開業資金を抑えたい！主な費用や節約のコツ

Q: バーチャルオフィスで経費節約

１. 経費節約の効果 ２. 営業活動の展開 ３. 新規顧客の確保

更新日：2023.10.23秘書代行

新しいオフィスを開設する方にとって、多くの場合開業資金は重い負担になるでしょう。事業内容により必要な費用は異なりますが、少しでも節約したいと考えている経営者は少なくありません。どんな方法を用いるとコストを節約できるか覚えておけば、負担の軽減に活かせるでしょう。そこで今回は、少しでも出費を抑えるための参考材料として、オフィス開設にかかる諸費用や経費節約のコツをご紹介します。

1 オフィス開設にかかる諸費用
2 コストの節約方法
3 バーチャルオフィスで経費節約
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オフィス開設にかかる諸費用

新しいオフィスを開設する際、とくに不可欠といわれる資金は「物件取得費」や「内装工事費」です。オフィス開設に伴う初期費用は、費用項目だけ見ても以下の通り多岐にわたり、決して安いとはいえません。

物件取得費

物件取得費は、新たな活動拠点でオフィスに利用する建物やスペースを手に入れる場合に発生する出費です。通常、ビジネス街の商業ビルなどでテナントを借りる時、初期費用として保証金・初回家賃・仲介手数料が必要になります。これら3つの大部分を占める保証金は、賃貸契約で貸主に預ける担保です。

初回家賃は、契約の締結時に支払う最初の家賃を指します。月の途中から契約すると当月の賃料は日割りであり、翌月分も含まれます。また不動産会社などに仲介を依頼した場合、契約成立の成功報酬として仲介手数料も必要です。

内装工事費

内装工事費は、テナントの内装部分を整備する際にかかる費用です。相場は一律ではなく、どんな仕様やグレードを選ぶかで金額は変わります。事務所としての利用が目的であり、一通りの事務機能を備えるだけで足りるなら、出費は比較的に安めです。

それに対し飲食店などの場合、厨房設備や給排水関係の工事で多くの費用が発生します。また、工事に伴う時間や労力を惜しまなければ、専門業者を呼ばず自分で作業する選択肢もあります。

設備の購入費

設備の購入費は、オフィスで使う備品、機器類、事務用品などの調達に欠かせない費用です。オフィスで使う備品には、デスク、椅子、ロッカー、書棚などがあります。主な機器類は、電話機、FAX、パソコン、プリンタ、コピー機です。事務用品としては、印鑑や文具類が欠かせません。新しいオフィスを構えるテナントは、たいてい何もない状態で引き渡されます。すべての購入資金を自分で負担すると、相応の費用がかかります。

広告・宣伝費

オフィスの知名度を上げるには、広告・宣伝費が不可欠です。効果的な営業展開により事務所経営を軌道に乗せるうえで、重要性の高い支出といわれています。様々な営業活動を進める時は、名刺やパンフレットが必須アイテムです。ネット環境が整ったら、ホームページやWeb広告の作成は怠れません。DMも用意すると、どんなサービスを提供しているか広く知ってもらうのに役立つでしょう。

いずれも制作費が発生し、ネット関係ではドメインの取得やサーバー管理にも経費がかかります。節約の工夫をしなければ、オフィス開設は多額の出費を避けられないといえます。

コストの節約方法

オフィスの開設時、実施できる節約方法は多種多様です。近年のアンケート調査によれば、コスト軽減の範囲は物件購入費から広告・宣伝費まで費用項目の全般に及びます。

物件購入費の節約

物件購入費に関する節約方法の代表例は、自宅をオフィスに兼用する工夫です。知人を頼るケースも見られます。2014年に日本政策金融公庫が新規開業の実態を調べたアンケートで、「自宅の一部を店舗や事務所にしている」に「YES」との回答は20％以上に達しました。

また、「知人の店舗や事務所を一部借りた」には、約7％が「YES」と答えています。両者の数字をふまえた場合、約3割が自宅や知人の所有物件を利用する方法で物件購入費を節約していると判断できます。

内装工事費の節約

内装工事費の節約については、先に述べた自分で作業を手がけるパターンが代表的な方法です。上記のアンケート調査を見ると、20％以上が「内装工事を自分で行った」で「YES」を選んでいます。

業者に依頼する場合も、自分が手伝うことを条件に値引き交渉する事例が知られます。昨今はDIYの人気が高く、ホームセンターをはじめ専門コーナーを設置する店舗は増えました。オフィス開設でも、その手腕がコスト軽減に活かされるケースは少なくないと分かります。

設備の購入費の節約

設備の購入費を節約する方法で多くを占める事例は、中古品やリース品で済ませるパターンです。同上のアンケートでも「設備や備品を中古で購入した」に「YES」は約50％、リース契約した回答者は25％以上に及びました。

2つの数字を合わせると、「YES」を選んだ割合は7割を超えます。設備や備品によっては新品を購入しないと仕事に差し支えますが、とくに問題がなければ中古品やリース品を選ぶ傾向にあると理解できます。

広告・宣伝費の節約

広告・宣伝費を節約する際、よく採用されている方法は外部業者に関連業務を委託する選択肢です。アンケート調査では、オフィスの開設時に最初は従業員を雇わず外注を利用したとの回答が約5％でした。

委託内容の詳細は示されていませんが、実際のビジネスシーンで広告・宣伝活動に関わる一部業務を外注するケースは珍しくありません。様々な現状をふまえると、広告・宣伝費は外部業者への業務委託することで多少は節約できると考えられます。

バーチャルオフィスで経費節約

オフィス開設時に諸経費を節約する効果的な方法として、バーチャルオフィスはおすすめです。上手に活用すると、開設に伴う手続きを処理するなかで、出費を抑えながら営業活動や新規顧客の確保を進められます。

経費節約の効果

現実に事務所を構えないバーチャルオフィスは、とりわけ物件購入費や内装工事費の節約に有効です。一般的にバーチャルオフィスは、一通りのオフィス機能をバーチャルの形で提供するサービスです。

基本的なサービスとしては、電話番号とFAX番号のレンタルや郵便物の受付・転送が挙げられます。物理的な建物や作業スペースが存在しないため、物件購入費は発生せず内装工事は不要です。電話番号をレンタルする時、番号取得に伴う加入契約および回線工事の手間も省けます。

営業活動の展開

電話番号をレンタルした場合、オフィスが実在しなくても自宅の電話やスマホで営業活動を展開できます。オフィスとして利用する物件を購入できていなくても、電話で営業活動するだけなら差し支えありません。新たな活動拠点の地域局番をレンタルすると、地元のオフィスとして親近感を抱いてもらうのに効果的です。

弊社では、全国各地の地域局番を保有しています。主要都市の大阪06や東京03にとどまらず、フリーダイヤル（0120）やIP電話（050）まで幅広いニーズに合わせ電話番号をご提供できます。

新規顧客の確保

バーチャルオフィスは、正しい知識やスキルを身につけたオペレーターが電話対応することで新規顧客の確保にも貢献できるサービスです。当サービスで電話対応するオペレーターの多くは、事前にビジネスの基本マナーや言葉遣いを学んだうえで現場業務に臨みます。着信時に親切・丁寧な応対を心がけ、好感度や信頼性の向上に尽力するため、新規顧客の確保を見込めます。

弊社のオペレーターは、お客様の心情理解に努める姿勢を忘れません。日頃からスキルアップに励み、クオリティの高いサービスを実現します。ご要望に沿って電話対応する曜日や時間帯をカスタマイズできる点も、弊社サービスならではの特長です。どのバーチャルオフィスを選べばよいかで悩まれた際は、いつでも遠慮なくご相談ください。