取引先に対するビジネスマナーの基本

2017.12.19 更新日:2022.05.06スタッフブログ

来客を案内する女性

取引先に対するビジネスマナーには、細かいルールが決められています。相手を不快にさせないためにも、最低限のビジネスマナーを身につけることは取引先との関係を良好に保つためには必要不可欠です。こちらでは、お客様と接するうえで心がけたいビジネスマナーの4つの基本をお伝えします。

ビジネスマナーを身に付けて円満な関係を!

来客への対応マナー

会社には、多くのお客様の訪問があります。約束のない突発的な訪問から、飛び込みのセールスまで、ありとあらゆる方がお見えになります。企業における来客応対は、会社全体のイメージにつながる重要な側面があるのです。アポイントがないからといって不適切な対応をすれば、相手に悪い印象を与え、新たなビジネスチャンスを逃してしまう可能性もあります。来客応対をする場面では、会社を代表しているという意識を忘れない様にして下さい。

大きな会社になると、受付を専門に担当する方がいますが、受付に従業員を配置しないという会社も数多くあります。出入口を通りがかった時に、偶然お客様に声をかけられることもあるかもしれません。顔見知りでなくても、「いらっしゃいませ」とさわやかに声をかけるのがお客様に対するサービスです。来客に気づいたら、こちらから積極的にお声がけする様にして下さい。お客様の存在を無視する様では、社会人として失格です。

実際に来客応対をする場合は、お客様の会社名・氏名・用件を尋ね、必要に応じて担当者に取り次ぎます。取り次ぎに時間がかかる場合は、ミーティングスペースなどに案内するなど、臨機応変に対応する様にしましょう。いつまでもお客様を待たせるのは、失礼にあたります。お客様に「この社員、大丈夫?」と不安にさせないスムーズな応対を心がけましょう。

来客応対をするスペース

訪問マナー

ビジネスでは、取引先やお客様のところに訪問する機会が多くなります。訪問準備では、相手に訪問の目的や用件を伝えてから、都合を聞きましょう。当日に必要な時間や伺う人数を明確に相手に伝えます。先方と都合が合わない時のために、別の日程になった場合の想定をしておくとスムーズです。アポイントが取れたら、訪問先までのルートや所要時間を確認しておくことも大切。道に迷って約束の時間に遅れるといったトラブルを防ぐために、必要な準備です。

冬場に取引先を訪問する際、コート・マフラー・手袋を着用する方も多いでしょう。来客先に入室する前に、あらかじめコートなどは脱いでおきましょう。ネクタイや髪型の乱れがないか、軽く身だしなみのチェックをしておくこともおすすめします。携帯電話は、電源を切るかマナーモードにしておくと、打ち合わせ中に失礼を働く心配もありません。

受付の方に取り次いでもらう時は、会社名・氏名・相手の部署と名前・用件・アポイントの有無をはっきりと伝え、受付の方に名刺をお渡しします。部屋に案内されたら、指示がない限り、下座に座りましょう。担当者が入室したら、すぐに立ってあいさつできる様に、浅めに腰をかけておきます。この時、荷物は椅子ではなく、足元の左手に置くのがマナーです。面談後は、要点の再確認を忘れずに。今後の約束などは特にチェックしておきましょう。最後は相手に時間を取ってもらった感謝を述べ、「失礼します」とすみやかに退出します。コートなどがある方は、部屋を退出してから着用する様にしましょう。

自己紹介のマナー

ビジネスシーンでは、自己紹介をする場面が多くなります。上司・先輩・同僚・取引先の方など、あらゆる方々へ自分について紹介するシーンが想定されます。大勢の前で自己紹介を行う場合は、その場にいる人が聞こえる様にはっきりと大きな声で自己紹介をするのが基本。氏名・出身地・これまでの経歴を簡潔にまとめましょう。何か一つでも相手の印象に残る言葉を盛り込むと、名前を覚えてもらいやすくなります。

自己紹介をする相手が一人の場合は、簡潔に名前を伝えます。社内の方には部署と名前、社外の方には、会社名・部署・氏名を伝えてから名刺をお渡します。相手から自己紹介を受けた場合は、なるべくその場で、名前と顔を覚える様にしましょう。1対1の時は相手に視線を向けて、大勢に向けてのあいさつでは、1点だけでなく全体に視線を配る様にします。緊張しやすい方は、深呼吸をしてから話し出すとよいでしょう。姿勢を正して、はっきりと聞き取りやすい話し方で自己紹介を行って下さい。

交渉や提案時のマナー

相手に交渉や提案を行う時のマナーには、いくつかのポイントがあります。顧客のニーズを引き出すための「質問力」。さらに、お客様の視点で物事を考えるためには、「共感力」も求められます。さらに、具体的な交渉や提案をする前には、お客様との関係作りも欠かせません。相手からいかに信頼を得て、任せてもらうまでに至るには、ビジネスパートナーとして、よい関係を築く努力も必要です。

何度もヒアリングを行い、相手が求めるニーズに見合ったプランの提示でなければ、交渉や提案は合意には至りません。メリットだけでなく、デメリットについても説明し、お客様にどの様な影響があるのかも分かりやすく伝えます。相手の立場に立って疑問や欠点を解決しながら、粘り強くベストな答えを導きだしましょう。

この様に、適切なステップを踏むことで、交渉や提案がよりスムーズに運びます。相手自身も気づいていない、隠れたニーズを読む力は、日頃の訓練や経験によって育まれます。焦らず目の前の交渉や提案を丁寧にこなしていきましょう。

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