不動産管理会社が電話代行を利用したほうがいい理由とは？

不動産管理会社は業務範囲が幅広く、オーナー様や入居者様から連絡があった時に納得できるレベルで対応するのは難しいかもしれません。また忙しいため電話対応に関しても取りこぼす場合もあります。電話代行を利用した場合、プロの電話オペレーターが対応するため、高いレベルの顧客対応が可能になります。

不動産管理会社の業務内容と電話代行の有効性

Q: 不動産管理会社の概要

１. 業務上の役割 ２. 契約方法の種類 ３. 仲介会社との違い

更新日：2024.06.12秘書代行

不動産管理会社は、業務範囲が多岐にわたります。お客様からの電話に対応することも、大切な業務です。ただ多くの業務に追われると、十分に電話対応できないかもしれません。そんな悩みを抱えているなら、電話代行を活用するとよいでしょう。そこで今回は、不動産管理会社の概要や主な業務内容のほか、職場での電話対応が難しい場合に電話代行を用いる有効性などについてご紹介します。

1 不動産管理会社の概要
2 不動産管理会社の業務内容
- 2.1 「建物管理」の業務
- 2.2 「賃貸管理」の業務
3 電話対応の体制を整えるなら
- 3.1 着信の取りこぼし防止
- 3.2 顧客対応は親切丁寧
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不動産管理会社の概要

不動産管理会社は、物件のオーナー様にとっての経営パートナーともいわれる重要な存在です。管理対象となる物件の住環境を整える役割があり、さまざまな業務を担当します。

業務上の役割

基本的に不動産管理会社が担う業務上の役割は、管理する物件における住環境の整備です。物件のオーナー様だけでなく、入居者様にも満足してもらう必要があります。主な管理対象は賃貸物件であり、通常、各種設備や共有スペースのメンテナンスが欠かせません。日頃から一通りの設備の保守点検を怠らず、建物全体を良好な状態で保つことに努めています。

また、多くの物件では入居者募集やクレーム対応も不可欠です。空室があると新規契約の獲得に尽力し、クレームが発生すれば何が問題になっているか事実関係を確認したうえでトラブルの解決に励みます。不動産管理会社は多岐にわたる業務を処理することで、物件のオーナー様と入居者様から求められる基本的な役割を果たしています。

契約方法の種類

不動産管理会社が物件のオーナー様と契約する方法は、大まかに「媒介契約」と「代理契約」の2種類です。媒介契約は、管理会社がオーナー様と入居者様を仲介する形で物件管理する方法を指します。この場合、ひとつの物件についてオーナー様は複数社と契約できます。ただ入居者選定と賃貸契約において、会社側は補助的な業務しか引き受けられません。

一方、代理契約は管理会社がオーナー様の代理として物件を管理する方法です。こちらが選ばれると同じ物件についてオーナー様は1社としか契約を結べませんが、会社側は入居者選定をはじめ管理業務を全般的に担当できます。どちらの方法で契約するか決める際、管理会社はオーナー様の要望に耳を傾ける必要があるでしょう。

仲介会社との違い

不動産管理会社は、不動産仲介会社と混同される場合があります。実際は、業務内容に大きな違いが見られます。仲介会社の担当範囲は、主に不動産の売買や賃貸契約に関わる業務です。物件の売主様・買主様や貸主様・借主様から依頼を受けた時、それぞれのニーズに見合う取引プランや賃貸方法を提案することがメインの仕事といわれています。

それに対し管理会社の業務は、上記の通り物件管理が中心です。また仲介会社と異なり宅地建物取引業とはみなされず、いまのところ宅地建物取引士など専門家の確保が必要となる法律上の規制はありません。以上の点から、2011年には国土交通省により不動産管理業務を適正化する目的で「賃貸住宅管理業者登録制度」が創設され、この業種はまだ成長過程にあるとの声も聞かれます。

不動産管理会社の業務内容

不動産会社の業務内容は、大きく分けると「建物管理」と「賃貸管理」の2つです。建物管理には物件の維持管理が該当し、賃貸管理には賃貸契約関係の業務やクレーム対応が含まれます。

「建物管理」の業務

建物管理の業務は、物件や設備の維持管理、敷地内の清掃、長期的な修繕計画の策定などです。不動産管理会社にとって住環境の整備は最重要といえる役割であり、物件そのものや付属する設備の維持管理は怠れません。日頃から不具合がないかチェックし、必要があればメンテナンスを施します。

建物のチェック対象は、外壁、屋上、エントランス、共用スペース、駐車場、庭など広範囲です。外壁や共用スペースに傷みが見つかると修繕し、庭では植物の手入れや除草作業を行います。

設備チェックは、一般的に「法定点検」と「任意点検」の2種類です。法定点検は法的に義務化された点検であり、消防法にもとづく消火器や火災報知器の点検作業などが該当します。任意点検は法律上の義務でなく、管理会社が任意で実施します。

敷地内の清掃は、物件の美観とともに快適な生活空間を保つうえで不可欠です。日常的な作業としては、掃き掃除などが挙げられます。また建物によっては、エントランスや共用スペースを定期的に高圧洗浄する場合もあります。長期的な修繕計画は、物件の資産価値を維持するうえで必要です。

修繕が望まれる時期は建物の構造によって異なりますが、いずれにしても適切な修繕により快適な住環境を提供すれば、空室になるリスクは避けやすくなると考えられています。

「賃貸管理」の業務

賃貸管理の業務は、主に新規の入居者様の募集、契約中の入居者様への各種対応、入居者様が退去される時の清算です。物件に空室がある場合、管理会社で入居者様を募るケースがあります。そこで新規の賃貸契約が成立した時は、オーナー様と入居者様がそれぞれ管理会社に仲介手数料を支払います。手数料の目安は、家賃の半月分から1カ月分です。

入居者様への各種対応としては、契約更新、家賃の集金、クレーム処理などが挙げられます。家賃滞納がある場合、必要なら督促します。入居者様が家賃保証会社に加入していると、督促業務は保証会社の管轄です。クレーム発生時には、迅速かつ的確な問題解決に努めます。よくあるクレームは、騒音や異臭・悪臭の問題です。原因を誤解すると問題は複雑になる可能性があり、常に事実関係の確認は欠かせません。

入居者様が部屋を出る際は、退去時に立ち会ったうえ敷金などを清算します。昨今は敷金返還をめぐるトラブルが起こりがちであり、基本的に国土交通省の示したガイドランに沿って手続きを進めることが求められています。退去後の修繕工事は区分が一律ではなく、建物管理もしくは賃貸管理のいずれか一方の業務範囲です。

なお、必ずしも上記の業務すべてを引き受けるとは限りません。業務内容が増えるほど利用料金は高くなるため、オーナー様からの要望をふまえ、一部の業務のみ引き受けるケースも見られます。

電話対応の体制を整えるなら

不動産管理会社は業務範囲が幅広く、オーナー様や入居者様から連絡があった時に納得できるレベルで対応するのは難しいかもしれません。そんな場合、電話対応の体制を整えるなら、電話代行を活用する方法がおすすめです。

着信の取りこぼし防止

電話代行は、着信の取りこぼしを防ぐのに大きな効果を発揮します。さまざまな事情によって電話対応まで手が回らない時、問題解決に役立ちます。不動産管理の業務は、上記の通り現場作業が中心です。とくに建物管理では、物件に足を運ぶ機会が多くなります。

また、土日や繁忙期には来店者の対応に追われ電話を受ける余裕がないとの声も聞かれます。事務所での電話対応が厳しい時、電話代行は問題解決に有効な選択肢です。利用時間中はオペレーターが一通りの着信に対応するため取りこぼしは減り、ビジネスチャンスの拡大につながります。

顧客対応は親切丁寧

多くの電話代行は、オペレーターが親切丁寧な顧客対応を行います。お客様から不快に思われるリスクが低くなり、信頼感を得やすくなります。不動産管理会社に限らず、いろいろな業務を抱えるなか電話に出ると言葉遣いは悪くなる傾向が見られます。悪気はなくても、お客様の印象がよくなければ会社にとってマイナスでしょう。

その点、電話代行のオペレーターは常に基本のビジネスマナーや礼儀正しい話し方を心がけています。通常は声の大きさは話すスピードまで細かく配慮し、会社の好感度アップに貢献できます。弊社の「不動産専門電話代行」は、不動産関係の業種に特化したサービスです。職場の電話対応に問題点がある時などは、いつでも遠慮なくご利用ください。