電話代行会社が解説！印象がいい声や話し方のコツ

会話や電話対応の印象は、その時々の話し方によって変わってきます。ビジネスの場では、仕事を円滑に進めるうえで、どのように話せば印象がよくなるか悩むとの声が多く聞かれます。このような悩みがある場合、好印象につながるコツを理解しておくと、仕事関係の会話や電話対応で役立つでしょう。そこで今回は、ビジネスシーンなどで人に好かれる話し方のコツや印象のよい電話の応対方法について、経験豊富なオペレーターが解説いたします。

【関連記事はこちら】
>>電話対応のテクニック

人に好かれる話し方のコツ

人に好かれる話し方の基本的なコツとしては、ゆっくり話す・声を高めに出す・丁寧な言葉遣いを心がけることが重要です。いずれも、相手に不快感や嫌悪感を与えない気遣いが大前提となります。ゆっくり話した場合、内容の理解は容易になり、相手は会話についていきやすくなります。声を高めに出せば、聞き間違いを避けるのに役立つでしょう。丁寧な言葉遣いは相手に敬意を示せるため、不快に思われるリスクは減る可能性があります。これらの3点を意識すれば、会話はスムーズに進めやすくなり、話し方の印象はよくなると考えられます。

電話対応で相手に好かれる話し方のコツ

電話対応の場合、上記の3点に加えて以下の6つも、相手に好かれる話し方の重要なコツに挙げられるでしょう。

明るい名乗りや滑舌のよい発声は、電話口で言葉の聞き間違いを避けるのに効果的です。また、こちらから電話した時は、相手の都合を考えて要領よく用件を伝える配慮も欠かせません。クッション言葉は、会話の雰囲気を和らげる表現として有用です。専門用語は、相手が知らない場合もあるため、使用は控えたほうがよいと考えられます。無用な誤解を防ぐうえでは、細かい数字や専門的な固有名詞の使用も避けたいところです。

以上の6点に気をつければ、会話の内容が難しくなるリスクは減少し、電話の好感度は上がる可能性があります。

人に好かれる「考え方」のコツ

人に好かれる「考え方」であれば、次の4つも大切なコツといえます。

こちらが相手に尊敬の念や関心を抱いた場合、相手が安心し、心を開いてくれるケースは多く見られます。会話する時、相手の立場で考えるように意識すれば、お互いの距離は近づくでしょう。相手のよいところを見つける姿勢は、好意的に受け取られる場合が多く、良好な関係を築くうえで不可欠といえます。

一方、ネガティブワードは、不快に思われる恐れがあるため禁物です。先述した9つのコツとともに以上4点も心がければ、会話や電話対応の話し方は、人に好かれる可能性が高まると考えられます。

話し方以外でよい印象を与えるためのコツ

会話や電話対応の話し方以外で好印象を与えるためには、相手の話をよく聞く・相手に共感する・質問することも大事です。こちらが会話に耳を傾けると、相手は関心を抱いてもらえたと理解し、話を続けやすくなるケースが多く見られます。話の内容に共感すれば、相手は自分の考えや意見が受け入れられたと感じ、安心できるでしょう。また、質問をきっかけに会話が盛り上がる場合も多く、これら3つのコツも印象をよくするうえで重要といえます。

電話の場合

電話で対応する場合、ビジネスマナーとして、以下の3つも心がけたいところです。

ビジネスの場において時間は貴重であり、相手を長く待たせないために、3コール以内で電話に出ることは必須のマナーとなっています。相手が忙しいなか連絡してきた時も、速やかに着信を受ければ、不快に思われないで済むでしょう。

電話を終える際は、御礼・感謝・挨拶の言葉を添えると、最終的な印象を上げるのに効果があります。通話を終了したら、固定電話の受話器は静かに置き、携帯電話やスマホは一拍おいて通話終了ボタンを押すのが適切なマナーです。

固定電話は、そのまま受話器を置くと、「ガチャリ」と相手に聞こえる場合があります。「ガチャ切り」は失礼になるため、フックスイッチを手で押さえて電話を切るようにしましょう。

携帯電話やスマホは、通話終了ボタンを1タップすると、すぐに電話を切ることが可能です。通話終了と同時に電話を切れば、相手は「急いでいたのか」「仕事が忙しかったのか」と気にかける可能性があるため、少し間をおいたほうがよいでしょう。

このように、話の聞き方や電話の応対方法にも配慮すれば、話し方以外でも好印象を与えやすくなると考えられます。

【電話対応例付】対応例から話し方を学ぼう

人に好かれる電話対応の方法は、頭で理解するだけでなく、具体例をふまえ実践的に練習することが大切です。ここでは参考として、シチュエーション別の対応例をご紹介します。

着信を受ける時

こちらが着信を受ける時は、まず自分が名乗り、その後に相手の名前や用件を確認する流れが基本です。

基本の対応例

悪い対応例

人に好かれる対応例

こちらが着信を受けた場合、最初に名乗るのがビジネスマナーであり、いきなり「もしもし」と聞けば失礼になります。また、相手の名前は復唱すると聞き間違いを防ぎやすくなり、用件を確認する時に「恐れ入りますが」などのクッション言葉を入れると好印象につながります。

通話中の言葉遣いの対応例

通話中は、丁寧な言葉遣いを心がける意識が大切です。

基本の対応例

悪い対応例

人に好かれる対応例

本題について通話を進める時は、具体的な用件を復唱すると、会話が食い違う事態を避けやすくなります。打ち合わせの日付や時間は、言葉を省略して確認を怠ると、誤解につながるため好ましくありません。また、言葉遣いは、「はい」「～です」「かしこまりました」など丁寧な表現を用いると好印象です。

終話する際の対応例

終話する際は、丁寧に挨拶し、静かに電話を切るのが適切なマナーです。

基本の対応例

悪い対応例

人に好かれる対応例

終話する時まで丁寧な言葉遣いを心がけると、通話を終えた後も、よい印象を残せる可能性があります。事務的な受け答えは、印象を下げる恐れがあるため好ましくありません。また、相手は仕事中に電話して心苦しく思っている場合があるため、「わざわざ、ありがとうございました」と感謝の気持ちを伝える心配りも大切になります。

電話の切り方は、相手から連絡してきた時には相手が挨拶をして切る、こちらから電話した場合は自分が挨拶をして切る流れが一般的です。いずれの状況でも、静かに通話を終える配慮が求められます。以上の対応例を参考に電話対応の方法を練習すれば、人に好かれる話し方を身につけるのに役立つでしょう。

なお、電話対応の基本マナーに自信がない・仕事関係の電話対応が苦手といった悩みを抱えている場合は、問題解決策として電話代行の活用もご検討ください。

Tweet

Pocket

The following two tabs change content below.

• この記事を書いた人
• 最新の記事

電話代行サービス株式会社広報部

電話代行サービス株式会社では、電話応対のアウトソーシングを検討している方向けに、電話代行やビジネスに関する情報を発信していきます。 電話代行について相談する

最新記事 by 電話代行サービス株式会社広報部 (全て見る)

• 電話受付代行をお探しなら「電話代行サービス」がおすすめ - 2025年5月16日
• 【2025年版】東京の電話代行サービス比較17選 - 2025年5月14日
• 2025年版｜電話代行サービス格安8社！1万円以下でプロが厳選 - 2025年5月12日