電話会議とは？

更新日：2022.05.09スタッフブログ

電話会議は、参加者が同じ場所に集まることが難しい場合などに役立つサービスです。高額な費用も必要なく、ビジネスパーソンの間で広く利用されています。電話会議は古くからある遠隔コミュニケーションのひとつで、会議・打ち合わせ・商談など多くのシーンで活用されてきました。3地点以上をつないで会議する場合は、電話会議サービスがおすすめです。今回は電話会議の概要と必要な装置、準備するもの、さらにメリットについてご説明します。

1 ビジネスで活用したい電話会議について

ビジネスで活用したい電話会議について

電話会議サービスの概要

電話回線を利用する電話会議サービスは、3拠点以上を結んで会議したい時に便利です。時間に縛られないうえにさまざまな場所で会議を行うことができるため、多くのビジネスシーンで活かされています。

電話会議サービスを利用する場合、まず、会議の主催者が参加者に主催者IDとアクセスポイントの番号を通知します。開始時間になったら主催者と参加者はアクセスポイント番号にダイヤル。主催者と参加者1名以上が接続した段階で、電話会議が開始されます。

電話会議を行うための必要なこと

すでにある電話機を利用して電話会議を行うことも可能ですが、大人数で電話会議を行う場合は、部屋の広さなどを考慮してスピーカーやマイクを準備したほうがよいでしょう。電話会議に必要な装置に関しては、多くのメーカから多種多様の機器が販売されており、機能もさまざまです。これらの装置を準備する際は、利用シーンを考えながら選ぶ様にしましょう。

会議の規模に合わせて装置を選ぶ

電話会議で重要なのが、会議を行う場所と参加する人数です。一般的な電話会議装置の収音範囲は、本体より半径1～2mとされています。この場合、参加人数が少ない小会議室程度の空間で行う電話会議であれば問題ありませんが、中会議室や大会議室ほどの広い部屋でなおかつ大人数で電話会議を行うのであれば、それなりに収音範囲の広い装置を選ぶ必要があります。外部マイクが接続できるものや本体を連結接続できる装置など、用途に応じて使い分けるのが基本です。

接続方法

電話会議装置の接続は、「電話機接続」「アナログ回線接続」「モバイル接続」の３つがあります。電話機接続は、固定電話機さえあれば手軽に導入できます。固定電話機の受話器をカールコードから外し、カールコードを電話会議装置に差し込むだけで接続可能です。アナログ回線接続は、電話会議装置の接続方法として昔からあるものです。モバイル接続は、スマートフォンなどに電話会議装置を接続することで、どの様な場所でも手軽に電話会議の利用ができます。また、電話会議サービスのアプリをダウンロードしておくことで、ご自分のパソコンやスマートフォンからでも電話会議への参加が可能です。

機能

電話会議装置はさまざまなタイプがあり、機能もバラエティに富んでいます。たとえば通話録音は、電話会議の内容を録音してくれる機能で、議事録として役立てることができます。そのほかにも、騒がしい場所でも集音をしっかり確保するヘッドセット型電話会議装置、パスワードを入力しなければ利用できないセキュリティ強化タイプなどがあります。

導入コスト

電話会議装置は安い買い物ではありません。導入コストと機能のどちらも見極めて、用途・目的に一番合う電話会議装置を見つけるのがベター。また、多くの電話会議システムに拠点数の制限はないものの、通話時間によって料金が変わるためあらかじめ電話会議の使用用途を決めておくことが大切。それによってシステム使用料の予測につながります。

多地点接続

1度に3地点以上と通話を行う場合は、電話会議サービスや多地点接続機能が付いている装置などの使用がベストです。何地点まで接続可能かは、電話会議サービス業者によって異なります。
必要な装置がそろったら、接続作業の一連の流れを確認してみましょう。電話会議は、緊急時に行われるケースも少なくありません。その際、スムーズに接続できなくては、電話会議のメリットも活かされないでしょう。

電話会議のメリットと注意点

電話会議は、電話回線があれば手軽に導入できるところがメリットです。使用用途によっては、リーズナブルな料金で電話会議装置とシステムの利用が可能です。
また、電話回線やインターネット接続を利用するため、国内・海外を問わず複数拠点との通話が可能になります。スムーズな情報共有をサポートする便利なサービスといえます。

緊急時にも対応できるところもまた、電話会議サービスの魅力です。電話会議は特定の番号にかけるだけで簡単に接続できて、少人数の会議であれば場所にも困りません。複数拠点との通話も可能で、特定の場所に移動する手間も省けます。移動時間をカットできれば、浮いた時間とコストを別の業務に転嫁させることもできるでしょう。
ただし、電話会議は音声のみになるので、映像や資料の共有はできません。プレゼンテーションなどの会議には不向きのサービスといえます。会議内容によってはその利点が活かされないこともありますので、用途・目的の確認は怠らない様にしましょう。