電話代行のセキュリティ問題。信頼できる会社とは

2019.12.12 更新日:2021.10.18電話代行

セキュリティを強化する男性

電話代行の利用には、業務の効率化や売上アップ、経費削減といったメリットがあります。一方電話代行のオペレーターが自社のスタッフとして電話対応をおこなうためには、代行業者に社内の情報を伝えなければなりません
セキュリティが脆弱な代行業者だった場合、情報漏洩が起きて大きなトラブルに発展する可能性があります。そのため、電話代行を選ぶ際は、代行業者のセキュリティ対策にも目を向けることが大切です。
本記事では、電話代行で行われているセキュリティ対策について解説します

電話代行業者が取り扱う情報とは

セキュリティ対策をしっかりと行っている会社

電話代行業者が取り扱う情報は、お客様の名前や住所、連絡先といった個人情報や取引先の企業情報など多岐にわたります。場合によっては、お客様のクレジットカードの情報や取引先と進めている新商品・サービスの情報を取り扱うこともあるでしょう。

万が一、これらの重要な情報が漏洩すれば、情報の不正利用によりお客様や取引先に多大な迷惑をかけてしまいます。さらに、企業の信用低下や損害賠償の発生、刑事罰を受ける恐れもあるため注意が必要です。

電話代行はどのようなセキュリティ対策をしている?

情報漏洩を防ぐために、電話代行を提供する業者ではどのようなセキュリティ対策を行っているのでしょうか。

デバイスのセキュリティ対策

多くの電話代行では、コンピューターウイルスの対策やアクセス制限を行っています。
また電話内容の記録は、依頼主ごとに設定してある管理画面でのみ確認できる仕組みです。メールアドレスやパスワードがなければ管理画面の確認ができないため、限られた人物のみしか電話内容をチェックできません。

監視カメラの設置

オペレーションセンターや重要な情報を管理しているスペースなど、出入り口などに監視カメラを設置しています。監視カメラの設置をすることで、誰がどのタイミングで出入りしたのかを明確に記録できるためセキュリティ対策として有効です。

入退館システムの導入

多数在籍するオペレーターそれぞれの入退館を細かく把握するとともに、外部の人間が不正に入り込むことを防ぐために、入退館システムを導入しています。オペレーターは入退館時にICカードや暗証番号の入力が必要であるため、部外者の侵入を防止できます。

ゾーニングの実施

オペレーションセンターへ入室する際は私物の持ち込みを禁止したり、情報の持ち出しを防ぐために電子メモを使用したりします。徹底したゾーニングにより、機密情報を取り扱うスペースでの情報が外部に漏れることを防ぎます。

ゾーニングとは

ゾーニングとは用途に応じてオフィスのレイアウトを区分することで、セキュリティ対策の一環として導入する企業が増えています。

例えば、オフィスを構えるビルのエントランスは自社のスタッフだけでなく、不特定多数の人間が自由に出入りするスペースなので厳しい制限を必要としません。一方、業務をおこなうスペースは外部の人間が入り込まないよう、ICカードなどのセキュリティ対策が必要になります。
このように、スペースごとにセキュリティ対策をおこなうこともゾーニングに分類されます。

従業員への秘密保持誓約書の交付

秘密保持契約書とはその企業で業務を遂行することにより、得た内部情報を持ち出したり不正利用したりしないことを約束する誓約書です。その企業への入社と同時に秘密保持の義務が発生することや、万が一守られなかった場合は損害賠償責任が発生することなどが記載されています。

万が一、電話代行を依頼した業者が雛形を利用しただけの曖昧な秘密保持誓約書を作成していた場合、法的効力が認められないケースがあります。また退社後の扱いについて明記されていないと、オペレーターが退社した後に情報が洩れる可能性もあるため注意が必要です。

従業員のセキュリティ教育

セキュリティ教育では、パスワードの管理方法やメールを送信する際の注意点などを従業員に伝えます。また情報漏洩防止の重要性やコンプライアンスに関する研修など、セキュリティに対する基本的な考え方の研修もおこないます。

セキュリティ教育をおこなうことで情報を取り扱う際の意識を高め、情報漏洩を防止することが可能です。電話代行業者の利用者としては、セキュリティ教育に力を入れている代行業者を選ぶことで、情報漏洩が起こる可能性は大幅にダウンします。

監査

監査では、セキュリティに問題がないか、ルールに則ったセキュリティ対策が守られているかなどをチェックします。企業が監査を実施する目的は、問題点を早期発見することです。

社内ではちょっとしたルール違反であっても、慢性化すれば大きな問題へ進展する可能性があります。定期的に監査をおこなうことで、問題点を洗い出し、改善することでセキュリティの質が保たれるのです。

プライバシーマークの取得

プライバシーマークは、取り扱っている個人情報を適切に保護・管理している企業に付与される、日本産業標準調査会が制定したマークです。

プライバシーマークを取得するには、しっかりとしたマネジメントシステムを構築し、一定期間運用している必要があります。申請後は審査員が現地に出向いて調査を行い、現場でルールが守れているかを確認します。ここでルールが守られていないなど、基準を満たしていなければプライバシーマークは取得できません。

ISMS

ISMSとは、情報セキュリティマネジメントシステムの国際規格のことで、情報セキュリティに関する目標を立て、実行し改善しながら運用していくことを指します。
情報セキュリティに対する方針を定めることやISMSに関する内容を文書化すること、リスクに対してどのように対応するのか定めることなど、多数の項目があります。

プライバシーマークが国内規格で法人単位の取得となるのに対して、ISMSは国際規格で部署単位での取得も可能です。また保護の対象がプライバシーマークは個人情報のみ、ISMSは個人情報のみならず情報資産全般という点も異なります。

電話代行業者を訪問して見抜くのも1つの方法

実際に訪問して確認するのも1つの手です。訪問時は入退館がしっかり管理されているか、ゾーニングが実施されているか、受電内容はどのように保管しているのかなどをチェックしましょう。

セキュリティ対策に加えて、いつ創業したのか、どの程度の実績があるのかなど、その電話代行業者の経歴や口コミを調べてみることも重要なポイントです。

電話代行サービス(株)は万全のセキュリティ体制が整っている

PCからの情報流出をしっかりと対策している電話代行会社

電話代行サービス(株)では、情報保護管理を最大のミッションとしています。例えば、個人情報についての管理責任者を設置し、ルール作りや社内教育の徹底により、情報を守っています。コールセンターを一ヵ所に集中させているため、情報管理がおろそかになることはありません。

またお客様からの希望があれば、個人情報の秘密保持に関する契約書などのご用意も可能です。

電話代行サービスを選ぶ際は、セキュリティ対策がしっかり行われているかを確認しましょう。それと同時に、会社の実績や口コミを調べることも重要です。電話代行サービス(株)では、お客様の大切な情報を守るべく万全のセキュリティ体制を整えています。オーダーメイド型のプランの利用ができることや夜間・休日の対応も可能な部分も強みです。30年以上にわたるノウハウで、オペレーターの対応力にも不安がなく、利用者から高い満足度を得ています。

電話代行サービスの利用は、電話代行サービス(株)にお任せください。

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