バーチャルオフィスは新しい生活様式に最適?

2020.07.17業界関連情報
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COVID-19の流行により、さまざまな企業が勤務態勢を変化させています。なかには、完全在宅勤務制に移行してオフィスを解約するところもありました。オフィスがなくても業務を円滑に進めるには、最低限の事務機能が欠かせないでしょう。自粛続きで売上が厳しくなるなか、低予算で事務機能を整えるならバーチャルオフィスの導入がおすすめです。そこで今回は、バーチャルオフィスのメリットや、弊社サービスの特長をご紹介します。

コロナ禍におけるバーチャルオフィス

バーチャルオフィスの仕組みとメリット

バーチャルオフィスとは、さまざまな事務機能を提供するサービスです。基本的なサービス内容としては、電話番号、FAX番号、住所の貸し出しなどが挙げられます。

 

事務所をかまえず経費節減

バーチャルオフィスを導入したら、実際に事務所をかまえる必要がありません。従来の事務所運営でかかっていた出費を、いろいろと抑えられます。

これまで通りに事務所をかまえると必然的に発生する費用が、家賃や光熱費です。なかでも家賃は、どれくらい事務所を使っているかに関係なく一律の金額を請求されます。新型コロナウイルス感染症の影響で在宅勤務が中心になり事務所に誰もいない日々が続くと、家賃の負担は重くなるでしょう。

バーチャルオフィスであれば、そもそも事務所が実在しないため、少なくとも毎月の家賃や光熱費は発生しません。余計な出費は避けられ、経費節減が見込めます。

 

顧客・取引先とのつながりは保持

多くの企業にとって電話は、顧客・取引先とのつながりを保つうえで重要な窓口です。バーチャルオフィスでも、電話番号の貸し出しはたいてい基本サービスに設定されています。

近年はさまざまなタイプの連絡手段が普及していますが、それでも電話に対する需要は依然として高いままです。理由のひとつとして、多方面で情報のデジタル化が進むなか、人の声の温かみが見直されているとの意見があります。

バーチャルオフィスの電話番号貸出サービスを活用すると、事務所がなくても電話で顧客や取引先とつながれます。いまは新型コロナウイルスの感染リスク回避のため多くの方が外出を控えているため、誰かと会話できる電話という形は、喜ばれるかもしれません。

 

郵便物の受取や転送も頼める

多くの場合、バーチャルオフィスには郵便物を受け取るとともに転送するサービスも含まれます。

このサービスは、レンタルした住所宛に荷物が配達されると運営業者で受け取ってくれるシステムです。届いた郵便物は一時的に保管され、通常は利用者が指定する住所に転送してもらえます。

最近は自宅にこもる方が多くなり、いろいろな荷物を郵送するケースが増えています。仕事関係の資料も、自宅に転送してもらえれば事務所に足を運ばなくて済むでしょう。できるだけ外出の面倒を減らすなら、郵便物の受取・転送サービスの活用も効果的です。

 

こんな時に活用したいバーチャルオフィス

バーチャルオフィスは、とくに独立開業時や新規事業の展開時、また自宅で会社経営する時に活用すると新型コロナウイルスの感染予防に効果を発揮すると考えられます。

 

独立開業時

独立開業時、活動拠点として事務所をかまえるうえで物件選びは重要です。通常なら、ニーズに合った物件が見つかるまで多くの場所を歩き回ることになります。ただ昨今の状況を考えると、あまり外出するのは望ましいといえません。

バーチャルオフィスの場合、実際の物件探しは不要です。電話番号や住所の貸し出しを始めとする基本サービスを活用するだけで、必要最低限の事務機能を手に入れられます。サービスによっては法人登記や会計業務も引き受けており、バリエーションは豊富です。

さまざまなサービスを上手に活用すれば、いまの状況が落ち着くまで可能な限り外出せず、安全面に配慮しながら業務を進められます。

 

新規事業の展開時

会社で新規事業を展開するとなると、新たな業務拠点での事務所の設営や営業活動が必要です。

進出を予定している地域での物件探しや顧客確保には、普段であれば何らかの交通機関を利用した現地までの移動が避けられないでしょう。全国各地への移動により新型コロナウイルスが広まるリスクをふまえると、現状では仕事上とはいえ現地訪問を控えたほうが賢明と考えられます。

バーチャルオフィスの多くは全国の主要地域の住所を用意しているので、現地に事務所がなくても地元民として営業展開する際に役立ちます。

 

自宅で会社経営

独立開業する際には、事務所設営の手間を省くため自宅で会社経営を始める方もよく見られます。その場合、多くの事業者にとって悩みの種はプライバシーの問題です。

ビジネスで顧客や取引先の信頼を得るには、名刺やホームページに連絡先を掲載することが望まれます。今は外出先で対面しながらの打ち合わせが難しく電話やインターネットを介したリモートによる会見が推奨されているため、これまで以上に連絡先を伝える必要性は高まっています。とはいえ、個人情報を教えるのは気が引けるでしょう。

バーチャルオフィスで電話番号を借りれば、私用の番号を教えずに済みます。自宅で会社経営している場合、このサービスはプライバシーの保護にも有効です。

 

電話代行サービス株式会社のバーチャルオフィス

電話代行サービス株式会社でも、バーチャルオフィスを提供しています。必要があれば、弊社のオペレーターが顧客応対まで担当します。

 

バーチャルオフィスの概要

弊社のバーチャルオフィスは、基本的に電話番号、FAX番号、住所を貸し出すとともに郵便物を受取・保管するサービスです。

電話番号は、大阪06や東京03を始めとする全国主要地域の市外局番、またフリーダイヤル(0120)やIP電話050を用意しています。地方に拠点があり東京進出を検討中なら、都内の取引先から信頼を得やすい東京03の活用がおすすめです。

レンタルしたFAX番号に着信があれば、その旨をご連絡したうえで再送信業務や受信データ(PDFファイル)のメール送信をお引き受けします。

住所は、弊社の所在地(大阪・東京)をお貸しするシステムです。こちらに郵便物が届いた際には受取・保管している旨をご連絡し、ご要望があれば指定された宛先にお荷物を転送します。

 

高品質でリーズナブルなサービス

弊社がとくに重視している点は、業務品質の高さです。バーチャルオフィスでも、ハイレベルなサービスの提供を目指します。

電話番号をレンタルする場合、秘書代行を組み合わせると事務員が常駐する業務態勢を整えられます。在宅勤務はよく職場より集中しにくいといわれますが、電話対応を担当オペレーターに任せるだけでも本業に専念しやすくなるでしょう。

弊社のオペレーターは普段から社内研修などを通じてスキルを磨いているため、丁寧・親切に受け答えできます。常にお客様の心情理解を心がけており、思いやりのある電話対応も難しくありません。

サービスの利用料金は、リーズナブルな設定です。レンタルオフィスやシェアオフィスと異なり、オフィスの備品や商談スペースの提供が含まれない分だけ出費を抑えながらご利用になれます。

 

電話代行サービス(株)のバーチャルオフィスなら、低価格で必要最低限の事務機能を果たせます。弊社のオペレーターが電話対応を担当すれば、在宅勤務の負担も減らせるでしょう。経費節減のため事務所を解約し、完全在宅勤務制に移行した場合など、ぜひ弊社サービスの活用をご検討下さい。

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