ビジネスメールを上手に使いこなすコツとは?

2016.10.18スタッフブログ
Pocket

本日は、総務担当である私が、ビジネスメールの「コツ」についてご紹介したいと思います。

ビジネスメール件名のコツとは?

送られてきたメールで最初に見るものといえば、「件名」ではないでしょうか。実際、あなたのメールがすぐに読まれるか、後回しにされるかは、この「件名」にかかっているのです。メールの件名はタイトルを意味すると同時に、そのメールの“顔”でもあります。まずは、件名の使い方をしっかり押さえるのがポイントです。

件名に適度に記号なども使う

メールの本文と同様、件名もまた、分かりやすくシンプルが基本です。一見してどんなメールの内容かを伝えるには、【】などの記号も適度に使うと読みやすくなるでしょう。

例えば、次のうちどの件名が要点を押さえているでしょうか。

  1. パンフレットの申込みについての連絡
  2. 【連絡事項】パンフレット申込みについて

1の方がスッキリとした印象を持ちませんか?まずこのメールが連絡事項であり、その内容についても一目で伝わるのではないでしょうか。また、表示設定にもよってきますが、件名の文字数は30文字前後しか表示されません。それ以上の文字数を使って件名欄に文字を入れると、末尾が隠れてしまうので、件名は表示される文字数にとどめるのがベストです。

用件が済むまで件名は変えない

メールの件名の使い方でもっとも多い誤りが、「用件が済む前に件名を書き換える」ことです1つの用件が続いていれば、それが終わるまで件名は変えないことが基本のルールです。

例えば、最初のメールで「【3/5(月)会議】開催のお知らせ」という件名で送ったとします。次に、持参するものについてお知らせする場合に、「会議の持参物について」という件名に変更するのではなく、件名は変えずに本文の中でお知らせする方が親切です。また、用件ごとにスレッドにまとめて現在抱えている業務の流れを管理する人もいます。件名が統一されている方が、メールの管理もしやすく、確認したい時も手早くチェックできるのです。

件名を見ただけでメールの要点が分かり、仕事の流れも掴めるのがベストです。ビジネスメールを上手になるには、まずは件名の書き方をしっかり押さえたいものです。

ビジネスメールを使いこなす男性

ビジネスメールは締めが大事

ビジネスメールは、本文や先に挙げた「件名」ももちろん大事ですが、書き出しの挨拶と最後の締めの文も同じくらい大切です。「メールってどんな感じで終わればいいんだろう?悩むな…」という方のために、ここでは気持ちよく終われるメールの締めの文について説明します。

メールの締めがダメだと、全てが台無しに

いくらメールの本文に非の打ちどころがなくとも、最後の一文が締まらなかったり、言葉足らずで終わっていたりしたら、相手に嫌な印象を与えてしまう恐れがあります。例えば、こんな終わり方をしているメールはどう思いますか?

送って下さい。
以上。

何だかそっけない印象を与える一文です。メールの本文は、きちんとした挨拶で始まり、そして終わるのが基本です。別に立派な表現を目指す必要はなく、シンプルに「よろしくお願いいたします」と、丁寧な言葉をつけ加えるだけでOKです。また、例え急いでいるときでも、「取り急ぎ」という言葉を使用するのはあまり良くありません。相手側が急いでいるのならともかく、送る側の都合でその様なぞんざいな表現を使うのは極力避けましょう。

締めはシンプルな挨拶で

先程説明した様に、シンプルな挨拶文で締めるのが1番無難です。それだけでは丁寧さが欠けるという場合は、文頭に簡単な言葉を付け加えましょう。それだけでワンランク上の挨拶文になります。

例えば、「恐縮ですが~」「お手数おかけしますが~」といったへりくだった言葉を付けると、より丁寧な印象を与えます。また、「今後とも」や「引き続き」といった文言には、これからもビジネス関係を続けたい気持ちが込められています。

より丁寧に作成しようとして、過剰にへりくだった表現を使うのは、しつこい様な印象を与え、かえってマイナスです。ビジネスメールはシンプルが基本です。コンパクトにまとまったメールは相手からも喜ばれますので、本文も挨拶もこの点をしっかり押さえる様にして下さい。

Pocket

The following two tabs change content below.

電話代行サービス株式会社広報部

お問い合わせ