間違い電話の正しい対応方法｜受けた時・かけた時のビジネス対応例

ビジネスの現場では、思いがけず「間違い電話」に出くわすことがあります。自分がかけてしまった場合も、相手から受けた場合も、対応次第で相手に与える印象は大きく変わります。ちょっとした一言の選び方を誤れば、不快感やクレームにつながることもあるため、正しいマナーを押さえておくことが重要です。本記事では、間違い電話を受けた時・かけた時の適切な対応例を解説し、企業として安心できる電話応対のポイントをご紹介します。

【例文付き】間違い電話への正しい対応方法は？

間違い電話は日常的に起こり得る場面であり、対応を誤れば相手に不快感を与えたり、思わぬクレームにつながったりすることもあります。まずは、間違い電話を受けたとき、あるいはかけてしまったときに役立つ正しい対応方法を例文付きでご紹介します。

【パターン①：番号を確認してもらう流れ】

番号の誤りが疑われる場合に、相手の気分を害さず自然に確認へ誘導する例です。

会話例

自分「お電話ありがとうございます。△△株式会社でございます。」
相手「木村さんをお願いします」
自分「恐れ入りますが、当社に木村という者は在籍しておりません。お電話番号をご確認いただけますでしょうか。」
相手「あ、そうでしたか。失礼しました。」
自分「よろしくお願いいたします。それでは失礼いたします。」

ポイント

• 在籍していないことを最初に伝える。
• クッション言葉（「恐れ入りますが」など）を添える。
• 最後は「よろしくお願いいたします」で自然に締める。

【パターン②：会社名を間違えられたケース】

会社名を取り違えられたときに、相手を立てつつ丁寧に訂正する例です。

会話例

自分「お電話ありがとうございます。△△株式会社でございます。」
相手「○○株式会社さんですか？」
自分「申し訳ございません。当社は○○株式会社ではございません。お手数ですが、今一度お電話番号や会社名をご確認くださいませ。」
相手「番号を間違えたようです。失礼しました。」
自分「ありがとうございます。失礼いたします。」

ポイント

• 会社名の取り違えは冷静に正す。
• 「お手数ですが〜」と依頼調で柔らかく伝える。
• 最後に「ありがとうございます」で締めると印象が良い。

【パターン③：シンプルに番号違いを伝える】

最小限のやり取りで番号違いを伝える場合の例です。

会話例

相手「○○部の□□さんはいらっしゃいますか？」
自分「こちら△△株式会社でございます。恐れ入りますが、おかけ間違いのようでございます。番号をお確かめいただけますと幸いです。」
相手「あ、失礼しました。」
自分「よろしくお願いいたします。失礼いたします。」

ポイント

• 簡潔に「番号違い」を伝える。
• 「恐れ入りますが」で柔らかさを加える。
• 短いやり取りでも必ず丁寧語を使う。

【パターン④：相手が不安そう・高齢の場合】

相手が不安げな場合は、より丁寧で安心感のある言葉を選ぶのが大切です。

会話例

自分「はい、△△株式会社でございます。」
相手「あの……△△病院ですか？」
自分「申し訳ございません。当社は病院ではございません。大変恐れ入りますが、改めて電話番号をご確認いただけますでしょうか。」
相手「そうですか、すみません……」
自分「ご丁寧にありがとうございます。失礼いたします。」

ポイント

• 「大変恐れ入りますが」など、より柔らかいクッション語を使う。
• 高齢者や不安そうな相手には、安心感を与えるトーンで。
• 「ご丁寧にありがとうございます」で感謝を添えて締める。

間違い電話対応で業務に支障が出ている場合の対処法は？

会社に間違い電話や迷惑電話が頻繁にかかってくると、業務の効率が下がり、従業員のストレスも増えてしまいます。こうした状況を改善するためには、発信元や電話の特性に応じた対策を取ることが重要です。本章では、すぐに実践できる4つの方法をご紹介します。

特定の電話番号からの発信は電話に出ない

間違い電話が特定の番号から頻繁にかかってくる場合、その番号を把握して従業員が電話に出ない対応を徹底するのも有効です。間違い電話と分かっている電話に対応する必要はありません。全員で番号を共有すれば、無駄な対応を減らせます。ただし、重要な取引先や顧客の番号を誤って無視するリスクもあるため、使用は限定的にし、全社で対応方針を明確にしておくことが大切です。

着信拒否

間違い電話が執拗に続く場合は、電話機やクラウドPBXの機能を使って着信拒否することが効果的です。間違い電話の番号を控えてリストに登録しておくことで、今後その番号からの電話をブロックできます。これにより業務の中断を防ぎ、従業員のストレスも軽減されます。ただし、設定前には重要な番号を誤ってブロックしていないか確認する必要があります。慎重な運用を心がけましょう。

電話代行を利用する

電話代行サービスを活用すれば、間違い電話の一次対応をプロに任せることができます。受電内容を要約して社内に連絡してもらえるため、従業員は本来の業務に集中できます。また、電話代行を通じて対応すれば、相手が間違い電話であることを早期に気付かせることも可能です。間違い電話への対応負担を減らしつつ、企業イメージも守れる方法です。

IVR（自動音声案内）を利用する

IVRを導入すると、電話がかかってきた際に自動音声で案内を挟むことができます。例えば「こちらは〇〇株式会社です。〇〇の用件の方は1番を…」と流すことで、発信者が番号を確認するきっかけになります。また、接続までに少し時間がかかる仕組みにすることで、迷惑電話や間違い電話の抑制効果も期待できます。現状の電話機に間違い電話対策機能が十分でない場合は、IVR機能付きのツール導入も検討するとよいでしょう。

間違い電話をかけてしまった時の対処法は？

誤って間違い電話をかけてしまった場合でも、対応の仕方次第で相手に不快感を与えず、スムーズに通話を終えることができます。ここでは、電話をかけてしまった際の一連の流れと、すぐに使える言い回しをご紹介します。

【パターン①：基本の謝罪パターン】

番号を間違えてしまったときの、もっとも基本的で丁寧な謝罪の言い方です。

会話例

相手「はい、〇〇株式会社です。」
自分「大変申し訳ございません。電話番号を間違えてしまったようです。お手数をおかけして申し訳ございませんでした。」
（この後、相手が特に質問せず了承したら丁寧に切る）

ポイント

• まず「大変申し訳ございません」で誠意を示す。
• 「電話番号を間違えた」と理由を明確に伝える。
• 最後に「お手数をおかけして…」で相手を立てる。

【パターン②：相手が社名や名前を確認してきた場合】

相手から「どちら様ですか？」と確認を受けた場合の、より具体的で誠実な伝え方です。

会話例

相手「どちら様ですか？」
自分「申し訳ございません、番号を間違えてかけてしまいました。〇〇株式会社の△△です。お手間を取らせてしまい失礼いたしました。」
（相手が了承したら「失礼いたします」と添えて通話終了）

ポイント

• 相手から確認を受けた場合は、自分の社名・名前を名乗る。
• 番号違いをはっきり伝え、誠実さを示す。
• 「お手間を取らせてしまい失礼いたしました」で締めると好印象。

間違い電話に関するよくある質問Q＆A

間違い電話は、誰にでも起こり得る身近なトラブルです。ここでは、よく寄せられる疑問とその対処法について解説します。

Q. 間違い電話はなぜ起こりますか？

A. 主な原因は「番号の押し間違い」や「連絡先の登録ミス」です。また、相手が古い番号を使っているケースや、似た番号の多い地域番号でかけ間違えることもあります。

Q. 英語で間違い電話がかかってきた時の対応は？

A. シンプルな表現で問題ありません。たとえば、
「I’m afraid you have the wrong number.（恐れ入りますが番号をお間違えです。）」
「Sorry, wrong number.（すみません、間違い電話です。）」
と伝えれば十分です。相手もすぐに状況を理解してくれます。

Q. 何度も間違えてかかってくる場合の対応例は？

A. 何度も同じ番号から間違い電話がある場合は、落ち着いて伝えることが大切です。たとえば、
「繰り返しご連絡いただいておりますが、この番号は〇〇さんのものではございません。」
と、相手に誤りをはっきり伝えましょう。それでも改善されない場合は、着信拒否や通信会社への相談も検討できます。

間違い電話は、一見ささいなことのように思えても、繰り返されると業務の効率を妨げ、従業員にストレスを与え、さらには重要な電話を取り逃すリスクにもつながります。正しい対応方法を身につけておくことはもちろん大切ですが、根本的に解決するには、電話対応を専門に行う仕組みを取り入れるのが効果的です。

電話代行サービスを活用すれば、間違い電話への対応はプロに任せられ、本来の業務に集中できます。安心して電話対応を任せられる環境を整えることで、企業全体の生産性や信頼性の向上につながるでしょう。

弊社・電話代行サービス株式会社は、創業以来、企業様の大切な電話対応を丁寧かつ迅速にサポートしてまいりました。間違い電話や迷惑電話への対応から、24時間365日の受付体制まで、幅広いニーズに対応可能です。経験豊富なオペレーターが貴社の信頼を守り、業務の効率化をお手伝いいたします。電話対応に関するお悩みは、ぜひ弊社にご相談ください。

【関連記事はこちら】>>迷惑電話対策に電話代行の活用がおすすめの理由

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