ビジネスレターも安心。メール返信代行サービス

更新日：2022.04.28スタッフブログ

PCで仕事をするスーツの女性

インターネットで商品を買い物したら、そのショップから毎週のようにメールが来るようになった経験はありませんか？近年のビジネスレターは、ネットショップやECサイトの増加に伴い、メールでのやり取りが主流となってきました。そのニーズに対応し「メール返信代行」というサービスが存在します。今回は、メール返信代行についてお話します。

ビジネスに活用できるメール返信代行

メール返信代行サービスの仕組み

まず、一般的なメール返信代行サービスの仕組みについてご紹介します。初めに、貴社に届くお客さまからのメールを代行会社に転送受信、もしくは直接受信します。受信メールの内容を確認し、貴社との打ち合わせに基づいて返信が必要かどうか判断します。そして、対応マニュアルに基づいてお客様への回答や返信を行います。簡易的なものはテンプレートを使用し、加筆修正を加えて返信します。必要に応じて資料などを添付することもございます。貴社のアドレスを使用して返信します。最後に、お客様にいつどのような返信対応をご報告するといったものです。

メール返信代行サービスによるメリット

ここでは、メール返信代行サービスによるメリットをいくつかご紹介します。見込み客に対し商品説明などの返信を迅速に行うことによって、受注率や成約率が高まります。リピーターからの問い合わせや、購入者やユーザーからの質問に対して迅速に返信を行うことで固定客化が実現し、企業イメージが向上します。

営業時間外や休日に届いたメールに対して返信を迅速に行うことで、機会損失を防ぎます。また、クレーム関係のメールに対して返信を迅速に行うことで、二次クレームを防止できます。

こんなところまで対応することも

24時間365日の対応を行う企業もあり、プライベートでのインターネット利用や、ECサイトへのアクセスの最も多い時間帯は夜の9時から12時だと言われており、その時間帯に迅速な対応ができることは大きな利点となります。

また、各種通信販売の注文や問い合わせの受け付け、機械設備などの修理やメンテナンスの受け付け、製品サポート対応など、さまざまなコールセンター業務を行うこともあります。

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