電話代行で印象がいい声や話し方のコツ

2020.01.03電話代行
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電話代行 オペレーター

 

電話代行で聞き取りやすく印象の良い話し方をするには、ある程度のコツが必要です。電話は、声のトーンや使う言葉によって印象がガラッと変わりますよね。例えば、声が低い人は相手に不愛想な感じを与えてしまいがちですし、話すのが早いと相手を急かしてしまうこともあります。そこで本記事では、電話代行の仕事において相手に聞き取りやすく、良い印象を与えることができる話し方をご紹介します。

1ゆっくり話す

電話代行の話し方で、まず大切なことはゆっくりと話すことです。電話では、対面で話すのと比べて相手の言葉が聞き取りづらいという特徴があります。原因としては、口元が見えないために音のみの伝達になる点や、電話で声がこもるといった点があります。その解決策として、ゆっくり話すことがとても効果的です。ゆっくり話すための具体的な方法は、まず話す前にゆっくり深呼吸をすること、伝えたいことを事前に明確にしておき焦らないこと、一言一句に意識を集中させて伝えることなどが挙げられます。特に高齢の方と話す場合は、これらのことをより意識して話すことが重要です。

また、慣れるまでは「お忙しいところ/失礼します。/株式会社○○の/○○です。/本日は、/○○の件でお電話しました。/」というように、文節ごとに区切って話すのも良いでしょう。しかし、この時あまりにも区切りをはっきりしてしまうと、ロボットのような話し方になり逆に悪い印象を与えてしまうので注意しましょう。

2声を高めに

高めの声を出す

 

次に声の高さも重要です。電話で話すと、自分が思っているよりも相手に自分の感情は伝わりにくいものです。一般的に人は、低い声は不愛想に聞こえますし高い声は愛想がよく感じます。なので、いつもの自分の声よりも少し高めを意識するとよいでしょう。また、声というのは成長とともに自然に変化するものなので、元々声が低く悩まれている方もいらっしゃるでしょう。

そんな方におすすめなのは良い声の音を覚えることです。「ドレミファソラシド」を声に出して言ってみて、無理のない範囲で出る高さの声のトーンが一番聞き取りやすいといわれています。その中でも“ソ”の音が一番良いといわれているので、“ソ”を意識して発声すると印象のよい電話代行の話し方に近づけるでしょう。

 

3相手を思うこととは?

ここまで実践的な方法を紹介してきましたが、電話代行の仕事で一番重要なのは電話の相手を思うことです。例えば、1で挙げた”ゆっくり話す”ですが、相手が電話先で明らかに急いでいる場合には注意が必要です。相手が急いでいるのにも関わらずゆっくり話してしまうと、イライラさせてしまう可能性が高く、クレームにつながりかねません。

相手に合わせた対応が、電話代行の仕事では求められます。相手が高齢者や子どもだと、普段よりもゆっくりとハキハキ話す方が好感を持たれますし、電話先で怒っている方には、怒りを鎮めるためにあえてゆっくりと話すのも良いでしょう。

 

4滑舌に気を付けよう

滑舌に気を付ける

 

電話代行の話し方で、良くない印象を与えてしまう原因の1つとして滑舌があります。良い滑舌には、「口をはっきり動かす」「舌を自在に動かせるようにする」という2つの要素があります。前者については、意識してはっきり話すほかありませんが、後者については練習法があります。それは、「外郎売り(ういろううり)」という滑舌の練習言葉を使う方法です。ネット上に外郎売りについてのサイトや動画などがあるため、検索してみましょう。外郎売りは全部で5段落に分かれており、最初から噛まずに話せるように練習します。早口言葉ではないので、ゆっくりと噛まずに話せるようになることが重要です。これができるようになれば、舌を自在に操れるようになったといえます。滑舌は、聞こえやすい話し方に必須な要素なので、電話代行の仕事をするなら練習しておくことが賢明でしょう。

 

おわりに

以上、様々なテクニックや練習法を紹介しました。印象がよく聞き取りやすい話し方ができるように練習してみてください。電話代行の仕事に慣れてくると、ついつい自分のペースで話してしまうようになりがちですが、同じように話せば全員が印象よく聞き取ってくれるとは限りません。

電話代行の仕事では、相手の状況を読み取って相手に合わせた対応をすることが必要です。

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