土日祝日の電話代行なら電話代行サービス(株)

2013.03.02 更新日:2021.06.14電話代行

インカムに手をそえる笑顔の女性

「土日祝日も電話対応したいけど、社内では対応が難しい」「特定の時間帯だけ電話対応を代行してくれるサービスはないか」といった企業の悩み。
その解決策として注目されているのが、電話対応を企業の代わりに行ってくれる「電話代行サービス」です。すでに多くの企業が業務効率化や業績向上を目的にこのサービスを導入しています。

本記事では電話代行サービスを利用するメリットや導入する前にチェックしておきたいポイントを解説しますのでぜひ参考にしてください。

お客様の利便性を優先して土日祝日も対応するべき?

インカムに手をそえる笑顔の男性

多くの企業にとって土日祝日は営業時間外ですが、お客様の視点で考えると土日祝日でも電話での問い合わせが必要な場面は多々あります。特に近年ではオンラインショップをはじめとしたさまざまなWEBサービスが普及したことにより、土日も単に休養するだけではなく、平日と同様にアクティブに過ごす傾向が見られます。

それに伴って製品やサービスのトラブル処理の依頼、商品購入に関する問い合わせなどの機会が増えているのです。こうした背景もあり、土日祝日の電話対応へのニーズが高まっています。

土日に電話対応をする3つのメリット

この項目では、企業が電話代行サービスを活用して土日祝日に電話対応を行うメリットを3つ紹介します。

1.人件費を下げやすい

土日の電話対応のために受付事務員を新たに雇用する、あるいは自社でコールセンターを構築する場合、人材を教育したりシフトを調整したりといった労力に加え、法定福利費、休日出勤手当、交通費など諸々の人件費もかかってしまいます。

一方、電話代行サービスを利用すれば発生するのは代行費用のみ。余分なコストを抑えられます。また、一般的に電話代行サービスでは明確な料金体系が設定されているため、スムーズに予算を組めるのもメリットの1つです。

2.ビジネスチャンスを逃しにくい

土日にも電話対応を行い、より長い時間お客様や取引先からの注文、相談、問い合わせ、クレームなどに対応することで、これまで取りこぼしていたビジネスチャンスを逃さなくて済みます。

お客様や取引先にとっては、必要な時に直接電話で連絡が取れないことは不便でしかありません。いつでも電話対応ができる体制にしておくことで新規顧客の獲得や売上アップが期待できるでしょう。

3.取引先やお客様からの信頼向上が期待できる

トラブル処理や修理依頼など、急ぎの問い合わせやクレームに迅速に対応できない場合、顧客は別の会社へ流失してしまう恐れがあります。しかし、いつでも先方の要望を受け入れられる電話対応の体制があれば、取引先との信頼関係を培えるでしょう。

オンラインショップや各種WEBサービスを運営している場合も、土日でも連絡が取れる企業やサービスは利便性の点で評価を得やすいです。お客様に安心感や満足感を提供したいなら、電話代行サービスの利用を検討した方が良いでしょう。

電話代行サービス(株)なら、夜間・休日の電話代行が可能

PCを見て笑顔で電話対応する女性

電話代行サービス(株)は電話代行専門の会社です。メーカー、通販運営、個人事業主など、幅広い業種・営業形態のニーズに対応し、それぞれの利用者に最適なサービスを提供しています。
24時間365日対応システムにより、平日、土日祝日問わず電話対応業務を一任できるので、余分な人件費や外注費を抑えられます。もちろん、昼間だけではなく夜間、深夜や早朝の電話代行も可能です。

お客様に合わせたオーダーメイドサービスを提供

1991年に創業し、約30年以上もの社史を持つ電話代行サービス(株)は、利用者から寄せられる「営業時間外や休日の受付をして欲しい」「土日祝のみ対応して欲しい」というようなさまざまな要望を可能な限り実現したいという想いから、オーダーメイド型のサービスを提供しています。

2020年1月ゼネラルリサーチが行った主要電話代行会社10社を対象にした比較イメージ調査では「電話代行サービス内容満足度No.1」を獲得し、多くの企業、事業主をサポートしています。

土日に電話代行サービスを活用する事例を紹介

土日や祝日の電話代行サービスは、実際どのようなケースにおいて活用されているのでしょうか。ここでは代表的な事例を3つ紹介します。

1.クレーム対応

クレーム対応はメーカーだけではなく、IT、建設、小売など幅広い業種において顧客流出を防ぐための重要な業務の一つです。そのため、なるべく早い段階で迅速丁寧に処理するために電話代行サービスを導入している企業は少なくありません。

クレームは土日祝日でも生じ得るため、営業日以外も体制を整えて受け付けることで「サポートがしっかりしている」という好印象や信頼感を与えられるでしょう。

2.購入に関する問い合わせ対応

商品やサービス、購入方法などについて、お客様の質問に応答する機会は貴重なビジネスチャンス。
しかし、休日まで社内で対応していては人件費や労力がかさむばかりです。電話代行サービスを導入すれば、土日祝日も商品説明などを行えるので、顧客獲得の機会を逃しません。

オンラインショップ、通販などを運営していて受付事務員がいる企業の場合でも、土日祝日だけは電話代行サービスを利用しているケースもあります。

3.個人事業主の秘書代行

個人事業やフリーランスでは基本的に平日・土日祝日の区別なく仕事があるため、仕事とプライベートの境がなく常に多忙になる傾向があります。そこで土日や特定の時間帯のみ電話代行を利用すれば、ゆっくり過ごす時間を作れるのでおすすめです。

また、一人で多数のタスクを行わなければならない場合、営業や業務拡張に専念するために電話対応業務を全て委託するという方法もあります。

電話代行サービスの土日利用に関するQ&A

この項目では、電話代行サービスの利用を検討する方から寄せられるよくある質問とその答えを紹介します。

土日だけの利用でも問題ない?

電話代行サービスは土日だけの利用も可能で、平日は社内で対応できるという企業でも部分的に導入できます。さらに、会社の臨時休業時の電話対応を依頼するなど、臨機応変に活用できる点も魅力です。

営業時間外は自動音声による応答を起用している企業もありますが、プロのオペレーターに任せることでより温かく丁寧な対応がお客様に提供でき、企業イメージ向上も期待できます。

電話代行サービスの選び方は?

電話代行サービスの導入により顧客獲得や業績向上の目標を達成するには、きちんとサービスの質を見極めることが大切です。ポイントは「料金・対応可能な時間帯・オペレーターの品質」の3点。
一見格安の月額料金でもコール数の限度が極端に少なく設定されていることもあるので要注意です。早朝や深夜、年末年始も依頼できるかなど時間帯もよく確認しましょう。

また、お客様や取引先への印象を決めるオペレーターのクオリティも考慮してください。マナーや知識はもちろんですが、電話の向こうにいる相手の気持ちに寄り添えるプロ意識の高い会社を選ぶのが重要です。電話代行サービス(株)の顧客継続率は96.8%を誇りますが、この実績もオペレーター一人一人の対応力があってこそ実現されています。

土日の電話対応を電話代行サービスへ任せよう

土日の電話対応を電話代行サービスに任せれば、ビジネスチャンスを逃しにくくなり、お客様からの信頼向上も期待できます。クレーム対応や秘書代行としての利用もできるので、人件費を抑えながらも本業に集中できる環境を整えられるでしょう。

電話代行サービス(株)は、利用者の満足度が高いオーダーメイド型のサービスに特徴があり、平日、土日祝日、夜間の対応も可能です。また、30年に及ぶ経営で培ったノウハウにより高品質の電話対応を提供しているため、安心してお客様対応を任せられます。
電話対応にお悩みの方は、ぜひこの機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

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