FAX活用のマナーについて

2017.11.20 更新日:2022.05.06スタッフブログ

FAXの到着を待つ男性

仕事の用件を文書や図面で伝えられるFAX。電話やメールとは違った利便性があり、業種によっては欠かせない通信手段です。しかし注意しなければ、マナーに違反に気付かず送ってしまうことも。ビジネスでFAXを使う場合は、マナーやルールを意識して下さい。今回は、FAX使用時の基本的なマナーや上手な活用法についてご説明します。

FAX使用時のマナーをおさらい

FAXの基本的なマナー

FAXを使用する際、とくに知っておきたい基本的なマナーには以下のものがあります。

  • FAX番号の確認
  • 「送信状」の添付
  • 個人情報・機密情報の記載は基本NG

FAX番号を間違えると、無関係の人に届きトラブルに発展する恐れがあります。送信ミスの防止策として、あらかじめ取引先やお得意様の番号を登録しておくと、直接入力を避けられ便利です。

送信状には、宛名・差出人・用件・送信枚数・送信日時などの情報を記載します。送信先で多くの社員が働いていれば、誰が最初にFAXを手にするか分かりません。受け取ってほしい相手に届けてもらうためにも、この書面は不可欠です。

FAXで届いた書面は、多くの人の目に触れる可能性も低くありません。個人情報などは、流出を防ぐために避けた方が賢明です。

いずれも当たり前と感じるかもしれませんが、相手の方に迷惑をかけないためにも送信時には注意した方がベストです。

上手な活用方法

FAXは、機械の性質を踏まえておくと上手に活用できます。以下の点に配慮すると、トラブルを避けられるでしょう。

FAX文書の内容は、送信先では不鮮明になる場合が少なくありません。見づらい文字や細かい数字は、読みやすくするために拡大しておくと親切です。文書が複数枚ある時は、送信ミスによりページがもれる危険性も否定できません。受信側で枚数を確認できる様に、それぞれページ数を付けておくことが望まれます。ただし大量の文書は受信する側の負担になるので、郵送などを選んだ方が良いでしょう。

また、送信相手の方がFAXで送られた文書をすぐに確認できるとは限りません。確実に内容を見てもらうためにも、送信する前と後に電話連絡することをおすすめします。

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