今さら聞けないマナー。FAXの送り方・受け取り方

2017.02.14スタッフブログ
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FAXを使用する機会が多い日本のビジネスシーン

FAXはビジネスシーンにおいて電話やメールと同じくらい頻繁に使用されている連絡手段のひとつです。けれども、新社会人の方など会社で働いた経験のない人にとっては今までの生活に馴染みがなく使い方やマナーが全く分からないという人も多くいるのではないでしょうか。

そんな方のためにこちらの記事では、FAXに関する様々な今更聞けないビジネスマナー。例えばFAXの送信の仕方などを紹介いたします。新社会人の方は必見です!

そもそもFAXって何?

まず一番最初に、FAXはどの様な機械なのかを簡単に説明いたします。FAXとは、ファクシミリという画像情報を電話やインターネットなどの通信回線を通して遠隔地に転送する機械のことをいいます。一般的には電話機と一体化されているものが多く普及していますが、会社や企業で使用される物の場合、コピー機やスキャナーなどの複合機が使われているケースもあります。

現代では電話やメールが普及しているので一般家庭で使われることは少なくなってきましたが、ビジネスの場においては電話での言い間違いや聞き間違いを避けるために注文書や見積書といった急ぎの書類のやり取りなどで現代でも頻繁に利用されます。その他にも文章だけではない図面や絵の入った資料や、直筆のサインや印章が必要な書類のやり取りをする際にFAXは使用されます。

社会経験のない学生の方には日常生活で馴染みのないものかもしれませんが、社会に出て働き始めると、業界によっては必ずといってもいいほど使用するツールなので、今のうちに基本的なFAXのマナーを覚えておきましょう。

FAXの正しい送り方とマナー

続いて、FAXの正しい送り方とビジネスマナーについてをご紹介いたします。はじめにFAXを送る際には、送信する書類の他に誰宛に何を送ったかが分かる文書を一枚目に送信します。この送付状にはFAXの送り主とその連絡先・送信相手の名前・用件と送信内容・送信した書類の枚数・FAXを送信した日付などの情報を記載します。FAXを頻繁に送る方は送付状のテンプレートをパソコンで作っておくと便利です。

次に、FAXで複数枚の書類を送信する場合には間違いや送信ミスがおこらないように、書類の下部に通し番号をふっておくのもマナーのひとつです。そして、FAXを送信する前か送信した後にはメールや電話などで送信することを伝えておきましょう。万が一通信エラーなどで相手に届いていなかった場合でも、この様に確認を入れておけば迅速に対応することができます。

その他にも当たり前のことですが、書類上に見づらい文字がないか、送信するFAX番号が間違っていないかなど。送信する相手に失礼がないようにしっかりと確認しましょう。

FAXを受け取る際のマナー

続いては、FAXを受け取った場合でのビジネスマナーをご紹介いたします。自分の会社宛にFAXが送られてきた際にはまず、送付状に書かれた通りの枚数がきちんと揃っているのかを確認します。次にそのFAXが誰に宛に送られてきた書類なのかを確認します。自分宛に送られてきた書類であれば速やかに返信や相手に無事に手元に届いている旨を伝えましょう。

送信宛が自分ではなかった場合には、宛名の人まで手渡ししてあげると良いです。もしも、宛名の人が不在で送信内容が急ぎの用件でなければ、その人の席にメモを残して置いておくなどの気遣いをすると良いでしょう。また、担当者が長時間不在で用件が急ぎのものであった場合は、担当者に代わって送信先に無事に書類が届いていることと担当者が不在であることを伝えます。

FAXの送信及び受信のビジネスマナーについてをご紹介いたしました。普段の日常生活であまり使用することはないかもしてませんが、ビジネスシーンにおいては無くてはならない連絡ツールの一つなので、しっかりと使い方や正しいマナーを身に付けておきましょう!

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