電話代行サービスとビジネスチャットを連携させて活用する際の注意点

ビジネスチャットで連携できる電話代行サービス

更新日：2023.10.23スタッフブログ

ビジネスチャットとは業務での使用を目的に開発されたコミュニケーションツールのことです。社内外のコミュニケーションを円滑にする機能が充実しているため、導入している企業も多いでしょう。今回はビジネスチャットを電話代行サービスと連携させることで、より業務の効率化を図る方法を紹介します。

1 電話代行内容をチャットで通知するサービスとは
- 1.1 オペレーターが電話代行
- 1.2 取次内容をチャットツールで通知
2 チャットツール連絡のメリット
3 電話代行内容をチャットで通知する際の注意点
- 3.1 電話代行会社によって対応しているチャットツールが異なる
- 3.2 費用がどのくらいかかるか確認
4 チャット連携できる電話代行サービスで効率良く業務しましょう
5 この記事を読まれている方へのオススメ

電話代行内容をチャットで通知するサービスとは

そもそも電話代行サービスとは、会社の代表電話番号などにかかってきた電話を、外部のコールセンターで一次対応するサービスのことです。電話対応をアウトソーシングできるため電話対応にかかるリソースや人件費を削減できます。

その電話代行サービスと連携させることで、さらなる業務の効率化を図れるツールが、ビジネスチャットです。ビジネスチャットは、テキストによってリアルタイムでコミュニケーションできるのが特徴。メールのような挨拶文も不要で手軽に利用できるため、ビジネスシーンでも活用されるようになりました。

電話代行サービスが受けた電話の内容をビジネスチャットで通知すると、どのように業務が効率化できるのでしょうか。次に連携させた場合の流れを紹介しましょう。

オペレーターが電話代行

電話代行サービスでは、電話を受けたオペレーターが、どこから、誰宛てに、どのような要件で入電があったかを記録します。通常はその内容を電話や電子メールなどでクライアント企業に連絡するのですが、その連絡をビジネスチャットで行うのが「電話代行サービス＋ビジネスチャット」です。

取次内容をチャットツールで通知

ビジネスチャットと連携した電話代行サービスでは、電話の内容をテキスト化してチャットツールで通知してくれます。電子メールではメールソフトでタイトルを見てクリックしてから確認する必要がありますが、チャットなら画面をスクロールするだけで要件が確認でき、うっかり削除してしまう心配もありません。

チャットツール連絡のメリット

電話代行サービスとビジネスチャットを連携させれば、次のようなメリットがあります。

ほぼリアルタイムで通知が届く

電話代行サービスのオペレーターは、外部から電話を受けたらすぐに用件をチャットツールで連絡してくれます。パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットなどの端末でも確認できるため、外出先や自宅にいても、ほぼリアルタイムで電話があったことに気付けます。急いで折り返すことが必要な連絡にも素早く対応できるでしょう。

リモートワークでも情報共有できる

ビジネスチャットを利用するメリットは、チャットの参加者全員で情報を共有できることです。電話対応では電話を受けた人にしか通話内容がわかりません。しかし、オペレーターからチャットにテキストで送られてきたメッセージは、参加者全員で共有が可能です。全員で情報を共有できれば、担当者が不在でも他の人が対応できます。

コロナウイルスの感染拡大でリモートワークが増加しましたが、電話代行サービスとチャットツールを使えば、自宅で仕事をしている担当者にも情報が共有できるため、対応漏れがなくなるでしょう。

記録が残るため対応漏れの防止に

ビジネスチャットでは、電話代行サービスのオペレーターからの連絡を時系列で確認できるため、社内の電話ログ（履歴）としても活用できます。チャットでは過去にどのような書き込みがあったかを、検索機能によって探すことも可能。いつどのような相手から問い合わせがあったかなども瞬時に判明します。

チャットを社内や部署内の電話ログとして、誰でもアクセスできるデータベースとして活用すれば、担当者の不在時でも顧客フォローなどがスムーズに行えるでしょう。

電話代行内容をチャットで通知する際の注意点

電話代行サービスとビジネスチャットを連携させて活用する際には、次のような注意点もあります。

電話代行会社によって対応しているチャットツールが異なる

電話代行サービスを提供している会社によって、対応しているビジネスチャットの種類は異なります。幅広いビジネスチャットに対応している電話代行サービスもあれば、特定のツールにしか対応していないところもあります。電話代行サービスを利用する際は、自社で使用しているツールに対応しているかどうかを確認しておきましょう。

次に代表的なビジネスチャットツールを紹介します。これから導入を考えている担当者の方は参考にしてください。

Slack（スラック）

「Slack（スラック）」は世界194カ国で導入されているビジネスチャットツールです。直感的に使えるシンプルなデザインが特徴で、ビジネスチャットを採用するのがはじめての企業でもスムーズに導入できるはずです。音声通話・ビデオ通話・画面共有も可能。GoogleドライブやOffice365など、2,200以上の外部ツールとも連携できるため幅広い活用が可能です。

Slack（スラック）

chatwork（チャットワーク）

「chatwork（チャットワーク）」は、日本で開発された国産のビジネスチャットです。日本語での案内やヘルプも理解しやすいでしょう。シンプルなデザインで使いやすく効率的に情報の共有が可能。グループチャットでは「TO機能」で宛先を指定すれば確実に相手にメッセージを届けることが可能。登録ユーザーを検索できるため、社外の人脈ともつながれます。

chatwork（チャットワーク）

LINE WORKS（ラインワークス）

個人向けのチャットツールとして広く利用されている「LINE」のビジネス版が「LINE WORKS（ラインワークス）」です。LINEの使用感をそのまま踏襲しているため、多くの人が説明不要で使えるのが特徴。「せっかく導入しても従業員が使えないのでは」などの心配がありません。自分やメンバーのスケジュールを把握できるカレンダー機能や意識調査に利用できるアンケート機能、業務がスピーディーに進むチャットボット機能も装備しています。

LINE WORKS（ラインワークス）

Microsft Teams（マイクロソフトチームズ）

Microsft Teams（マイクロソフトチームズ）は、Microsoft社が提供しているチャットツールで「Office365」の有料プランに含まれているサービスです。チャット・音声通話・ビデオ共有をシンプルに 1 つの場所にまとめているのが特徴。部署やプロジェクトごとのチャットルームでチャット・通話・ファイル共有などができます。Microsoft Officeのソフトウェアと連携しやすいため、Microsoft社のサービスをすでに利用している企業は活用しやすいでしょう。

Microsft Teams（マイクロソフトチームズ）

Talknote（トークノート）

「Talknote（トークノート）」は、日本で開発されたビジネスチャットです。メッセージの送受信だけでなく、タスク管理機能やタイムライン投稿機能も充実しています。AIを搭載しており、アクセス時間やメッセージを分析して、誰と誰がどのくらいメッセージを送受信しているかの分析も可能。勤務時間を超えてアクセスしていないかを検知する「オーバーワーク検知」機能も利用できます。日本で運営しているため、サポートや導入コンサルティングも充実しています。

Talknote（トークノート）

費用がどのくらいかかるか確認

電話代行サービスとビジネスチャットを導入するには、それぞれに利用料金が必要です。電話代行サービスには一般的に「初期費用」「保証金」「月額基本料金」などの費用がかかるのが一般的です。受電件数が一定数を超えると料金が加算される場合もあります。

ビジネスチャットには無料プランも用意されています。しかし、無料プランでは利用できる機能やデータ容量、ビデオ会議への参加可能人数などに制限があるケースがほとんどです。自社にビジネスチャットを導入する場合、どの程度のサービスを利用するかでプランを選ぶとよいでしょう。

チャット連携できる電話代行サービスで効率良く業務しましょう

電話代行サービスは業務の効率化や生産性の向上、コストダウンや人手不足の解消に有効なサービスです。そこにビジネスチャットを連携させれば、さらなる効果が期待できるでしょう。ただし、電話代行サービスによって対応しているチャットツールや料金は異なります。自社の規模や利用頻度、予算に合わせて電話代行サービスを選んでみてください。