電話代行会社が解説！印象がいい声や話し方のコツ

Q: 具体的な電話対応例

１. 着信を受ける時の対応例 ２. 着信を受ける時の対応例 ３. 通話中に使いたい丁寧な言葉遣い

更新日：2024.02.19電話代行

仕事関係の電話対応は、話し方の工夫で相手の印象を大きく変えられる可能性があります。印象がよくなる話し方を理解しておけば、電話に対する苦手意識の払拭に役立つかもしれません。印象がよくなる話し方を心がけることで通話時の好感度アップが期待できるため、ビジネスシーンでの電話対応の改善にもつながるでしょう。そこで今回は、電話対応で相手によい印象を与える話し方や応対方法を具体的にご紹介します。

1 電話対応で相手にいい印象を与える話し方
2 話し方だけではない、いい印象を与える方法
3 具体的な電話対応例
4 大切なのは相手を思う気持ち
5 この記事を読まれている方へのオススメ

電話対応で相手にいい印象を与える話し方

仕事関係で電話対応する際は、話す速度や声の高さ、滑舌に気をつけて話すことがポイントです。まずは、相手の印象をよくするのに効果的な話し方をご紹介します。

ゆっくり話す

ゆっくりとした速度で話すことは、仕事上の電話対応で好印象につながりやすい話し方です。電話口では口元が見えず音声のみ伝達されるため、お互いの言葉は聞き取りにくい傾向にあります。また、電話に苦手意識があり緊張すると、意図せず早口になるケースは多く見られます。

これらの問題を防ぐためにも、ゆっくり話す姿勢は大切です。普段より遅めのスピードで言葉を発すると、音声が頼りとなる電話口の会話でも、話の内容が相手に伝わりやすくなります。通話時に緊張してしまう時は、着信を受ける前に深呼吸すると気持ちを落ち着かせるのに役立つでしょう。

声を高めに話す

声の高さも、電話口での音声の聞き取りやすさを左右する重要な要素です。電話の音声は、もともとの声より低く聞こえる傾向があります。低めの声は、対面の会話でも聞こえにくいと感じられるケースが見られます。また、相手によっては無愛想に感じてしまうかもしれません。

それに対し、高めの声は比較的聞き取りやすく、「愛想がいい」と感じられるといわれています。仕事上の電話対応でも声のトーンを上げることを心がければ、聞き間違いの防止や好感度のアップにつながるでしょう。

滑舌に気をつけて話す

滑舌に気をつける意識を持つことも、電話対応で印象をよくする話し方のコツの一つです。言葉の発音がはっきりしない場合、電話口の声は聞き取りづらくなります。一方で明瞭な発声は、言葉を正しく伝えるのに効果的です。通話中に滑舌を意識して話せば、会話は聞き取りやすくなると期待できます。

滑舌よく話す方法として、口・舌の動かし方は大切です。口を大きく動かすと、それだけ発音は明瞭になるといわれています。また、舌の動きが滑らかになれば、発音しにくい言葉もはっきりと話せるでしょう。電話対応で話すスピード・声の高さ・滑舌を意識すると、相手からの印象はよくなる効果があり、多くの電話代行会社で重視されています。

話し方だけではない、いい印象を与える方法

相手によい印象を与える方法は、通話時の話し方だけではありません。電話の印象は、電話を取るところから始まっているため注意が必要です。

3コール以内に電話に出る

着信時、3コール以内に電話に出る姿勢は、ビジネスマナーとして大切な心がけです。ビジネスシーンでは、仕事の生産性を上げるうえで、時間や作業効率が重視されています。電話があってから速やかに電話に出ると相手を待たせずに済むため、素早い受電はビジネスの基本マナーとして認識されています。

多くの企業で求められている着信の受け方は、3コール以内に電話を取る方法です。相手が忙しいなか電話してきた時、3コールまでに受電されれば、印象がよくなる可能性は高いでしょう。

名乗り方は明るく明瞭に伝える

仕事関係の電話を取る場合、名乗り方は大切な要素に挙げられます。電話口で名乗る時、常に意識したいポイントは、自分の氏名を明るい声で明瞭に伝えることです。明るい声できちんと名乗れば、相手は誰が電話を受けたかを確認できて安心感を得られやすくなるでしょう。

また、元気に話すと仕事に対する意欲が感じられるため、相手からの信頼を獲得する方法としても効果的です。

相手の話をよく聞く

相手の話をよく聞く姿勢は、通話内容に対する関心の高さを示すうえで重要です。ビジネスの場に限らず、些細な用件で電話をかける時は、連絡を入れてもよいか不安に感じる人は多いといいます。

その場合、いずれの言葉にも耳を傾けて親身に聞けば、相手は自分の話に興味を抱いてもらえたと安心できるでしょう。また、話を傾聴することで通話内容を誤認するリスクも減り、適切な受け答えが可能になると考えられます。

丁寧な言葉遣いをする

丁寧な言葉遣いも、相手によい印象を与えやすいため、電話対応で重視したい要素の一つです。言葉遣いは、公私にわたり周りからの評価を左右するケースが多く見られます。

ビジネスの場では、敬語を正しく使える人は基本マナーが身についていると認識されやすく、好評を得られる傾向があります。電話対応する時も、丁寧な言い回しは相手から好感を得やすいため、よい印象を与えるうえで重要性は高いといえるでしょう。

具体的な電話対応例

相手によい印象を与える話し方は、一朝一夕で身につくものではなく、日々の練習が不可欠と考えられます。さまざまな場面を想定し、各々のシチュエーションに合わせて練習を重ねることは大切です。

着信を受ける時の対応例

実際に着信を受ける時は、電話に出る・名乗る・相手の名前を呼ぶといった場面が発生します。それぞれのシーンで望まれる電話対応の例を挙げると、次の通りです。

着信を受ける時の対応例

電話に出る場合	「はい、〇〇株式会社です。△△と申します」「お電話ありがとうございます。〇〇株式会社です。△△と申します」
名乗る場合	「〇〇株式会社の△△と申します」「△△部署の△△と申します」
相手の名前を呼ぶ場合	「〇〇様、お電話ありがとうございます」「〇〇様、ご無沙汰しております」

仕事関係の電話は、プライベートの場合と異なり、最初に「もしもし」と着信を受けると失礼になります。ビジネスの場では、「はい」「（いつも）お電話ありがとうございます」と答えて企業名を名乗る流れが、電話の受ける時の基本マナーです。

自分の氏名は、企業名や所属部署に続けて名乗ります。「〇〇会社（部署）の△△です」でも問題ありませんが、「～と申します」と謙譲語を使えば、より丁寧な印象を与えられるでしょう。相手の名前を呼ぶ時は、敬意を示すため「〇〇様」と敬称をつけます。馴染みの顧客や取引先でも、「～さん」は不快に思われる可能性があるため注意が必要です。

通話中に使いたい丁寧な言葉遣い

丁寧な言葉遣いは、話の流れに合わせて上手に使いたいところです。通話を終えるまで、以下のような表現を用いた配慮のある対応が求められます。

丁寧な言葉遣い	「はい」「そうです」「かしこまりました」「恐れ入りますが」「ご迷惑をおかけいたします」
最後まで丁寧に対応	「ご丁寧なご対応ありがとうございました」「またのお電話をお待ちしております」