営業職の休日の電話対応には電話代行がおすすめ

Q: 休日でも営業職に電話が入る理由とは？

休日でも営業職に電話がかかってくる理由は、取引先が週末も営業している時や顧客に緊急事態が起きたケースなどです。

Q: 休日の電話が多い時の対策

１. 社用の携帯電話は切っておく ２. 業務関係の連絡はメール対応 ３. 必要があれば勤務先に相談

更新日：2023.12.08電話代行

営業職は、自社の商品・サービスを売り込むなかで、取引先や顧客との距離が縮まりやすい職種です。そのため、仕事が休みでも、すぐに頼れる存在として業務関係の連絡を受けるケースが見られます。ただし、休日に取引先・顧客からの電話が多く苦労している場合、対策する必要があるでしょう。そこで今回は、休日でも営業職に電話が入る理由を解説し、問題解決に効果的な対策や電話代行を活用するメリットについてご紹介します。

1 休日でも営業職に電話が入る理由
2 休日の電話が多い時の対策
3 電話代行を活用するメリット
- 3.1 営業職の休日が充実する
- 3.2 着信の取りこぼしを防げる
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休日でも営業職に電話が入る理由

休日でも営業職に電話がかかってくる理由は、取引先が週末も営業している時や顧客に緊急事態が起きたケースです。以下では、休日まで営業職の電話に連絡が入る主な理由をご紹介します。

取引先が週末も営業している

取引先が週末も営業しているケースは、平日・休日を問わず営業職に電話がかかってくる理由の代表例です。国内の一般企業は、月～金曜日の9時から17時までを通常の業務時間に設定している職場が多く見られます。この場合、営業職も、週末・祝日は原則として仕事が休みになります。

ただし、あらゆる業種が、週末・祝日に休んでいるわけではありません。飲食店などのサービス業は、基本的にお盆や年末年始を除いて営業しています。また、スーパーやコンビニは、年中無休で開店しているところが少なくないでしょう。これらの業界と取り引きしているB to Bの場合、必要があれば、週末でも営業職に電話がかかってくる可能性は高いといわれています。

顧客に緊急事態が発生

顧客に緊急事態が発生した場合も、曜日や時間を問わず営業職に電話がかかってくる主要な理由に挙げられます。通常、顧客が商品・サービスを購入した際、いつ緊急事態が発生するか予想できません。それでも、トラブルが起きた時は解決が急がれます。週末に問題が生じ、早急な解決が望まれる場合、週明けを待たず営業職に連絡が入るケースが見られます。

また顧客が月～金で働いている時、平日に電話する余裕がないと、営業職への電話は週末・祝日に集中しがちです。この場合、緊急事態の連絡に限らず、商品・サービスに関する質問などの電話もかかってきます。これらの事情で、顧客からは、週末を中心として営業職に連絡が入りやすいとの声が聞かれます。

外資系企業の営業職である

外資系企業の営業職は、時差の関係などで海外の取引先・顧客から連絡を受けるケースが珍しくない状況です。国内企業の場合、業務時間が平日の9～17時であれば、週末・祝日の連絡は控える傾向が見られます。近年は、労働規則を遵守する意識が高まり、業時間外は仕事の電話をかけない動きが強まってきました。

海外企業も、業務時間外の労働を避ける意識は低くないでしょう。ただし、日本と海外では、多少の時差があります。日本国内が週末や祝日でも、国外の取引先や顧客が休んでいるとは限りません。そのため、外資系企業の営業職は、休日に海外の取引先や顧客から電話をかけられるケースが見られます。

休日の電話が多い時の対策

休日に取引先や顧客からの電話が多い場合、ゆっくり休むためには、社用の携帯電話を切っておくなどの対策が有効です。以下では、休日の電話を減らすのに効果が期待される方法をご紹介します。

社用の携帯電話は切っておく

業務時間外に社用の携帯電話を切っておくと、休日に取引先・顧客からの連絡を避けるのに効果的です。勤務先から社用の携帯電話を支給されているなら、業務を終えたところで電源を切れば、休日は電話がつながらなくなります。休日に仕事関係の連絡が入らない場合、営業職は休みやすくなると考えられます。

法律上、休日は仕事の電話に出なくても問題ありません。通常、雇用契約では、業務時間外に働く義務はないためです。とくに近年は、多くの企業で仕事と私生活の両立を重視する姿勢が強まり、就業規則でも休日の電話対応を求めない傾向があります。

法的な視点からは休日に電話対応しなくても間違いでなく、社用の携帯電話を切っておく方法は有効と考えられます。

業務関係の連絡はメール対応

社用の携帯電話を休日に切っておきにくい場合、業務関係の連絡にメールで対応する方法は得策です。法的には業務時間外に電話対応しなくても問題ありませんが、心情的に大切な取引先や顧客からの着信は放置しにくいかもしれません。緊急事態が起きている可能性も考慮すると、休日の連絡も気になるでしょう。

その場合、いずれの用件にもメールで対応すると、作業負担を軽くするのに効果があります。メールであれば自分のタイミングで返信できるため、プライベートの時間を確保しやすくなると期待できます。また、取引先・顧客に休日はメール対応すると知らせておけば、急に電話がかかってくる事態も避けられるでしょう。

必要があれば勤務先に相談

休日まで電話対応に追われている場合、状況によっては勤務先に相談する必要があると考えられます。取引先や顧客の都合に配慮して休日も社用の携帯電話を切っていないと、緊急時を中心に着信が入るケースは少なくありません。メール対応する旨を伝えていても、用件によっては電話で連絡を受ける場合があります。

あまりに休日の電話連絡が頻繁であり十分に体を休められない時は、勤務先に相談すれば問題解決につながると見込めます。勤務先が業務時間外の着信対応を自動返信するシステムに切り替えてくれれば、気兼ねなく休みを取れるでしょう。さまざまな理由から休日に多くの電話がかかってくる場合、状況に応じて上手に対策すると、着信数を減らすのに役立ちます。

電話代行を活用するメリット

営業職が休日に電話対応する負担を減らすうえで、電話代行を活用する方法はおすすめです。以下では、企業が営業職の負担軽減を目的に電話代行を活用した時のメリットについてご紹介します。

営業職の休日が充実する

営業職が休日を充実しやすくなる点は、企業が電話代行を活用すると得られる大きなメリットです。企業で電話代行を活用した場合、取引先や顧客から電話がかかってきた時、最初の着信対応は代行業者に一任できます。電話の発信者や用件については、着信を受けたオペレーターが確認します。

いずれの用件でも、着信時に営業職が一次対応する必要はありません。また、着信内容は、電話だけでなくメールやチャットでも報告してもらえます。この方法なら、いつ誰から電話がかかってくるか気にせずに済むでしょう。

休日に営業職が最初から電話対応する必要がなくなれば、プライベートの時間を過ごしやすくなると期待できます。

着信の取りこぼしを防げる

電話代行は、着信の取りこぼしを防ぎやすいところも主要なメリットです。多くの電話代行は、利用時間・曜日に見込まれるコール数をふまえ、必要と考えられる人数のオペレーターを配置します。通常、コールが集中する時間・曜日に利用すると、それに応じた人員が手配されます。

土日・祝日も例外でなく、適切な人数のオペレーターが配置されている場合、基本的に着信を取りこぼす心配はありません。また、円滑に電話対応する姿勢を心がけているため、次々に着信があっても長く待たせることはないと考えられます。電話代行は着信の取りこぼし防止に役立つうえ、コールが殺到しても電話はつながりやすくなるため、企業のイメージアップにもつながると見込めます。

さらに、企業で電話代行を活用した場合、緊急時に即時対応しやすい点もメリットのひとつです。取引先や顧客から急ぎの連絡が入った場合、電話代行は、その旨を営業職に素早く報告できます。休日でも緊急の用件を速やかに確認できれば、迅速・的確なトラブル対応が可能になるでしょう。

企業による電話代行の活用は、電話対応に伴う負担の軽減に大きな効果を発揮すると期待されます。そのため、営業職が休日の電話対応に悩まされている場合も、有効な解決策としておすすめと考えられます。