士業のテレワーク推進に電話代行を活用

更新日：2023.02.20電話代行

蔓延する新型コロナウイルス対策として、多数の企業で導入されているテレワーク。感染リスクを下げるために、テレワークへの移行を希望する方は多く見られます。ただ、士業事務所のなかには従来の勤務態勢を変えられず、出社を余儀なくされているところも多いようです。士業事務所がスムーズにテレワークへ移行するために、ぜひ電話代行を活用してみましょう。今回は、士業事務所のテレワーク移行に関する情報や電話代行を利用するメリットなどをご紹介します。

1 士業事務所のテレワーク移行率は低め
2 テレワーク導入を妨げる理由
3 士業のテレワーク推進に活用したい電話代行
4 「士業専門電話代行」のメリット

士業事務所のテレワーク移行率は低め

新型コロナウイルスの感染拡大により、新しい生活様式が浸透してきました。これに伴い増えたのが、テレワークを導入する企業です。オフィスに集まらなくとも業務を行える場合は、テレワークで仕事を進めるところが多くなりました。もちろん、すべての企業がテレワークできているわけではありません。

現に、司法書士事務所や弁護士事務所などの士業では、出社を続けているところが多く見られます。導入を検討しているものの、思うように進んでいない事務所も少なくありません。とくに、顧客のプライバシーにかかわる情報を扱う事務所ほど、テレワークが浸透しにくい傾向にあるようです。

テレワーク導入を妨げる理由

士業事務所の多くがテレワークできていないのは、顧客への対応や設備面、セキュリティ面など、さまざまな理由があります。それぞれの懸念事項を解消しなければ、テレワークの導入は難しいでしょう。

顧客対応

司法書士や税理士、弁護士、行政書士など、士業とされる職業の多くは対面での顧客対応が一般的です。事務所に設置された固定電話でアポイントメントを取り、顧客と直接対面して仕事を進めていくケースもよく見られます。また、事務所には、既存顧客からの問い合わせに加え、新規顧客の相談や問い合わせ電話などもかかってきます。

一つひとつの電話を取り、しっかりと対応することで顧客の獲得へとつながっていきます。現在は新型コロナウイルス関連の助成金や補助金の相談も増えており、電話対応をおろそかにできないところが多いようです。士業という分野の性質上、顧客の本人確認ができるかどうかも重要なポイントです。顧客対応が非対面になると本人確認がしにくいため、顔を合わせて仕事を進めるほうが安心できると考えられています。

セキュリティ

士業では顧客の個人情報や公的機関に提出する書類などを扱うことがあります。プライバシー保護のため、オフィスからの書類持ち出しが禁止されているところも少なくありません。事務所にいなくても情報をしっかりと管理できるようなセキュリティ対策をしなければ、テレワークへ移行することはできないでしょう。

設備

テレワークをするためには、さまざまな設備の用意が必要です。社員ひとりにつき一台のパソコンやインターネット環境、ヘッドセットなど、基本的なものを揃えるだけでもそれなりの費用が発生します。企業側がすべて用意するのが理想ですが、現実には私費で設備を購入しているビジネスパーソンも多く見られます。

また、円滑に事務所外での作業を進めるには、書類や手続きの電子化も欠かせません。今までオフラインでの作業に専念していた士業事務所の場合、電子化を行うのにもコストがかかります。金銭的にも時間的におも余裕がなく、あきらめてしまうことが多いのではないでしょうか。

士業のテレワーク推進に活用したい電話代行

テレワークへの移行に役立つのが、電話代行です。電話対応をアウトソーシングすることで、事務所へいなくても仕事を回しやすくなります。こちらでは、電話代行の特徴やメリットをご紹介します。

オフィスに不在でも顧客対応可能

電話代行会社に対応を任せれば、オフィスに社員がいなくても電話を受けることができます。重要な電話待ちのために事務所へ詰めておく必要もありません。また、完全在宅勤務というわけではなく、事務所に不在がちという方にも電話代行の利用が向いています。客先への訪問中、事務所に誰もいなくなっても、電話代行があれば安心して出かけられるでしょう。

業務効率化につながる

電話代行にアウトソーシングすれば、社員がコア業務を止めて電話対応に回る必要がありません。仕事を中断することが少なくなれば、自然と業務効率も上がっていくと期待できます。社員が業務を進めるうえでの満足度も向上するのではないでしょうか。

電話対応品質の向上

電話代行では、オペレーターが窓口となって顧客の電話対応を行います。電話対応のプロフェッショナルと呼べるオペレーターも多く、安心して対応を任せられます。アウトソーシングすることで、事務所の電話対応品質が向上する可能性もあるでしょう。

「士業専門電話代行」のメリット

電話代行サービス株式会社では、士業事務所の対応に特化したサービスを提供しています。電話代行導入の際は、ぜひ弊社のサービスをご検討ください。最後に、「士業専門　電話代行」のメリットをご紹介します。

士業事務所の対応に慣れたスタッフが在籍

弊社には士業事務所の電話受付に慣れたスタッフが多数在籍しています。事務所ごとに合わせた内容で顧客対応を行うことも可能です。士業事務所にふさわしい言葉遣いで、電話をかけてきた顧客に不安を抱かせることなく、安心してご利用いただけるよう努めています。オペレーターは研修にて基本的な電話対応スキルをしっかりと身に着けています。気配りと心配りを大切に、顧客からの問い合わせに丁寧に応答していきます。

コール数に応じてオペレーターを調整

弊社では、曜日や時間帯別にデータを取り、コール数を把握しています。収集したデータをもとに、事務所ごとに過不足なくオペレーターを配置できるのがメリットです。基本的に複数人のチーム制をとるため、電話を取り損ねることはほとんどありません。応答率は98％を維持しています。

オペレーション品質維持に注力

オペレーターの電話対応による印象は、会社への印象も左右します。オペレーション品質が良くなるほど、会社のイメージも良くなるはずです。言葉遣いひとつとっても、マナーに配慮する姿勢が欠かせません。弊社では、つねにオペレーターの品質向上に取り組んでいます。基礎的なことを学ぶ研修はもちろん、定期的に技術を高めるためのプログラムも実践しています。オペレーターの資格取得支援にも積極的です。

ご要望にはできる限り柔軟に対応

弊社では、営業担当がお客様のご要望を詳しくお伺いし、できる限りのサポートを行っています。オーダーメイドによる電話代行で、会社ごとに合わせた対応が可能です。オペレーションの文言や業務フローの変更など、お気軽にご相談ください。

便利なオプションサービスをご用意

基本のサービスに加えて、便利なオプションサービスも多数ご用意しています。時間外ガイダンスや受信報告レポートなど、内容はさまざまです。ご希望のものがあればぜひご利用ください。

バーチャルオフィスもおすすめ

現在は在宅勤務中心となり、オフィスを毎月借りている必要がなくなったという企業が増えています。固定費削減のため、賃貸契約を解消したところも多いようです。ただ、固有のオフィスがなくなってしまうと、顧客からの信頼を得にくいデメリットもあります。そんな時におすすめなのが、弊社のバーチャルオフィスです。賃貸するよりも低コストで事務所機能を維持できます。電話番号貸出しサービスと併用することで、より便利にお使いいただけるでしょう。