さまざまな利用目的に対応できる電話秘書

更新日：2022.05.06スタッフブログ

ビジネスにおけるどんなサービスも、はじめに企業の目的があって利用されます。利用目的があやふやなままで、「低価格」「便利なオプション付き」などのキャッチコピーに踊らされて勢いで契約してしまうと、無駄な出費を招く恐れもあります。今回は、電話秘書のお得なところを、利用目的別に見ていきます。「今抱える業務課題の解決にどんなサービスがふさわしいか分からない」とお困りの事業者様は、ぜひ参考にして下さい。

1 電話秘書で期待できるさまざまなメリット

電話秘書で期待できるさまざまなメリット

コスト対策に使いたい

コストカットを目的に電話秘書を利用される事業者様も多いです。「電話番に事務員を雇っているが、もっと低コストでできる方法はないか」というニーズに応えてくれるのが電話秘書。低コストで高品質な電話オペレーティングが魅力です。

通常、電話番は事務員の仕事ですが、業務の中心が電話応対であればわざわざ人を雇うまでもないかもしれません。事務員を雇うとなれば、報酬と交通費に加え、健康保険や厚生年金などの社会保険料、さらに雇用保険や労災保険などの労働保険料を負担しなければなりません。ひとりを雇うだけでも多額の費用負担となるため、とくに個人経営や小規模オフィスでは代行会社を使って電話受付をアウトソーシングするケースが目立ちます。

「電話受付窓口を低コストで強化したい」、その様な課題の解決に役立つのが電話秘書なのです。

業績アップを狙いたい

予約や注文の電話を1本でも多く受付することができれば、顧客獲得のチャンスも広がり、業績アップも見込めます。24時間365日対応可能なサービスは、営業時間外や深夜早朝、土日祝日にかかってくるコールへのフォローも可能です。

「営業時間中にかかってくる電話はきちんと対応できているが、スタッフ不在の時間外に入電があっても対応できない」、予約注文のコールはいつ入るか予測困難です。1本の注文依頼を逃してしまえば、その分の売り上げをライバル企業に取られてしまうわけです。その様な事態を防ぐためにも、時間問わずいつでも電話が取れる体制作りが望まれます。

「電話受付の時間枠を広げて売り上げを伸ばしたい」、電話秘書はそんな業績拡大に積極的な経営者にも選ばれるサービスです。

顧客満足度の向上を目的に

企業イメージと事業の将来性は、顧客満足度（CS）によって左右されると言っても言い過ぎではありません。「電話がなかなかつながらない」、あるいは「電話対応する事務員の態度が悪すぎる」「基本的なマナーがなっていない」この様な指摘を受ける状態では、顧客や消費者の心は離れてしまうでしょう。電話を取り次ぐ事務員は、“会社の顔”という自覚を持って業務に励む心構えが大切です。

電話受付業務がその様な重要な役割を持つという認識があるからこそ、顧客満足度の向上を目的に電話秘書を利用される事業者様も多いです。顧客からのさまざまな問い合わせを受付する電話秘書スタッフは、その会社の顔であると同時に、企業と顧客をつなぐパイプ役です。その様な重い役割と責任を課せられたポジションだからこそ、電話応対品質を磨くトレーニングにも余念がありません。

弊社では、電話オペレーターとしてのビジネスマナー知識や技術、心構えのアップグレードを図る目的で、定期的な教育プログラムを実施しています。個々のスタッフのスキルを適正評価し、欠点や課題に適した実践トレーニングを経たうえで現場に戻ります。指導役であるスーパーバイザーと個別面談も実施し、オペレーター自身の自己分析も加えたうえで長所と短所をしっかり見極める時間も設定。これほど緻密な人材教育を施すのは、先ほどの“オペレーターは企業の顔である”という認識を、強くもっているからなのです。

その様な意識で取り組むオペレーターに電話応対を任せることで、顧客満足度のアップに期待が持てます。

留守電対応によるイメージダウンを防ぎたい

「オフィス不在時は留守電設定で対応しているが、イメージダウンにならないか不安」、留守電設定があっても先方がきちんとメッセージを残してくれるとは限りません。常にオフィス不在で機械的に留守電対応する状態が続けば、顧客のイメージダウンは避けられないでしょう。「お世話になっているクライアントの信頼を失いたくない」という目的で、留守電対応から電話秘書の利用に切り替えられた事業者様も多いです。

事業者様に代わって電話秘書スタッフが電話を取り、規定のルールに従って報告します。オフィスを不在にしても弊社オペレーターが電話を取り次ぐので、安心して外回りに専念できます。営業や販売、交渉などの重要業務に注力できるメリットもまた、電話秘書が選ばれる理由です。

電話秘書の利用で分からないことがあれば、営業にご相談を

弊社の電話秘書は、貴社のご要望をヒアリングし、それに添ってサービス内容をカスタマイズするオーダーメイド方式です。受付時間や報告方法、イレギュラー時の対応方法などに関しても綿密なお打ち合わせを行ったうえで取り決めいたします。基本的には貴社のご要望に添うかたちで決めていくスタイルですが、理想のかたちに近づけるための建設的なご提案をさせていただきます。さまざまな業務課題の解決に役立つ電話秘書のご利用を検討されるのなら、まずは弊社の営業担当までお問い合わせ下さい。