テレワークでコミュニケーション不足?原因と対策

2020.12.24 更新日:2021.10.26ビジネス豆知識

テレワークは、新型コロナウイルスの感染拡大もあり注目されている働き方です。自宅で勤務すれば、感染リスクを軽減できると期待されています。ただ、お互いの作業場所が離れたためコミュニケーションを取りにくくなったとの指摘もあります。コミュニケーション不足には多くのデメリットがあるため、早めの対処が望まれるでしょう。そこで今回は、テレワークがコミュニケーション不足を招く原因や有効な対策などをご紹介します。

テレワークでコミュニケーション不足な女性

テレワークが増えてきた現状について

最近は、通信技術の進歩に加え、新型コロナウイルスの影響もあり、テレワークを導入する会社が増えました。

通信技術の進歩

近年は通信技術が著しく進歩し、テレワークの増加に貢献しています。かつては、会社で働くとなると職場に出勤するスタイルが当たり前でした。新たに誰かを採用する時には、たいてい居住地が通勤圏内にあるかどうかが考慮されています。会社でテレワークを導入した場合、とくに居住地を問わず人員を確保できます。オフィスから離れた地域の人材も雇えるため、いまはテレワークを取り入れる職場が増えました。

新型コロナウイルスの影響

この数ヶ月にテレワークの導入例が増えた大きな要因は、新型コロナウイルスの影響です。ウイルス感染が確認され始めた当初は、多くの職場がテレワークに消極的でした。次々と感染が広がるなか全国各地で外出自粛が求められ、状況は大きく変化します。在宅勤務は感染防止に効果があると考えられ、いまは少しでも感染リスクを減らすため、ほとんどの職場でテレワークが実施されています。ただ導入例の増加に伴い、さまざまな問題が表面化しました。なかでも多くの会社で直面している課題が、コミュニケーション不足です。この問題を解決するため、各職場では対策が急がれています。

テレワークでコミュニケーション不足になりやすい理由とは?

テレワークでコミュニケーション不足になりやすい主な理由は、作業環境の問題です。メッセージを誤解しやすく各々の作業状況が見えにくいことも、コミュニケーションを難しくしています。

作業環境の問題

テレワークの業務スタイルは、そもそもコミュニケーションを取りにくい作業環境です。たいていテレワークでは、それぞれの勤務場所が離れています。ひとつの職場で一緒に仕事する場合と異なり、基本的にデスクが隣り合う状況は望めません。業務時間中であれば、とくに必要もなく気軽に会話することはためらわれます。休憩時間でも、少し会話するために電話やビデオ通話をつなぐとなるとコミュニケーションへの意欲は低下するといわれています。

メッセージを誤解しやすい

テレワークの場合、メッセージをやり取りした時に誤解しやすいところもコミュニケーション不足につながる大きな要因です。テレワークでメッセージを送る時には、チャットやメールを使うケースが多く見られます。会話と違い、ほとんどのメッセージは文章で表現されます。チャットやメールの文章は言葉足らずになる場合が多く、細かいニュアンスの理解はかなり困難です。誤解を招くことも珍しくなく、多くの方がテレワークでのコミュニケーションを避ける一因になっています。

作業状況が見えにくい

作業状況の見えにくさはテレワークで情報をやり取りする時にタイムラグを生じやすく、コミュニケーション不足につながっています。テレワークでお互いの作業状況が見えないと、なかなか適切なタイミングでメッセージを送れません。受診側が仕事に追われていると、送信内容の確認は遅れることがあります。返信を受け取るまでにタイムラグがあると、リアルタイムでコミュニケーションを進められません。そのため、作業状況の見えにくさもテレワークのコミュニケーション不足に深く関わる問題といえます。

テレワークによるコミュニケーション不足のデメリットや起こりえるトラブル

テレワークによるコミュニケーション不足のデメリットを挙げると、生産性の低下や誤解によるマイナス評価です。今後は、社内での信頼関係の構築が難しくなる可能性もあると考えられています。

生産性の低下

生産性の低下は、テレワークでのコミュニケーション不足がよく引き起こすデメリットです。たいていの仕事には、多くの作業が関わっています。コミュニケーション不足は、意思の疎通を妨げます。そんな状況で誰かの作業に問題が生じると、速やかな対処が難しくなり高い生産性を保てません。最近は、コミュニケーション不足とストレスとの関わりを指摘する声も増えています。これまで職場での何気ない会話がストレス解消になっていた場合、コミュニケーション不足は生産性の低下につながります。

誤解によるマイナス評価

コミュニケーション不足からの誤解は、人事面のマイナス評価を招く原因です。チャットでのメッセージのやり取りやビデオ通話では、説明不足により印象を悪くするケースが見られます。実際、人によっては上司や同僚の信頼を損ねる事態に見舞われています。仕事の成果を把握しにくいところも、テレワークでよく問題になる部分です。日々の業績を分かりやすく数値化できない場合、仕事が適切に評価されないケースも起きています。

今後は信頼関係の構築も困難に

今後は、勤務スタイルがテレワーク中心になると社内で信頼関係を築くことが難しくなるかもしれません。すでに職場で信頼関係が十分に育まれている場合、テレワークでコミュニケーションの機会が減っても良好な関係性は簡単に失われないと考えられます。一方、テレワーク中心のなか新入社員を迎えると最初からコミュニケーションを取りにくくなる可能性があります。その場合、信頼関係の構築は困難と考えられるため早めの対策が欠かせません。

有効な対策について

テレワークのコミュニケーション不足を解消する際、有効と考えられる対策としては新たなコミュニケーションツールの導入、ルールの設定やこまめなミーティングの実施が挙げられます。

新たなコミュニケーションツールの導入

新たなコミュニケーションツールの導入は、コミュニケーションの活性化に効果の見込める対策です。電話やメールは、すでにビジネスシーンの通信手段として広く使われています。どちらも基本マナーが細かく定められているため、なかなか気軽には利用できません。堅苦しさを感じず気軽にコミュニケーションを取るうえで、手軽なツールの導入は効果的です。実際、多くの職場ではコミュニケーション活性化のため各種のビデオ会議システムを導入し始めています。

ルールの設定

快適なコミュニケーション環境を保つには、利用時のルール設定が大切です。勤務中は作業の手を止めにくく、自発的なコミュニケーションはためらわれる傾向にあります。その場合、ツールの利用時間を決めておけば使いやすくなると考えられます。できるだけ多くの方に利用してもらうなら、あまり上下関係にこだわらず発言できる環境づくりも重要です。お互いの立場を気にしなくて済むほうが、コミュニケーションは盛んになるでしょう。

こまめなミーティングの実施

こまめなミーティングの実施は、仕事の円滑化に効果的です。仕事していれば、さまざまな問題が発生します。テレワークでコミュニケーションが不足している場合、速やかな対処は難しくなると考えられます。こまめにミーティングを実施すると、そのたびに何か問題が起きていないか確認できます。お互いに情報を共有できれば、テレワークでも仕事をスムーズに進められると考えられます。テレワークによるコミュニケーション不足でお悩みなら、いろいろなツールを試してみるとよいでしょう。

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