領収書の書き方は?ビジネス実務の基本について

2019.12.03ビジネス豆知識
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ビジネスでは、領収書や発注書、請求書といった様な文書を作成する機会が多くなります。作成する際にミスがあると、トラブルの原因になったり、会社の信用に傷がついてしまったりするため、ルールを確認しておきましょう。こちらでは、ビジネス文書を作成する際の書き方や注意点をご紹介します。

領収書

 

領収書

領収書は、代金の受け渡しが確実に行われたことを証明するためのものです。領収書があることによって、二重請求や過払いを防げます。また、税務調査の際、売上金や経費の額を証明するのも領収書の役割です。

領収書は改ざんを防ぐために、書き方にルールが決められています。ルールを外れてしまうと、会社の信用にもかかわるため、領収書を書く際は十分注意しましょう。

まず、領収書上部には「領収書」と書いて下さい。あまり文字が小さいと、ほかの書類に埋もれてしまうおそれがあるため、大きめに書くことをおすすめします。

次に宛名を書きましょう。支払人の屋号や商号を記載して下さい。この際、株式会社は(株)と略さず、正式名称で書きます。また、宛名を記載していない領収書は無効になってしまうため、空欄は避けましょう。

宛名を「上様」にして欲しいといわれるケースもあるかもしれませんが、こちらも避けたほうが無難です。「上様」は支払人が誰か分かりにくいため、税務調査の際に疑いをかけられるおそれがあります。特に金額が大きい領収書はチェックが入る可能性が高いため、正式な名前を書く様にして下さい。

宛名の下には金額を書きます。改ざんを防ぐために、数字の前には「¥」を書き、3桁ごとにコンマを打つのがルールです。また、数字の最後には「-」か「※」を付けます。数字を書くだけだと、後から金額を増やすこともできてしまうため、必ずルールにしたがって書きましょう。

金額の下には但し書きをします。こちらは、どんな商品やサービスに対してお金が支払われたのか記載する場所です。商品名やサービス内容が具体的に分かる様に書きましょう。「お品代」や「品代」と書く方もいらっしゃいますが、第三者から見ると分かりにくいため避けて下さい。もしも具体的に書くのが難しい場合は、別途納品書を付けましょう。

領収書下部には発行者を書きます。発行者の住所・氏名・電話番号を記載して下さい。社判を押しても構いません。

右上に発行日を記入したら、領収書は完成です。支払いを証明するために欠かせない項目であるため、忘れない様にしましょう。また、金額が50,000円以上の場合は収入印紙を貼って消印を押して下さい。

 

発注書

発注書とは、商品やサービスを受注者へ発注するために書く書類です。書類の形式は決まっておらず、商品名や数量、単価といった必要事項を記載します。国税庁のタックスアンサーで記載を義務付けられている項目には、以下の様なものがあります。

 

送付先

発注する相手の会社名や屋号を書く欄です。名前の漢字や敬称を間違えない様にしましょう。

 

発行年月日

発行日(発注日や締日の場合も)を記載します。後から確認した時にいつのものか分かる様に、正確に書きましょう。

 

書類作成者の氏名

発注元の会社名や住所を書きます。電話番号やメールアドレスも載せておくと、相手が連絡したい時に便利です。

 

取引内容

商品名や数量、単価といった発注内容の詳細を記載して下さい。

 

取引金額

発注金額の合計を書きます。分かりやすい様に太字にしたり、文字を大きくしたりしましょう。

 

タイトル、件名

タイトルを記載して、受取先が受け取った時に何に関する書類なのかすぐに分かる様にしておきます。

 

発注番号

発注番号があると、書類を再発行する際や発注状況を確認する際に分かりやすくなります。番号を載せる際は重複しない様に注意しましょう。

 

納期

商品やサービスの納品期日を書きます。決まっていない場合は「別途ご相談」と書く場合もあります。

 

支払い条件

発注先との取引条件を記載して下さい。

 

小計、消費税

税抜の合計金額と、小計に対する消費税額を別々に記入します。取引内容によっては消費税の記載がいらないケースもあります。

 

合計金額

小計と消費税額の合計を書きましょう。取引金額と合計金額が一致しているか、必ず確認して下さい。

 

備考

連絡事項や納品場所について書くことがあれば記載します。

 

受注書

受注書とは、注文を受けて承諾したことを示す文書のことです。注文請書とも呼ばれています。受注書は基本的に発注書を提示された後に発行しますが、ケースによっては正式な発注書が届かない場合もあります。その様な場合は、正式な発注書がなくても受注書を発行して構いません。

 

受注書に記載する内容は、以下の様になっています。

 

宛先

発注者の氏名や法人名、住所を記載しましょう。

 

発行者名

受注者の氏名や住所、連絡先を書きます。法人の場合は法人名と連絡先を記載して下さい。

 

日付

いつ発行されたものなのかすぐに分かる様に、正確な発行日を書きましょう。

 

納品場所

物品の場合は住所を、データの様な形のないものは「メール添付」や「貴社サーバー」といった納品場所を書いて下さい。

 

納期

無理のない納期を設定して記載します。

 

商品名

商品名やサービスの内容を記載しましょう。

 

単価、数量

単価と数量を正確に載せておきます。

 

金額

単価×数量の金額を記載して下さい。

 

小計、消費税、合計金額

小計と消費税、ふたつを合計した金額を書きます。

 

納品書

納品書とは、注文通りに納品したことを証明するために発行するものです。また、所有権に変動があったことを証明する役割も持っています。契約で物品やサービスを引き渡すと所有権が移動したことになりますが、納品書があることでいつ移動が行われたのか公示できるのです。納品書に書く項目は以下のとおりです。

 

タイトル

書類の一番上に、「納品書」とタイトルを記載します。

 

宛名

受取人の名前を記載するスペースです。会社名のみのケースと担当者名も書くケースがあります。

 

差出人

差出人の名前を記載します。会社対会社の取引の場合は会社名のみで構いませんが、それ以外の場合は担当者名まで載せて下さい。

 

通し番号

通し番号を付けると管理や整理の際に便利です。また、トラブルが発生した際もすぐに確認できます。

 

発行日

発行日も記載しましょう。通し番号同様、発行日を載せておくことで管理や整理がしやすくなります。

 

合計金額

納品内容の合計金額を書きましょう。

 

内訳

納品内容の内訳を載せます。品目名・単価・個数・合計を記載しましょう。

 

小計、消費税、合計

小計と消費税、それを足した金額を書いて下さい。

 

備考欄

振込手数料に関することや取引の締日といったことを書きましょう。

 

請求書

請求書とは、販売した商品やサービスの対価を請求する際に出す文書です。商品の種類や個数、サービス内容といった情報を記載し、支払期限や振込先を提示します。請求書に記載する内容は、次のとおりです。

 

請求者名

請求書を作成した人物の氏名を書きましょう。社判や担当者印を押す場合もあります。

 

取引年月日

いつの取引なのかすぐに分かる様に取引年月日を記載して下さい。西暦で書いても和暦で書いても構いませんが、取引先の書き方に合わせるのが一般的です。

 

取引内容

品目・単価・数量・合計を記載して、取引内容を明確にしましょう。

 

取引金額

請求金額の記載も必須です。小計と消費税額、合計を載せて下さい。

 

宛先

文書の左上に、取引先の会社名や事業部名、担当者名を記載します。依頼者と指定された宛先が異なるケースもあるため、注意しましょう。

 

振込期限

振込期限も載せておく必要があります。振込が遅れた場合に延滞利息がかかる場合は、それも記載しておくとトラブルを防げます。

 

振込先口座

振込先の口座を記載しましょう。銀行名と支店名のほかに、銀行コードや支店コードも載せておくと分かりやすくなります。

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