Chatwork報告で電話対応を簡単管理する方法

中小企業や各種サービス業を中心に、電話対応の情報がバラバラに管理されており、外出中やテレワーク中だと確認が難しいといった悩みを抱えるケースが少なくありません。そこで注目されているのが、電話代行サービスの「Chatwork報告」です。Chatworkで受電内容を整理すれば、業務管理やタスクと一緒に情報を一元管理でき、電話対応の見落としや対応漏れを防ぐことが可能です。本記事では、Chatwork報告の活用方法やメリットを解説し、効率的な電話対応管理の方法をご紹介します。

Chatwork報告で電話対応を簡単管理できる理由

電話代行サービスを導入しても、受電内容がメールやFAX、手書きのメモなどに散らばっていると、情報の確認や対応の漏れが発生しやすくなります。

Chatwork報告を活用すれば、電話対応の情報をタスクやチャットと一元管理でき、社内での共有や進捗確認もスムーズになるでしょう。ここでは、具体的なメリットを3つに分けて解説します。

タスク管理と受電内容を一元化できる

Chatworkでは、受電内容をタスクとして登録することができます。これにより、電話での依頼や問い合わせ内容をそのままタスクとして整理でき、担当者や期限なども明確になります。

例えば、電話代行から「〇〇社への見積書送付依頼」が報告された場合、タスクに登録することで担当者が漏れなく確認でき、進捗も一目で把握可能です。タスク化された情報はChatwork内で管理できるため、メールや紙のメモでの情報管理と比べて、確認の手間が大幅に削減されます。

時系列で電話履歴を整理できる

Chatworkのチャット機能を使うことで、電話代行からの報告を時系列で整理することが可能です。日付ごと、案件ごとに会話が並ぶため、過去の電話対応履歴を簡単に確認できます。

例えば、同じ顧客から複数回問い合わせがあった場合でも、チャット履歴を遡るだけで内容や対応状況を確認でき、対応の抜け漏れを防げます。紙やメールのように別フォルダを探す手間も不要です。

個別連絡・メンションで重要案件を見逃さない

Chatworkでは、特定の担当者にメンション（@名前）をつけて通知できます。電話代行からの報告にメンションを活用すれば、重要な案件や緊急対応が必要な連絡を見逃すことがありません。クレーム対応や納期確認など、迅速な対応が求められる電話内容も、担当者に直接通知できるため、社内での情報共有の精度が向上します。

電話代行サービスの Chatwork 報告とは

電話代行サービスのChatwork報告とは、外部の電話代行オペレーターが受けた電話内容を、Chatwork上のチャットやタスクとして報告する仕組みです。電話での問い合わせや依頼内容がリアルタイムでチャットに反映されるため、外出中やテレワーク中でもすぐに確認でき、社内の情報共有がスムーズになります。

Chatwork報告では、グループチャットに参加している全員が受電内容を閲覧できます。そのため、「参加者全員で情報を共有したい」「電話連絡に対して誰もが社内トークに参加できる体制にしたい」といった企業に最適です。

この仕組みを活用すれば、電話対応の情報が社内で一元管理され、誰が対応すべきか、どの案件が進行中かを簡単に把握できます。結果として、電話連絡の見落としや対応漏れを防ぎ、業務効率を大幅に向上させることが可能です。

Chatwork報告を活用するメリット

電話代行サービスのChatwork報告を活用すると、従来のメール報告や紙メモでは得られなかった利便性や効率化が実現できます。ここでは、Chatworkならではのメリットを具体的に解説します。

余計な情報が入らず、迷惑メールに埋もれない

Chatwork上で報告が行われるため、メールのように不要な広告や迷惑メールに埋もれる心配がありません。重要な受電情報だけがチャットやタスクに整理されるため、確認漏れや見落としが減り、迅速な対応が可能です。

業務集中度の向上

受電内容がChatworkのタスクやチャットに直接報告されることで、業務の優先度を整理しやすくなります。例えば、緊急の問い合わせやクレーム対応など、重要な案件をタスクとしてすぐに担当者に割り当てられるため、業務の集中度が高まり、効率的な作業が可能です。

場所や端末を問わず確認できる

ChatworkはPC・スマホ・タブレットなど、さまざまな端末からアクセス可能です。外出中やテレワーク中でも受電内容をリアルタイムで確認できるため、出社していない状況でも電話対応の状況を把握できます。これにより、情報共有の遅延を防ぎ、スムーズな意思決定や対応が可能になります。

社内での情報共有が容易

チャットに参加しているメンバー全員が同じ情報を閲覧できるため、部署間やチーム内での情報共有が簡単です。特定の案件の進捗状況や対応履歴をすぐに確認でき、社内の連携を強化できます。

Chatwork報告についてよくある質問（Q&A）

電話代行サービスのChatwork報告を導入する際、「個別対応はできるのか」「外出中でも確認できるのか」といった疑問を持つ方も多いでしょう。本章では、Chatwork報告に関してよく寄せられる質問とその回答をまとめました。導入前の不安を解消し、利用イメージをつかんでいただける内容にしていますので、ぜひ参考にしてください。

Q. Chatworkに報告してもらえる電話内容はどこまで詳しく記載されますか？

A. 電話代行で受けた内容は、担当者名、会社名、電話番号、用件、折り返しの必要性など、業務に必要な情報を反映します。具体例を示すと、電話対応の内容は、以下のようなフォームで報告いたします。

Q. 他にはどのような連絡ツールに対応していますか？

A. 弊社・電話代行サービス株式会社の連絡ツールは【LINE】【LINE WORKS】【Slack】【Google Chat】【Microsoft Teams】【e-mail】【SMS】に対応しております。

Q. 個別対応や重要案件だけを通知してもらうことはできますか？

A. はい、可能です。特定の担当者や部署（例：社長、管理者、採用担当者）にのみメンションをつけて通知を送信する設定ができます。（別途費用）これにより、チーム全体に不要な通知が届くのを防ぎ、業務への集中を妨げません。

Q. Chatworkに通知されない場合や反映に遅延があった場合はどうなりますか？

A.万が一、Chatworkの通知に遅延や不具合が発生した場合は、同内容をメールでも速やかに通知いたします。また、Chatworkとメールの両方で報告を希望される場合は、別途費用にて対応可能です。

電話対応の情報がバラバラに管理されていると、確認漏れや対応遅れのリスクが増えます。Chatwork報告を活用すれば、受電内容をタスクやチャットと一元管理でき、業務の優先度や対応状況をリアルタイムで把握可能です。

外出中やテレワーク中でも確認できるため、場所や端末を問わず柔軟に対応でき、社内での情報共有もスムーズになるでしょう。電話代行サービスとChatwork報告を組み合わせることで、電話対応の効率化や業務集中度の向上が期待できます。

弊社・電話代行サービス株式会社は、大阪本社を拠点に全国どこでも対応可能な電話代行サービスを提供しております。これまでに9,500社以上の契約実績があり、24時間365日体制で受電対応を行うため、繁忙期や営業時間外の一次受付も確実に対応可能です。

Chatwork報告にも対応しており、受電内容をチャットやタスクとしてリアルタイムに報告可能です。これにより、外出中やテレワーク中でも情報をすぐに確認でき、社内での情報共有や対応漏れの防止に役立ちます。電話対応の効率化や社内業務の円滑化をお考えの企業様は、ぜひ弊社・電話代行サービス株式会社にお問い合わせください。

【関連記事はこちら】>>電話代行×チャット連携で業務効率化！

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電話代行サービス株式会社は、東京・大阪に拠点を置く電話代行・コールセンター代行等の電話関連のBPOサービスを提供する会社。導入実績は全国で9,500社以上（2025年10月現在）。24時間365日対応可能で電話番号の貸出やチャット・SMSによる受電報告など、現代の業務スタイルに即した機能も充実。全国対応可能で、多様な業種への実績を持ち、企業の規模や課題に応じて最適な電話応対を設計・運用。人手不足や業務効率化にお悩みの企業様に、パートナーとしてご活用いただいています。 電話代行ビジネスインフォメーションでは、電話応対のアウトソーシングを検討している方向けに、電話代行や関連するビジネス情報を発信していきます。 電話代行について相談する

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