外出先で電話対応する時はどうする？出られない時の対処法
更新日：2026.02.10 / 公開日：2026.02.09電話代行
外出先にいる時にかかってくる会社の電話は、対応に悩みやすいものです。移動中で周囲が騒がしかったり、商談や運転中だったりすると、無理に出るべきか、それとも出られない判断をすべきか迷ってしまいます。対応が遅れることで相手に悪い印象を与えないか、重要な連絡を逃していないかと不安になることも少なくありません。本記事では、出先で電話が鳴った時の判断基準や、出られない場合の適切な対処法、折り返しのタイミングと伝え方を整理します。さらに、外出が多い業種・職種でも電話対応を安定させる「仕組み化」の考え方についても解説し、業務に集中しながら信頼を保つ方法をご紹介します。
目次
外出で電話対応することが多い人に役立つ便利な対策
外出が多い働き方では、「常に電話に出る」こと自体が現実的ではありません。その一方で、対応が後回しになることで機会損失や信頼低下につながる不安もつきまといます。
大切なのは、状況に応じて無理なく対応できる手段をあらかじめ整えておくことです。ここでは、出先でも実践しやすく、今日から取り入れられる電話対応の対策をご紹介します。
留守電・SMSの活用
外出先で電話に出られない場面では、留守番電話やSMSを活用することで、最低限のフォローが可能になります。留守電には「外出中のため、戻り次第折り返します」といった簡潔な案内を設定しておくと、相手に状況が伝わりやすくなります。
また、着信後に自動でSMSを送信する設定を行えば、「ただいま外出中です。後ほどこちらからご連絡いたします」と即時に伝えられ、無応答の印象を避けられます。すべての電話にその場で対応できなくても、連絡が届いていることを示すだけで、相手の不安は大きく軽減されます。
スマホ転送設定
会社の固定電話にかかってきた電話を、外出中のスマートフォンに転送する設定も有効な手段です。重要な連絡だけは直接受けたい場合や、外出中でも最低限の一次対応を行いたい場合に役立ちます。ただし、転送先が携帯電話である以上、騒音の多い場所や移動中では十分な対応が難しいケースもあります。転送を使う際は、「出られない状況もある」という前提で、後述する他の対策と組み合わせることが現実的です。
電話代行サービスの併用
外出が日常的に発生する職種や、少人数で業務を回している場合には、電話対応を仕組みとして外に任せる選択肢も検討する価値があります。電話代行サービスを利用すれば、出先にいる間も第三者が一次対応を行い、用件を整理したうえで報告を受け取ることができます。
無理に外出先で電話に出る必要がなくなり、商談や移動に集中できる点が大きなメリットです。外出が多い会社ほど、個人の頑張りで対応するのではなく、仕組みでカバーする発想が、安定した対応と信頼維持につながります。
外出先で電話対応が必要になるのはどんな時？
外出中は基本的に業務から離れている意識になりがちですが、状況によっては電話対応が避けられない場面もあります。ここでは、外出先で電話対応が発生しやすい代表的なシーンを確認します。
移動中の電話対応
車や電車で移動している最中は、急ぎの連絡が入りやすい時間帯でもあります。取引先からの折り返しや、当日の予定変更など、タイミングを逃すと業務に影響が出る内容が多いのが特徴です。ただし、運転中や混雑した車内では安全面や周囲への配慮も必要になるため、その場で対応すべきかの判断が重要になります。
訪問先での電話対応
顧客先や取引先を訪問している最中は、別件の連絡が入ることも少なくありません。訪問前後の時間であれば対応できても、商談や打ち合わせの最中は電話に出られないケースがほとんどです。こうした場面では、訪問中であることを前提にした電話対応の仕組みを用意しておかないと、対応が後手に回りやすい傾向にあります。
出張中の電話対応
出張中は移動・打ち合わせ・宿泊が重なり、電話対応が不規則になりやすい状況です。社内外からの連絡が集中する一方で、時差や移動スケジュールの関係で即時対応が難しい場面も発生します。出張中でも安定した電話対応を維持するには、個人対応に頼らない体制づくりが欠かせません。
外出先で電話に出るべきか？判断基準とマナー
外出先で電話に出るべきかどうかは、「今出ることで相手にとって失礼にならないか」「自分がきちんと対応できる状況か」という2点で判断するのが基本です。無理に出ることが必ずしも丁寧とは限らず、状況によっては出ない判断のほうが結果的に信頼につながることもあります。
出たほうがいいケース
まず、外出先でも電話に出たほうがよいケースです。たとえば相手が顧客や取引先で、緊急性が高い内容が想定される場合は、折り返しまで時間が空いてしまうと業務に支障が出る可能性があります。可能な範囲で応答するのが望ましいでしょう。また、周囲が比較的静かで、メモを取る、用件を正確に聞き取るといった最低限の対応ができる状況であれば、簡潔に用件を確認するだけでも価値があります。その際は「外出先のため要点のみ伺います」「後ほど改めてご連絡します」と一言添えることで、相手にも状況が伝わりやすくなります。
出ないほうがいいケース
一方で、外出先で電話に出ないほうがよいケースもあります。電車内や人混みの中、訪問先での打ち合わせ直前・最中など、周囲に配慮が必要な場面では、無理に応答すると聞き間違いや言い間違いが起きやすくなるでしょう。また、騒音が大きく相手の声が聞き取りにくい状況や、メモや確認ができない状態での対応は、かえって失礼になることもあります。その場合は着信を確認したうえで、落ち着いて対応できるタイミングで折り返すほうが丁寧です。
外出先での電話対応では、「出る・出ない」の二択ではなく、「今はどこまで対応できるか」を考えることが大切です。無理に完結させようとせず、状況に応じて用件確認だけに留めたり、改めて連絡したりを判断することが、結果的に相手からの信頼を守る電話マナーといえるでしょう。
電話に出られない時の正解対応｜折り返し・代替手段
電話に出られない状況は、外出や移動が多い働き方であれば避けられません。大切なのは「出られなかった事実」よりも、その後にどう対応するかです。折り返しのタイミングや伝え方、代替手段を誤ると、不信感や機会損失につながることもあります。
折り返しのベストタイミング
基本は、着信に気づいた時点で、対応できる環境が整い次第、できるだけ早く折り返すことが理想です。数分から数十分以内であれば、「すぐに対応してもらえた」という印象を持たれやすくなります。一方で、移動中や訪問先の直前など、落ち着いて話せない状況であれば無理にかけ直す必要はありません。その場合は、区切りの良いタイミングまで待ち、用件を正確に聞ける状態で折り返すことが結果的に丁寧な対応になります。
折り返し時の一言例
折り返し電話では、最初の一言で相手の印象がほぼ決まります。「先ほどはお電話に出られず失礼いたしました。外出しており、折り返しのお電話を差し上げました」といったように、出られなかった理由と折り返した事実を簡潔に伝えるだけで十分です。長い言い訳は不要で、まずは相手の時間を取っていることへの配慮を示すことが大切です。
外出が多い人が抱えがちな問題
頻繁に電話に出られない状況が続くと、「つながりにくい」「対応が遅い」という印象を持たれてしまうリスクがあります。とくに新規の問い合わせや初めての取引先の場合、最初の電話対応が評価に直結するケースも少なくありません。折り返し対応だけでカバーしきれない場面が増えてきたと感じたら、電話対応そのものの体制を見直すタイミングだと言えるでしょう。外出中でも一次対応を逃さない仕組みを整えることが、信頼を積み重ねるうえで重要になります。
外出先での電話に関するよくある質問
外出が多い働き方では、電話対応について細かな疑問や不安を感じやすいものです。ここでは、外出時の電話対応に関してよく寄せられる質問と、その考え方を分かりやすく解説します。
Q1. 外出先で電話に出られないのは失礼ですか？
A. 一概に失礼にあたるとはいえません。外出先や移動中など、落ち着いて対応できない状況で無理に電話に出てしまうと、聞き取りづらかったり、対応が雑になってしまったりすることがあります。その結果、かえって相手に不安や不満を与えてしまうケースもあります。状況に応じて、折り返し対応を選ぶことも適切な判断の一つです。
Q2. 外出中の電話は必ず折り返すべき？
A. 業務に関係する電話であれば、可能な限り当日中に折り返すことが望ましいとされています。早めに連絡を入れることで、相手に「きちんと対応してもらえた」という安心感を与えることができます。すぐに折り返せない場合でも、対応可能な時間帯に確実に連絡を入れる意識が大切です。
Q3. 外出が多くて電話対応が負担です。どうすればいい？
A. 外出中の電話対応に負担を感じている場合は、電話代行サービスを併用する方法が有効です。自分が出られない時間帯でも一次対応を任せられるため、電話を取り逃す不安や、折り返し対応に追われるストレスを大きく軽減できます。外出が多い働き方だからこそ、無理なく対応できる仕組みを整えることが重要です。
まとめ
外出先での電話対応は、営業や経営、現場対応など、動きながら仕事をする人にとって避けて通れない課題です。無理に電話に出ることで対応の質が下がってしまったり、出られなかったことを気にして本来の業務に集中できなくなったりするケースも少なくありません。大切なのは「必ず出ること」ではなく、状況に応じて出る・出ないを判断し、折り返しや代替手段を含めて丁寧に対応することです。
留守電や転送設定、SMSの活用といった工夫に加え、外出が多い働き方に合った仕組みを整えることで、電話対応は負担ではなく、信頼を守るための手段になります。自分一人で抱え込まず、環境に合った方法を選ぶことが、安定した業務運営につながります。
外出が多く、どうしても電話に出られない時間帯が発生する場合には、電話代行サービスの活用も有効な選択肢です。弊社・電話代行サービス株式会社では、経験を積んだオペレーターが企業ごとの対応ルールに沿って丁寧に一次対応を行い、重要な連絡を逃さない体制を整えています。
営業中や移動中でも安心して任せられるため、折り返し対応に追われる負担を減らし、本来注力すべき業務に集中できます。外出が多い働き方を前提とした電話対応の仕組みづくりとして、電話代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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