間違えやすいビジネス表現について

事務連絡や電話対応、あるいは上司との会話から各種ビジネス文書まで、仕事をするうえで知っておくべきビジネス表現はたくさんあります。最近では敬語の乱用、または話し言葉と書き言葉の混同など、表現に対する意識が希薄になっているという声もあります。そこで今回は、とりわけ間違えやすいビジネス表現をご紹介します。必要最低限の表現方法はぜひマスターしておきましょう。

ビジネス表現の誤用や混同は、会社の信頼にも関わります

様と殿の使い分け

通常、自分の上司には敬意を払って「様」を使いたくなります。しかし状況によっては、使い分けられることが望まれます。たとえば役職名には敬意が込められており、「様」をつけると二重敬語となるため、注意が必要です。

一方「殿」は基本的に文書でのみ使用される表現であり、会話で使うのは控えたほうがベターです。一般的に「殿」は企業などの団体から、個人（社員など）へ向けて使われることが多いです。分かりやすい例が、辞令や給与明細書に記される宛名。そのため、個人対個人の文書のやり取りでは、「様」で統一すると良いでしょう。

「席を外す」と「外出」の使い分け

電話や来客があったとしても、その場に担当者がいるとは限りません。その場合、担当者が不在である旨を伝える必要がありますが、使い方を間違えると思わぬ誤解を招いてしまう恐れがあります。

よく使われる「席を外す」は、すぐに戻ってくることが分かっている時に使います。それに対して「外出」は、戻る時間が分からない場合、あるいは短時間では戻れない場合などに使います。また状況によっては、不在の理由を先方にはっきりと伝えることも必要です。

貴社と御社の使い分け

取引相手やクライアントに対しても、敬意を払った呼び方をします。その際、「貴社」と「御社」という表現が使われますが、これらも意味を捉えて使い分けるのが重要です。

基本的に「貴社」は文語、「御社」は口語と考えられています。ですから、手紙など文書で先方に連絡する場合は「貴社」、電話や接客対応をしている時などは「御社」と使い分けるのがビジネス表現の常識です。

今回ご紹介したビジネス表現は、現場で使われるほんの一例に過ぎません。表現の誤用や混同は一社員の評価だけでなく、会社の信頼にも関わりますので、意味を理解して正しく使うことを心がけましょう。

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