秘書代行とは？その歴史とサービス内容

更新日：2024.05.23秘書代行

このサイトをご覧になっている方々は、「秘書代行」についてはよくご存知かと思いますが、今回は改めて「秘書代行」について、その歴史も踏まえて詳しくご紹介したいと思います。

秘書代行は、今では普通に認知されているサービスですが、その歴史は意外と古く、昭和50年代前半、西暦で言うところの1970年代からスタートしたとされています。当時から今現在に至るまで、どの様な歴史を辿ってきたのでしょうか。まずは、その歴史から紐解いてみたいと思います。

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1 知って得する？秘書代行の歴史
2 秘書代行サービスとはどんなものか

知って得する？秘書代行の歴史

電話がない企業のために秘書代行の原型が登場

日本で電話が導入されたのは、1890年の明治の頃でした。そこから約50年の時を経て、1940年頃にはある程度の普及がなされました。しかし、未だ電話を開設していない企業が多く、電話がないことを前提に開業したり、遠方との取引を諦めたりする企業も多かったのが実状でした。

そんな中、どうしても遠方との取引を必要としていた企業は、電話を貸してくれる『貸し電話業』という業者に頼み、電話の受付を委託しはじめました。これが、秘書代行の先駆けとなるものでした。今は、「電話対応のために人員を雇うと人件費がかかるから」とコスト削減のためや、「電話対応をアウトソーシングして営業活動に専念したい」などといった理由で委託するケースが多いですが、黎明期は、「電話自体がない」から委託していたのです。

転送装置で秘書代行が誕生

時が流れ、1950年代には自社で電話を保有する企業が増えてきました。こうなると自分たちで電話を持つことができるため、貸し電話は不要になります。「電話自体がない」企業に代わって電話業務を行う従来の形は変わってくるのです。そうして1970年代になると潮流が変わり、「秘書代行」というサービスが生まれるのです。

そこには、「転送装置」が大きく寄与しました。「転送装置」とは、あるところにかかってきた電話を別のところへ転送できるもので、これにより、自社の固定電話がある場所に誰かがいなくても、別の場所でその電話を受けることが可能になったのです。

その結果、電話回線を一つ追加すれば、会社にかかる電話を任意の他の場所で受けることができる様になったので、各企業はこぞって元々の回線と転送用回線の二つの電話回線を持ち始めたのです。電話回線を増やすには22万円〜25万円かかりましたが、それでも開設する人は後を絶ちませんでした。一人で起業している人は、会社や店から自宅へ転送する様にしたのです。そして自分が取り込み中の際は、家にいる家族に出てもらう様な形にしたのです。

しかし、電話番をずっと家族が手伝う訳にもいきません。専業主婦であったとしても、常に家で手持ち無沙汰な状況にある訳ではありません。家事や育児などをする必要があります。そのため、企業は転送装置を販売する業者に電話対応を依頼する様になります。

依頼された業者側も、ビジネスチャンス到来とばかりに事業として引き受ける様になり、結果、転送装置を販売する数多くの業者が「秘書代行もやろう」と業態を拡大していったのです。同業者も増え、50社、100社の顧客を抱えることが普通になっていた時代です。そうして、第一次秘書代行の開業ラッシュが始まるのです。秘書代行は非常に活況を呈しました。

第二次秘書代行の開業ラッシュへ

また、時が流れ1985年には日本電信電話公社が民営化されてNTTとなりました。そして、このNTTが秘書代行に参入してきます。NTTはボタン一つ押すだけで転送でき、音声も良い転送装置を発明しました。これを皆が使える様にしたので転送装置の敷設を生業にしていた業者は大打撃です。

それまでお客様に20万円以上かけて二本目の電話回線を開設してもらうことで、収益を確保していたのです。それがNTTの発明によって、電話回線一つでボタンを押すだけで転送できる様になったのですから、全く儲からなくなってしまいました。

しかも、転送装置や電話回線の収益が減るだけにはとどまりません。電話一本で転送できることにより、秘書代行の方も他社が簡単に参入できる様になりました。開業のハードルが一気に下がってしまったのです。結果、転送装置を販売していた企業は相次ぎ撤退、倒産となった訳です。それに代わって続々と秘書代行を運営する新規参入企業が増え、業界の勢力図が一変したのです。第二次秘書代行の開業ラッシュが起こったのです。

上述の変遷を経て、今日の秘書代行の業界ができています。固定の電話回線が「みんなが持てるもの」になる以前から、秘書代行の原型があったというのは意外と思われる方も多いのではないでしょうか。そこから、様々な企業が勃興・衰退を繰り返す時代を経て、今日に至るのです。

秘書代行サービスとはどんなものか

その様な歴史のある秘書代行ですが、ただの電話番ではありません。それを専門とするからこそ、高い技量と品質を持ち、それによりあなたの業務をサポートする心強いパートナーなのです。

いらない不安は抱かせない、秘書代行の安心感

携帯電話やスマートフォンがこれほどまでに普及した日本でも、企業の電話と言えば固定電話です。不思議なものですが、会社のウェブサイトや名刺に書かれた電話番号が携帯電話だと、「小さい会社なのかな」と感じることがあります。固定電話を引いているのは特別なことではないのですが、引いていないというのはマイナス要素として受け取られてしまう恐れがあります。

しかし、起業したばかりのベンチャー企業などで、固定電話に電話番としてスタッフを一人張り付けるとなると、人手的にも費用的にも大きな負担となります。そんな時にお勧めなのが、秘書代行という訳です。

電話転送機能を利用することで会社の電話番号をそのまま使えますから、電話をかけた方は、会社の事務員さんが応対していると認識します。かかってきた電話に丁寧に対応し、取引先へのイメージアップにもつながる秘書代行。では、もう少し掘り下げていってみましょう。

雇用主だけでなく、お客様にも伝わる安心感

秘書代行というのは、あなたが外出していて会社にいない時、かかってきた電話にあなたに代わって対応してくれるサービスになります。今では、メールでやり取りする事も増えたと思いますが、相手の反応を直に感じられる電話というツールは、まだまだ重要な位置にいます。電話に出られなかったために、新規のお客様を取りこぼしてしまったかも、という不安を持たれたことはないでしょうか。秘書代行なら専門のスタッフが親切かつ丁寧に対応しますので、あなたとお客様、双方に安心と信頼をもたらします。

時間を有効に活用するための運用

オフィスを留守にしがちな人にはもちろん、電話応対の時間を減らす事により、仕事の効率化を図る目的で導入する人もいます。営業先に出向いている時や会議中、急ぎの作業中など、どれだけ大切な電話であっても、目の前の仕事から目を離せないという場合があります。デスクワーク業務だったとしても、頻繁に電話がかかってきては集中できません。

そんな時、秘書代行に電話を任せれば、より集中して業務に励めますし、今まで電話応対に向けていた時間を別の業務に使える様になります。受けた電話の内容は携帯電話にメール、あるいは報告書の形式にしてパソコンへメールといった具合に、契約時に取り決めた方法であなたに伝えられることになります。もちろん、中には急ぎの用件もあるかもしれませんから、その時ばかりは相手に電話をかける必要があるでしょう。それでも、作業効率は目に見えて向上するはずです。

見逃せないコスト削減について

電話番のスタッフを雇ったり専用の事務員さんを雇った場合、当然月々の人件費がかかります。それだけでなく、お客様に対応するための教育や知識が必要となるため、ある程度の「時間」も必要となります。秘書代行は電話対応スキルの高いオペレーターが務めていますので、安定した品質でお客様への対応ができます。これはお客様からの会社への信頼にもつながる重要なファクターだと考えられます。

（秘書代行の導入事例については、こちらをご確認下さい。）
秘書代行の導入事例

ご紹介してきた様に、歴史のある秘書代行はただの電話番ではありません。電話対応という業務において、適切に対応してチャンスにつなげる心強いビジネスパートナーなのです。例にあげた様な内容にお心当たりのある方は、ぜひ一度、ご検討下さい。