。また、グループ会社内で運用のされ方が違っていたものを、集約して標準化するには膨大な調整力と労力と時間が必要です。システム変更に伴う人員の統廃合にも時間と費用がかかります。想定していた通りに、業務の標準化が進まない、コストの削減ができないということもあります。シェアードサービスの導入には長期的な視点を持って取り組む必要があります。

従業員のモチベーション低下

シェアードサービス導入には、強制的な配置転換や給与体系の変更も伴う場合があります。キャリアアップに関わるような人事業務も対象になることがあり、従業員のモチベーションが低下する可能性が有ります。配置転換の際には、従業員と面談をして納得が行くようにしなければいけません。場合によっては優秀な従業員が流出してしまうこともあります。

業務の標準化によって、マニュアル化された業務が発生します。その業務を担当する従業員のキャリアパスについても考慮する必要があります。シェアードサービス導入によって従業員のモチベーションが低下することは企業にとってマイナスでしかありません。

シェアードサービスについて紹介しました。グループ企業の規模が大きいほど、コスト削減や業務品質の向上に期待が持てます。しかし、業務を標準化するということは簡単ではありません。長期的な視点で取り組む必要があります。しかし、適切にシェアードサービスを導入することができればグループ経営力の強化に繋がります。