秘書代行業務に欠かせないボイストレーニング

弊社の秘書代行スタッフは、日ごろから丁寧で親切な電話オペレーションを心がけております。その大切なサービス力を支える基礎となるのは、何といってもスタッフの口から発せられる“声”であることはいうまでもありません。良質な声をキープするには、ボイストレーニングが不可欠です。今回は、「腹式呼吸」「正しい姿勢」「笑声」「音階」の4つの方法をご紹介します。

声が出しづらい方必見！ボイストレーニングでいい声を出しましょう

腹式呼吸

腹式呼吸は、ボイストレーニングの基本です。プロの歌手も欠かさず行うといわれる呼吸トレーニングは、秘書代行スタッフにも欠かせません。
腹式呼吸の基本は、横隔膜を意識して呼吸をすること。正しく腹式呼吸できているかどうか確認するためにも、お腹に手を当てた状態で呼吸しましょう。

腹式呼吸の方法

1. 背筋を伸ばし、空気を鼻からゆっくり吸い込みます。息の吸い込みと同時にお腹（へその下あたり）を空気で膨らませるイメージです。
2. 息を吐く時は口から。ゆっくり吐いて、お腹を徐々にヘコまして下さい。吸う時の2倍くらいの時間を使って、ゆっくり吐くのがコツです。
3. 終わったら、同じ要領で5回程度繰り返しましょう。慣れたら、1日10回くらいを目指して下さい。

ボイストレーニングの際は、お腹に手を当てて、横隔膜の動きを確認しながら呼吸して下さい。手が押し出される感覚を得たら、腹式呼吸で発生できている証拠です。

背筋を伸ばし、姿勢を正す

電話応対する時は、姿勢を正すことが重要です。「電話口ではどんな姿勢か分からないだろう」と思うかもしれませんが、悪い姿勢だと声の調子が乱れやすくなります。うつむいたり、猫背になったりすると声帯が圧迫をうけ、声もきちんと通りません。背筋を伸ばして話せば、声がスムーズに出るようになって、相手の耳にもきちんと伝わる様になります。

また、悪い姿勢は自律神経にも悪影響を及ぼします。自律神経のバランスが乱れると、ストレスを抱えやすくなり、気持ちも上向きません。心身の状態を正常に保つためにも、正しい姿勢を意識して下さい。
座り方のポイントは、骨盤を立てること。前かがみの状態で腰掛け、お尻を一番後ろまで引いて座ります。この状態で腰を引けば、骨盤がうまく背もたれに支えられ、よい姿勢を保ちやすくなります。

お腹とディスクを接した状態で座ると、その姿勢が固定され、長時間でも苦になりません。業務に入る前に、きれいで楽な姿勢を保つことを心がけましょう。

笑声を意識する

電話口の相手に好印象を抱かせる有効な手段が、“笑声（えごえ）”で話すこと。笑声とは、秘書代行やコールセンターの業界で働くスタッフの間で奨励される話し方で、「声から笑顔が想像できる様な声」とも定義されます。これは決してにぎやかな声で話したり、笑いながら冗談を喋（しゃべ）ったりすることではありません。笑声を生み出すポイントは、「笑顔で話すこと」といわれます。

電話口で話す際も、笑顔は欠かせません。険しい表情で話せば、声のトーンにも影響して暗い調子になってしまいます。笑顔で話すことを意識すれば、自然と声も明るく柔和になり、相手の耳にもいい響きをもたらすでしょう。

とはいえ、業務時間の間、常に笑顔でいることは簡単ではありません。表情が崩れていないか、怖い顔つきになっていないか、こまめにチェックするために手元に手鏡を置いておくことをおすすめします。まずは口角を上げる表情作りからスタートし、自然と自分らしい笑顔を身につけていきましょう。

少し高めのトーンで話す

電話応対では、やや高めのトーンで話すことが大切といわれます。というのも、電話越しだと普段の声調より少しこもったトーンで聞こえるためです。少しでもよい印象をもたらすためにも、声の調子に配慮した話し方の心がけはとても大切です。

「メラビアンの法則」というのがあります。これはアメリカの心理学者アルバート・メラビアンが提起した法則で、聞く側が話す相手のどこを重視して印象を決めるかを示しています。

• 視覚情報…55％
• 聴覚情報…38％
• 話の内容…7％

内容より、視覚と聴覚から得た情報をもとに印象を決める割合が93％に上ります。電話応対では、視覚情報は存在しないため、聴覚情報と話の内容がすべての判断基準です。この法則を踏まえるなら、いかに声の調子や言葉遣い、話し方の重要性が分かるでしょう。

声のトーンは、「ファ」「ソ」の音階を意識して！

「ドレミファソラシド」の音階のうち、もっとも聞きやすく、耳心地よい響きをもたらすのは、「ファ」と「ソ」の音階といわれます。高くもなく、低くもないこれらの音階をうまく使って気持ちのよい発声を目指しましょう。

お客様への印象は、いい声がもたらす！

電話応対によって相手へ与える印象は、オペレーターの声の出し方に大きく左右されます。いい声を作るには、普段からのボイストレーニングが欠かせません。日頃から電話はもちろん接客応対をする方や、声を出すのが苦手だと感じている方は、今回ご紹介した方法を参考に、「お客様に喜ばれる声作り」を目指して下さい。

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